Оновлені кадрові документи за Збірником – 2025: нові зразки заяв, наказів, службових записок

Схвалено новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів. Які зразки кадрових документів змінилися? Розповідаємо докладно про новації та наводимо деякі зразки нових документів.

 

Підготовка та схвалення нового Збірника

Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, як і дві його попередні редакції за 2006 та 2015 роки, підготовлено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схвалено рішенням, прийнятим на засіданні Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України і зафіксованим у протоколі засідання під № 1 від 08.04.2025. Тому відповідно вважатимемо Збірник № 1.

 

Відповідність стандарту

Уніфіковані форми організаційно-розпорядчих документів та пояснення щодо оформлення відповідних документів, що увійшли до Збірника № 1, увідповіднили вимогам Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

Крім того, під час розроблення Збірника №1 були враховані вимоги чинних нормативно-правових актів, зміст яких стосується питань організації паперового та електронного діловодства, а саме:

• постанови КМУ від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності»;

• Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

 

Структура Збірника №1

Структуру Збірника №1 побудовано з урахуванням класифікаційної схеми управлінської документації, згідно з якою організаційно-розпорядча документація є одним із класів управлінської документації та поділяється на:

• організаційну;

• розпорядчу;

• інформаційно-аналітичну.

Організаційна документація

Організаційна документація містить правила, норми, які визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад юридичної особи, а також функціональний зміст її діяльності та діяльності її структурних підрозділів.

Відповідно до найважливіших організаційних документів належать:

• статут або положення про юридичну особу;

• положення про структурний підрозділ юридичної особи;

• структура і штатна чисельність;

• штатний розпис;

• посадова та робоча інструкції;

• колективний договір;

• інструкція з діловодства;

• номенклатура справ.

Розпорядча документація

До розпорядчої документації, представленої у Збірнику №1, належать накази і розпорядження, в яких фіксуються рішення організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності юридичної особи, адміністративно-господарських та кадрових питань.

Інформаційно-аналітична документація

Інформаційно-аналітична документація містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення. До Збірника № 1 увійшли такі інформаційно-аналітичні документи, як:

• протокол;

• акт;

• довідка;

• доповідна;

• пояснювальна і службова записки;

• автобіографія;

• характеристика;

• подання;

• заява;

• графік відпусток;

• службовий лист.

 

Склад Збірника

У цілому Збірник № 1 містить 42 уніфіковані форми, з яких:

• 10 – організаційних;

• 13 – розпорядчих;

• 19 – інформаційно-аналітичних документів.

 

Кадрові документи

У розділі «Розпорядчі документи» Збірника №1, зокрема, містяться 9 уніфікованих форм кадрових наказів і розпоряджень, а саме накази і розпорядження про:

• прийняття на роботу;

• переведення (переміщення) працівника в межах однієї юридичної особи;

• звільнення з роботи;

• оголошення догани;

• атестацію кадрів;

• заохочення;

• встановлення доплат і надбавок;

• надання відпустки;

• відрядження.

 

Нові форми документів

З нових уніфікованих форм, що з’явилися у Збірнику №1, відзначимо такі:

• витяг із наказу (розпорядження);

• витяг із протоколу;

• службова записка.

У Збірнику №7 цих документів не було. Нижче наводимо нові уніфіковані форми цих документів.

 

 

 

 

Але ще раз нагадуємо, поки що не відбулося офіційне оприлюднення Збірника № 1.

 

Оновлені форми заяв

Зверніть увагу і на повністю оновлені уніфіковані форми заяв. Таких форм у Збірнику №1 – дві:

• форма заяви громадянина, який влаштовується на роботу;

• форма заяви працівника юридичної особи з різних кадрових питань.

Надалі на Вебінарах і відеоуроках розглядатимемо уніфіковані форми цих документів більш детально, з поясненнями щодо оформлення кожного з реквізитів за ДСТУ 4163:2020.

Зміни у реквізитах документів

Стосовно реквізитів в інших оновлених уніфікованих формах відзначимо таке. Найбільших змін зазнав реквізит «Підпис» та деякі інші реквізити, до складу яких входить підпис посадової особи, зокрема:

• гриф затвердження;

• відмітка про ознайомлення з документом.

В оновлених уніфікованих формах більше немає реквізиту «Код форми документа», проте до уніфікованих форм усіх розпорядчих документів додано реквізит «Код юридичної особи за ЄДРПОУ».

 

Висновки

Отже, Збірник №1 схвалено. Чекаємо на його оприлюднення на офіційному сайті Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства. Зокрема, слід звернути увагу на:

• оновлені уніфіковані форми заяви про працевлаштування та інших заяв працівників (про відпустку, звільнення);

• оновлені форми наказів про прийняття, звільнення, надання відпусток тощо;

• нові форми: Витяг із наказу (розпорядження), Витяг із протоколу та Службова записка.

 

Стаття на тему:

Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: перше знайомство

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».