Зміни до Переліку № 578/5: визначено строки зберігання документів з військового обліку

Мін’юст наказом від 14.03.2025 №748/5 (набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування) ухвалив надважливе рішення щодо строків зберігання документів із військового обліку та бронювання. Розповідаємо детально що змінилося.

 

Що змінилося?

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Порядок № 578/5) зазнав змін. І тепер його положення узгоджуються з нормами Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487).

 

Кадрові служби підприємств мають переглянути та оновити Номенклатуру справ на 2025 рік з урахуванням змін.

 

Змінилися строки зберігання журналів, списків, копій наказів та інших документів з військового обліку.

 

Розглянемо детальніше, які документи тепер потрібно зберігати, де саме та як довго.

 

Що потрібно врахувати при оновленні Номенклатури справ на 2025 рік?

До вашої уваги таблиця із оновленими статтями Переліку № 578/5.

 

Таблиця

 

Номер статті	Види документів	Строк зберігання документів		Примітка
		в організаціях, у діяльності яких створюються документи НАФ	в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ
668.	Документи (копії наказів, плани, акти, довідки, службові записки) з організації та ведення військового обліку та бронювання	5 р.	5 р.
669.	Листування s питань військового обліку та бронювання	5 p.	5 р.
670.	Блокнот розписок про вилучення військово-облікових документів	1 р.	1 р.
671.	Книга обліку бланків спеціального військового обліку	3 р.	3 р.
672.	Книга обліку передавання бланків спеціального військового обліку, військових квитків (тимчасових посвідчень) та особових карток	3 р.	3 р.
673.	Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки)	7 р.	7 р.
674.	Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів військовозобов'язаних (резервістів) офіцерського складу	3 р.	3 р.
675.	Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів військовозобов'язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу	3 р.	3 р.
676.	Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів призовників	3 р.	3 р.
677.	Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів військовозобов'язаних (резервістів) з числа жінок	3 р.	3 р.
678.	Копії військово-облікових документів військовозобов’язаних, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки	3 р.	3 р.
679.	Документи (листування, інформації, довідки, протоколи) з питань визначення підприємства, установ, організацій, що мають важливе значення для галузі національної економіки за сферою управління	5 p.	5 р.
680.	Картки первинного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів	5 p.	5 р.

 

Як ви бачите, статті від 668 до 671 включно викладено у новій редакції.

 

Так згідно зі статтею 668 у номенклатурі справ потрібно передбачити справу, в якій протягом 2025 року будуть групуватися різні види документів, – копії наказів, плани, акти, довідки і службові записки, зміст яких стосується організації та ведення військового обліку та бронювання. Підкреслимо: до цієї справи долучають саме копії, а не оригінали наказів.

 

Оригінали наказів зберігаються окремо:

• накази з основної діяльності – наприклад, наказ про стан військового обліку на підприємстві (зберігається тривалий строк);

• кадрові накази – наприклад, наказ про увільнення від роботи у зв’язку із призовом (також тривалий строк);

• адміністративно-господарські накази – наприклад, наказ про оповіщення військовозобов’язаних (тимчасове зберігання).

 

Які нові документи з’явилися та як їх зберігати?

 

1. Блокнот розписок про вилучення військово-облікових документів (див. у таблиці статтю 670).

 

Це новий тип документа, передбачений додатком 7 до Порядку № 1487. Його потрібно вести у вигляді блокнота на 50 аркушів, у якому будуть корінці заповнених розписок та чисті бланки. Строк зберігання – 1 рік після наступного звіряння облікових даних.

 

2. Журнали та списки обліку отримали нові строки зберігання:

 

• журнал обліку перевірки стану військового обліку – 7 років;

• книга обліку передавання бланків військового обліку – 3 роки;

• списки персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487) – 3 роки.

 

3. Копії військово-облікових документів:

 

• документи військовозобов'язаних, виключених із військового обліку, – тимчасове зберігання;

• відомості про визначення підприємства критично важливим – зберігаються тільки на таких підприємствах.

• картки первинного обліку призовників та резервістів – тимчасове зберігання.

 

Що робити кадровику після змін?

1. Переглянути та оновити Номенклатуру справ із урахуванням нових строків зберігання. Переконуємось, що всі документи розподілені за видами та зберігаються належним чином.

2. Внести зміни до заголовків справ та уточнити строки зберігання.

3. Організувати правильне зберігання оригіналів та копій документів.

4. Переконатися, що всі зміни внесені до кадрової документації.

 

Головне про зміни у Переліку № 578/5

1. Документи з військового обліку отримали нові строки зберігання.

2. Оновлена Номенклатура справ має враховувати ці зміни.

3. Деякі документи зберігаються тимчасово та підлягають знищенню після закінчення строку.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».