Як вести облік відпусток?

• Які види відпусток треба обліковувати.
• В якій формі ведеться облік відпусток.
• Яка відповідальність за відсутність обліку відпусток.

Облік відпусток в особовій картці чи журналі, а як ви ведете? Пишіть у коментарях.

***

Питанням правильного кадрового оформлення відпусток цікавиться більшість кадровиків, особливо у відпускний сезон. Потрібно заздалегідь розробити графік відпусток, повідомити працівника про початок відпустки, видати наказ про відпустку. Нагадаю що всі відпустки надають працівникам на підставі наказу (розпорядження) роботодавця. В ньому зазначають прізвище/ім’я/по батькові працівника, його посаду, вид відпустки, за який період вона надається, її тривалість та період відпустки. Наказ підписує керівник підприємства та ознайомлює з ним працівника під підпис. Крім цього роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам. Це пряма вимога статті 10 Закону про відпустки.

Навіщо нам потрібен облік відпусток? Насамперед для підрахунку кількості фактично наданих відпусток працівника. Але питань виникає безліч. Розберімося з найпоширенішими з них.

Які відпустки треба обліковувати? Про облік відпусток йдеться у статті 10 Закону про відпустки. Ця стаття визначає правила надання щорічних відпусток. Але на нашу думку обліковувати треба всі види відпусток: щорічні, соціальні, навчальні, без збереження зарплати.

Наступне питання: в який формі вести облік відпусток? З цим легко впоратися за допомогою особової картки, типова форма якої (№ П-2) затверджена спільним наказом державного комітету статистики України та міністерством оборони України від 25.12.2009 р. № 495/656. Це найрозповсюдженіший спосіб, але не єдиний. Облік відпусток також можна вести за допомогою журналу обліку відпусток, або системи електронного документування. Заборони немає. Тим більше що Наказ № 495, яким затверджено типову форму особової картки № П-2, не зареєстровано Мін'юстом і її форма має рекомендаційний характер. Головне щоб облік відпусток на підприємстві вели.

Яку інформацію щодо відпусток слід відображати в особовій картці № П-2? В особовій картці № П-2, для обліку відпусток, передбачений п’ятий розділ «Відпустки». Тут треба зазначати всі види відпусток, головним орієнтиром буде наказ про відпустку. У графі «вид відпустки» зазначаємо її вид (щорічна, основна, додаткова, соціальна на дітей, навчальна, творча, без збереження зарплати тощо). Також тут слід вказати кількість днів відпустки. Далі зазначаємо за який період вона надається, дату початку та закінчення, та номер та дату наказу, на підставі якого була надана відпустка. Тобто всі данні, які наведені в наказі про надання відпустки.

Наступне питання. Як правильно зазначити рік за який надається відпустка? Тут все залежить від виду відпустки. Для щорічних вказуємо робочий рік. Нагадаю що робочий рік для надання щорічних відпусток відлічується від дати укладання трудового договору, тобто від дати прийняття на роботу. Для додаткової відпустки працівникам які мають дітей – календарний рік. Також календарний рік зазначають для «чорнобильських» відпусток, відпусток учасникам бойових дій, відпусток без збереження зарплати. Якщо це навчальна відпустка, то це буде навчальний рік, який розпочинається з 1 вересня зазвичай.

Для держслужбовців використовують іншу форму особової картки, яка затверджена наказом Національного агентства України з питань державної служби від 19.05.2020 р. № 77-20. І ця форма на відміну від особової картки №П-2 зареєстрована в Мін'юсті, тож вона є обов’язковою для державних службовців. Вона також має розділ щодо відпусток, але в ньому, як ви бачите на слайді, додатково передбачено таку графу як «залишок невикористаних відпусток».

Але особова картка № П-2 не єдиний спосіб вести облік відпусток. Вона розв'язує питання обліку відпусток щодо конкретного працівника. Але в цьому разі важко вести контроль за наданням відпусток усім працівникам, особливо для підготовки щоквартальної та річної статистичної звітності в пошуку оперативної інформації щодо використання відпусток. Тому на практиці ще додатково ведуть журнал обліку відпусток. Хоча його оформлення і ведення не є обов’язковим. Журнал обліку відпусток можна вести як у паперовому, так і в електронному вигляді. Типової форми журналу обліку відпусток немає. В ньому можна передбачити наступні графи: номер і дату наказу, прізвище/ім’я/по батькові працівника, його посаду та підрозділ, вид відпустки, кількість календарних днів, дату початку та закінчення відпустки, за який період надається.

А якщо взагалі не вести обліку, чим це загрожує? Штраф за це одна мінімальна зарплата, як за інші порушення трудового законодавства. На сьогодні це 6000 грн. Крім того, за не ведення обліку відпусток або ведення його з порушеннями посадовій особі може загрожувати адмінштраф у розмірі від 510 грн до 1700 грн.