Покроковий алгоритм звільнення: наказ, розрахунок, трудова книжка, повідомлення до ТЦК та ПФУ

У законодавстві чимало підстав для припинення трудових відносин із працівниками. Але будь-якому звільненню притаманні спільні риси. Про них і поговоримо сьогодні у нашому мінікурсі.

 

Які підстави для припинення трудових відносин існують

Усі підстави припинення трудових відносин можна умовно розділити на:

• загальні;

• розірвання трудового договору з ініціативи працівника;

• розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу;

• розірвання трудового договору на вимогу профспілки;

• інші додаткові підстави для припинення трудових договорів.

Але незалежно від причини припинення у власника перед працівником існують певні обов’язки. Основні такі обов’язки закріплено у в ст. 47 та ст. 116 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). Про них і поговоримо далі.

 

Алгоритм дій у разі припинення трудових відносин

Крок 1. Складаємо наказ про звільнення.

Наказ ви можете скласти за типовою формою № П-4 або у довільній формі. Не забуваємо про те, що у наказі обов’язково мають бути:

1. Дата звільнення. Упевнені: ви пам’ятаєте, що днем звільнення вважається останній день роботи – п. 2.27 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці України, Мін’юсту України, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.1993 № 58, далі – Інструкція № 58.

2. Причина і підстава звільнення з посиланням на відповідну норму КЗпП.

3. Кількість днів невикористаної відпустки, за яку належить виплатити компенсацію, або кількість перевикористаних днів щорічної відпустки для відрахування наперед виплачених відпускних.

4. Розмір вихідної допомоги (за наявності).

З наказом необхідно ознайомити працівника під підпис.

Крок 2. Оформлюємо трудову книжку.

Тут варто нагадати, що діємо ми наразі залежно від того, де саме зберігається трудова книжка працівника. Загальний підхід дій ми подали на схемі.

Схема. Оформлення трудової книжки під час звільнення

Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю КЗпП (п. 2.26 Інструкції № 58).

Отже, в день звільнення слід внести запис до трудової книжки, якщо вона знаходиться (1) у роботодавця або (2) у працівника, але він виявив бажання внести до неї запис про звільнення. Далі слід видати працівникові трудову книжку, якщо вона ще зберігається у роботодавця. Про видачу трудової книжки внесіть запис до Журналу обліку руху трудових книжок.

Якщо працівник у день звільнення відсутній на роботі, доцільно надіслати йому рекомендованого листа про необхідність отримати копію наказу про звільнення та трудову книжку (якщо вона ще знаходиться у роботодавця) – п. 4.2 Інструкції № 58. Пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Увага! Коли власника-фізособу призвали на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, на військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, то такий власник – фізособа повинен виконати свої обов'язки, визначені ст. 47 КЗпП, протягом місяця після звільнення з такої військової служби без застосування санкцій та штрафів (ч. 2 ст. 47 КЗпП)

Крок 3. Вносимо відомості до письмового трудового договору (якщо його укладено).

Якщо із працівником укладено письмовий трудовий договір, у якому передбачено внесення запису про дату та підстави його припинення, вносимо відповідні записи до трудового договору (у двох екземплярах — працівника та роботодавця).

Крок 4. Надаємо працівникові необхідні документи.

В день звільнення роботодавець зобов’язаний видати працівникові (ст. 47 КЗпП):

• копію наказу про звільнення. Копію наказу про звільнення оформлюйте з урахуванням вимог, встановлених гл. 11 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5, та п. 5.26 ДСТУ 4163:2020. Докладно про оформлення копій наказів читайте тут;

Порада! Обов’язково отримайте у працівника, який звільняється, підпис не лише про те, що він ознайомлений з наказом про звільнення, а й про те, що отримав копію наказу (із зазначенням дати отримання)

• трудову книжку із записом про звільнення, якщо вона ще зберігається у роботодавця;

• письмове повідомлення про нараховані та виплачені працівникові суми при звільненні (ст. 116 КЗпП). Зазвичай роблять це перед їх виплатою (див. крок 5). Такий документ повинна завірити своїм підписом посадова особи, уповноважена на підпис таких документів (скажімо, головний бухгалтер).

Порада! Зафіксуйте факт отримання повідомлення працівником, який звільняється. Приміром, складіть два повідомлення, на одному із яких працівник проставить підпис та дату отримання

Окрім того, на вимогу працівника роботодавець видає (ст. 49 КЗпП) довідку про роботу на підприємстві із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи й розміру зарплати. Це не пов’язано зі звільненням, але досить часто працівники вимагають таку довідку саме під час звільнення.

Крок 5. Проводимо з працівником у день звільнення остаточний розрахунок.

Працівникові слід виплатити зарплату за відпрацьовані дні, компенсацію за невикористану відпустку (щорічну та соцвідпустку на дітей), інші виплати, що належать працівнику. Коли працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. Якщо є спір про розмір сум, належних працівникові при звільненні, власник або уповноважений ним орган повинен при звільненні виплатити суму, яка не є предметом спору (ст. 116 КЗпП).

Крок 6. Подати податкову звітність про звільнення.

Не дивлячись на те, що наразі Об’єднана звітність подається щомісячно, може виникати потреба подавати довідкову форму цього звіту. У такому звіті має бути інформація про нараховані працівникові суми за поточний місяць до дати звільнення (додаток 1) та відомості про дату звільнення (додаток 5). Але актуально це лише тоді, коли працівник після звільнення планує звертатися до Центру зайнятості для призначення соціальних виплат або до ПФУ для призначення пенсії. У такому разі працівникові варто повідомити про це бухгалтера роботодавця з тим, аби останній якнайшвидше сформував та подав до органу ДПС Об’єднану звітність.

Крок 7. Інформуємо ТЦК про звільнення військовозобов’язаного працівника.

Якщо звільняється працівник, який підлягає персональному військовому обліку, то роботодавець повинен:

• повідомити ТЦК за формою, наведеною в додатку 4 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487), про звільнення такого працівника, протягом 7 днів з дати видання наказу про звільнення працівника (п. 34 Порядку № 1487). Повідомлення надсилайте до ТЦК, у якому працівник перебуває на обліку;

• внести зміни до Списків персонального військового обліку, а також до відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів протягом 5 днів з дати звільнення працівника (п. 42 Порядку № 1487).

Крок 8. Подати оперативні відомості до ПФУ (за необхідності).

Відповідно до п.п. 4 п. 2 постанови КМУ від 22.11.2024 №1332 роботодавці зобов’язали подавати до ПФУ відомості про рух працівників. Зокрема, слід повідомити про звільнення працівника:

• органів державної влади, інших держорганів, органів місцевого самоврядування;

• підприємств, установ та організацій, які є критично важливими для забезпечення потреб ЗСУ, інших військових формувань в особливий період;

• підприємств, установ та організацій, які є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період.

Подати такі відомості роботодавці можуть онлайн через вебпортал електронних послуг ПФУ. Для цього на вебпорталі ПФУ запроваджено спеціальний механізм для передачі даних страхувальником. Так, для подання відомостей через кабінет страхувальника пункт меню «Комунікації з ПФУ» доповнено опцією «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» → «Повідомлення про зміни в трудових відносинах».

 

Статті та консультації на тему:

Копія наказу про звільнення: як скласти і завірити

Хто має подавати до ПФУ «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)»

Чи подавати до ПФУ оперативні відомості про звільнення працівника за сумісництвом та одночасне приймання за основним місцем роботи