Kadroland | Працівника мобілізували, але документів немає: як оформити та табелювати?

Слухати чи завантажити аудіозапис

Вашому працівнику надіслали повістку, він пішов до ТЦК, пройшов ВЛК і був мобілізований? Його забрали на вулиці під час поїздки на роботу? Добре, коли працівник надав усі документи. А раптом їх немає? Як діяти у більшості випадків мобілізації працівників, розповідаємо у нашому мінікурсі.

Перш за все відповімо на найпоширеніше запитання, яке ставлять кадровики та бухгалтери.

Які документи має надати працівник на підтвердження мобілізації?

Основний документ, що підтверджує мобілізацію, – повістка, видана територіальним центром комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП). Окрім того, на підтвердження мобілізації працівник може надати:

мобілізаційне розпорядження;
витяг з наказу про зарахування до військової частини;
довідку про зарахування до списків особового складу (форма 5);
копію військово-облікового документа із відміткою про призов на службу.

Увага! Якщо працівник не може особисто надати документи, він може надіслати їх фотокопії електронною поштою або через месенджери. Варто передбачити таку можливість у внутрішніх документах підприємства

Часто дата першого невиходу на роботу не збігається із тією, яку вказано в документах про мобілізацію. Розберемо таку практичну ситуацію.

Що робити, якщо дати невиходу на роботу та мобілізації не збігаються?

Якщо працівник не став до роботи, але ще не надав підтверджуючих документів, його відсутність слід протабелювати, як неявку з нез’ясованих причин – код «НЗ» або цифровий код «28». У такому випадку не зайвим буде скласти акт про невихід працівника на роботу. Детально про складання актів читайте тут.

Надалі, працівник може:

або надати усі належні підтверджуючі документи (наприклад, повістку ТЦК, якою його направлено на ВЛК, довідку ВЛК);
або надати лише документи, які підтверджують факт самої мобілізації. Щодо інших днів відсутності варто попросити працівника написати письмові пояснення, щоб згодом визнати поважною причину відсутності на роботі;
або взагалі нічого не надати, бо з працівником відсутній зв’язок (та про цей випадок поговоримо трішки згодом).

Персональний Консультант з ВО вже готовий допомагати! Письмові та усні консультації, перевірка Ваших документів БЕЗ-ЛІ-МІТ-НО! Конфіденційність Ваших звернень гарантуємо!

Якщо надано усі документи, потрібно:

1. Видати наказ про увільнення працівника від роботи:

на час проходження ВЛК зі збереженням за працівником середнього заробітку за цей час на підставі ч. 1 ст. 119 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) та ч. 2 ст. 21 Закону України від 25.03.1992 № 2232-XII «Про військовий обов’язок i військову службу»;
на час проходження військової служби з дати, зазначеної у підтверджуючих документах. У такому випадку не йдеться про збереження середнього заробітку, а лише про збереження місця роботи – ч. 3 ст. 119 КЗпП.

Якщо всі документи надійшли одночасно, видайте один наказ щодо увільнення від роботи, але у ньому потрібно виокремите періоди увільнення залежно від причини. Якщо ж – нарізно, це може бути й два окремі накази.

2. Внести зміни до табеля обліку використання робочого часу, замінивши «НЗ» на «ІН» або цифровий код «22» – як інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов'язків).

Як ми сказали, можлива ситуація, за якої працівник стверджує, що проходив ВЛК до дати мобілізації, але не надає відповідних підтвердних документів (скажімо через те, що вже перебуває у військовий частині). За їх відсутності роботодавець може: запросити письмові пояснення від працівника (можна навіть фотокопію таких пояснень написаних від руки) та звернутися до ТЦК та СП для уточнення інформації відповідним листом – звертатися потрібно до ТЦК, який мобілізував працівника.

Що робити, якщо працівника мобілізували, але з ним відсутній зв'язок?

Такі ситуації теж зустрічаються час від часу. У такому випадку кадрова служба повинна:

весь період аж до виходу працівника на зв’язок чи встановлення причин відсутності табелювати відсутність працівника, як неявку з нез’ясованих причин (код «НЗ» або «28»). Не зайвим буде й складання щоденних актів щодо відсутності працівника на роботі з нез’ясованих причин;
направити письмові запити за місцем проживання працівника (якщо взагалі немає інформації щодо причин відсутності) та до ТЦК та СП (коли є відомості про призив до лав ЗСУ) для отримання інформації про мобілізацію працівника. У такому запиті, зокрема, варто попросити фахівців ТЦК уточнити період проходження працівником ВЛК та дату, з якої працівника мобілізовано. Це потрібно для розуміння, за який час за працівником мав зберігатися середній заробіток;
після отримання підтвердження мобілізації слід внести відповідні зміни до табеля («НЗ» замінити на «ІН») та видати наказ про увільнення від роботи.

Що робити, якщо працівника мобілізували під час відпустки?

Якщо працівника мобілізували під час щорічної відпустки, роботодавець повинен:

видати наказ про увільнення працівника від роботи на час проходження військової служби з дати призову;
з дати призову відкоригувати у табелі використання робочого часу позначку «В» (08) на «ІН» (22), адже працівник не може перебувати у відпустці й одночасно бути увільненим від роботи.

Водночас фахівці Мінекономіки у листі від 18.08.2023 № 4706-05/43457-09 вказували:

Оскільки середня заробітна плата за працівником, прийнятим на військову службу за призовом під час мобілізації, не зберігається, частина щорічної відпустки на інший період не переноситься.

Посилалися вони при цьому на положення ч. 2 ст. 11 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки», яка передбачає що щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена в разі виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно з законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням зарплати.

З огляду на сказане, в ідеалі працівнику варто написати заяву попросити виплатити компенсацію за ці (або всі) невикористані дні відпустки (тим більше законодавство дозволяє виплату компенсації у разі мобілізації). В результаті, сума компенсації повністю або частково перекриється сумою раніше виплачених відпускних.

Зауважте, що про мобілізацію працівника не треба:

подавати оперативні відомості до ПФУ (відповідно до постанови КМУ від 22.11.2024 № 1332);
подавати повідомлення за додатком 4 до ТЦК;
подавати додаток Д5 до Податкового розрахунку з ЄСВ та податку на доходи;
вносити запис до трудової книжки працівника (подробиці – тут);
«накопичувати» відпускний стаж.

Щодо ведення Списків ВО, зважайте, що цей момент в Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 не врегульовано. Можливі варіанти виклали – тут.

Висновок

Дотримання вищезазначених рекомендацій дозволить роботодавцю правильно оформити документи та уникнути порушень трудового законодавства у разі мобілізації працівника.

Шаблони та статті документів:

Наказ про увільнення від роботи на час проходження медичного огляду за направленням ТЦК та СП

Наказ про увільнення від роботи на час проходження медичного огляду за направленням ТЦК СП (підтвердні документи надано не відразу)

Наказ про увільнення від роботи у зв'язку з мобілізацією (підтвердні документи надано не відразу)

Акт про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності

Лист працівнику з вимогою з’явитися на роботу й надати пояснення стосовно причин відсутності на роботі

Лист до ТЦК щодо отримання інформації про військовозобов'язаного працівника

Статті та консультації на тему:

Працівника по дорозі на роботу забрали в ТЦК: що та як відобразити в кадровому обліку

Мобілізація працівника: оформлення, гарантії, право на компенсації

Як табелювати дні проходження ВЛК і чи увільняти працівника на всі дні

Чи може мобілізований працівник звільнитися за власним бажанням одразу