Схвалено новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів. Які зразки кадрових документів змінилися? Розповідаємо докладно про новації та наводимо деякі зразки нових документів.
Підготовка та схвалення нового Збірника
Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, як і дві його попередні редакції за 2006 та 2015 роки, підготовлено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схвалено рішенням, прийнятим на засіданні Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України і зафіксованим у протоколі засідання під № 1 від 08.04.2025. Тому відповідно вважатимемо Збірник № 1.
Відповідність стандарту
Уніфіковані форми організаційно-розпорядчих документів та пояснення щодо оформлення відповідних документів, що увійшли до Збірника № 1, увідповіднили вимогам Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
Крім того, під час розроблення Збірника №1 були враховані вимоги чинних нормативно-правових актів, зміст яких стосується питань організації паперового та електронного діловодства, а саме:
-
постанови КМУ від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності»;
-
Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.
Структура Збірника №1
Структуру Збірника №1 побудовано з урахуванням класифікаційної схеми управлінської документації, згідно з якою організаційно-розпорядча документація є одним із класів управлінської документації та поділяється на:
-
організаційну;
-
розпорядчу;
-
інформаційно-аналітичну.
Організаційна документація
Організаційна документація містить правила, норми, які визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад юридичної особи, а також функціональний зміст її діяльності та діяльності її структурних підрозділів.
Відповідно до найважливіших організаційних документів належать:
-
статут або положення про юридичну особу;
-
положення про структурний підрозділ юридичної особи;
-
структура і штатна чисельність;
-
штатний розпис;
-
посадова та робоча інструкції;
-
колективний договір;
-
інструкція з діловодства;
-
номенклатура справ.
Розпорядча документація
До розпорядчої документації, представленої у Збірнику №1, належать накази і розпорядження, в яких фіксуються рішення організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності юридичної особи, адміністративно-господарських та кадрових питань.
Інформаційно-аналітична документація
Інформаційно-аналітична документація містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення. До Збірника № 1 увійшли такі інформаційно-аналітичні документи, як:
-
протокол;
-
акт;
-
довідка;
-
доповідна;
-
пояснювальна і службова записки;
-
автобіографія;
-
характеристика;
-
подання;
-
заява;
-
графік відпусток;
-
службовий лист.
Склад Збірника
У цілому Збірник № 1 містить 42 уніфіковані форми, з яких:
-
10 – організаційних;
-
13 – розпорядчих;
-
19 – інформаційно-аналітичних документів.
Кадрові документи
У розділі «Розпорядчі документи» Збірника №1, зокрема, містяться 9 уніфікованих форм кадрових наказів і розпоряджень, а саме накази і розпорядження про:
-
прийняття на роботу;
-
переведення (переміщення) працівника в межах однієї юридичної особи;
-
звільнення з роботи;
-
оголошення догани;
-
атестацію кадрів;
-
заохочення;
-
встановлення доплат і надбавок;
-
надання відпустки;
-
відрядження.
Нові форми документів
З нових уніфікованих форм, що з’явилися у Збірнику №1, відзначимо такі:
-
витяг із наказу (розпорядження);
-
витяг із протоколу;
-
службова записка.
У Збірнику №7 цих документів не було. Нижче наводимо нові уніфіковані форми цих документів.
Але ще раз нагадуємо, поки що не відбулося офіційне оприлюднення Збірника № 1.
Оновлені форми заяв
Зверніть увагу і на повністю оновлені уніфіковані форми заяв. Таких форм у Збірнику №1 – дві:
-
форма заяви громадянина, який влаштовується на роботу;
-
форма заяви працівника юридичної особи з різних кадрових питань.
Надалі на Вебінарах і відеоуроках розглядатимемо уніфіковані форми цих документів більш детально, з поясненнями щодо оформлення кожного з реквізитів за ДСТУ 4163:2020.
Зміни у реквізитах документів
Стосовно реквізитів в інших оновлених уніфікованих формах відзначимо таке. Найбільших змін зазнав реквізит «Підпис» та деякі інші реквізити, до складу яких входить підпис посадової особи, зокрема:
-
гриф затвердження;
-
відмітка про ознайомлення з документом.
В оновлених уніфікованих формах більше немає реквізиту «Код форми документа», проте до уніфікованих форм усіх розпорядчих документів додано реквізит «Код юридичної особи за ЄДРПОУ».
Висновки
Отже, Збірник №1 схвалено. Чекаємо на його оприлюднення на офіційному сайті Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства. Зокрема, слід звернути увагу на:
-
оновлені уніфіковані форми заяви про працевлаштування та інших заяв працівників (про відпустку, звільнення);
-
оновлені форми наказів про прийняття, звільнення, надання відпусток тощо;
-
нові форми: Витяг із наказу (розпорядження), Витяг із протоколу та Службова записка.
Стаття на тему:
Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: перше знайомство
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».
