Зміна 10. З’ясуємо, Як розміщувати реквізит «Назва виду документа» – посередині чи у лівому верхньому куті або обидва варіанти вірні?

Назву виду документа на поздовжніх бланках розміщують посередині, а на кутових — у лівому верхньому куті під реквізитом «Найменування юридичної особи» або «Найменування структурного підрозділу юридичної особи».

Під назвою виду документу слід розуміти: наказ, рішення, протокол, акт, довідка, доповідна записка тощо. Вона має відповідати назві, зафіксованій у переліку уніфікованих форм документів, запроваджених в юридичній особі. Такий перелік має містити назви уніфікованих форм документів згідно з ДКУД та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу юридичної особи, закріпленому в положенні (статуті).

Назву виду документа зазначають на бланку конкретного виду документа і загальному бланку під час оформлення різних видів документів, окрім листів. Про це нам говорить п. 5.9 ДСТУ 2020 року.

Зміна 11. Дата документа: які є варіанти оформлення встановлює новий стандарт.

ДСТУ 2020 року має містить більш розширений перелік обставин, за яких проставляється дата.

Нагадаю, що дата документа — це, відповідно, дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення. В ДСТУ2020 уточнили, що дату також проставляють у разі візування, резолюції, ознайомленні, при засвідчені копій документа, при надходженні документа до юрособи, при виконанні документа

Які ж способи оформлення дати документа передбачено у стандарті 2020 року та що в ньому нового.

Дату оформлюють 2 способами: цифровим або словесно-цифровим.

У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. У цьому разі день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять. Допустимо оформлювати дату у зворотній послідовності: рік, місяць, день місяця. Такий спосіб найчастіше використовують під час службового листування з іноземними партнерами, оскільки він відповідає міжнародній системі датування документів. Такі правила оформлення дати цифровим способом були і раніше.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру. Тобто в ДСТУ 2020 уточнили, що у разі оформлення дати словесно-цифровим способом дні місяця з першого по дев’яте число проставляють з нулями, так як це зображено на слайді. А слово рік можна вживати також у скороченому варіанті з крапкою.

У різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена як словесно-цифровим способом, так і цифровим.

Якщо це спільні документи, тобто підготовлені від імені двох і більше юридичних осіб, то зазначають одну дату, що відповідає даті проставлення останнього підпису.

Зміна 12. Дату документа на бланку проставляють у спеціально відведеному місці.

У внутрішніх службових документах (заявах, доповідних і пояснювальних записках тощо), оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від особистого підпису автора документа.

У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства допустимо проставляти дату реєстрації документа у складі штрих-коду або (QR -коду, що створюється засобами цієї системи, згідно з постановою Кабінету Міністрів України.

Штрих-код проставляють у центрі нижнього поля першої сторінки документа, QR -код (розміром 21 мм х 21 мм) — у нижньому лівому куті першої сторінки документа.

Зміна 13. Стосується вона нумерації документа, а саме реєстраційного індексу.

У п. 5.11 ДСТУ 2020 наведено механізм формування реєстраційного індексу документа. Порівняно із ДСТУ -2003 у новому Стандарті прописано більш детально правила його формування і наведені конкретні приклади. Однак назвати це новим підходом неможна. Справа у тому, що фактично п. 5.11 нового стандарту повторює правила формування реєстраційного індексу, які вже містить п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Порядку організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.

Отже, реєстраційний індекс документа складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, що застосовують в юридичній особі, зокрема індексом за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою. Приклади ви бачите на слайді.

Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструють, — вхідний чи створений юридичною особою.

У спільному документі, підготовленому від імені двох і більше юридичних осіб, реєстраційний індекс має містити індекси, присвоєні документу кожною з цих юридичних осіб, які проставляють через правобічну похилу риску в тій послідовності, у якій документ підписано його авторами.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

Справжня новація пов’язана із застосуванням реєстраційного індексу у складі штрих-коду або QR-коду. У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства дозволено проставляти реєстраційний індекс документа у складі штрих-коду або QR -коду, що створюється засобами цієї системи згідно з постановою Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17.01.2018 р. № 55.

Зміна 14. Як змінився реквізит «місце складання документа»?

Самі підходи до розташування місяця складання документів не змінилося. Як і раніше, місце складення документа розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа». Однак тепер наведені і приклади, як саме зазначати місце складання документів. Зауважимо, що у разі зазначення в місці складання документів столиці «Київ» скорочення «м.» не застосовують. Про це прямо прописано у п. 5.13 новому ДСТУ. Проте при наведенні прикладів місто Київ у варіанті для реквізиту «Місце складення документа» вказано саме «м. Київ», тобто із крапочкою і скороченням «м». Скоріше за все це неуважність укладачів Стандартів, тому вважаємо за потрібне при визначенні столиці України керуватися тестовою частиною ДСТУ 2020. Ну а самі приклади зазначення реквізиту «Місце складення документа» зображено на слайді.

Зміна 15. Гриф затвердження документа – вказуємо ім’я і прізвище

У цілому формування грифу затвердження документа не змінилося. Але є істотна відмінність. З 01.09.2021 р. у складі такого реквізиту вказуємо власне ім’я (повністю) і прізвище великими літерами. До останніх змін у грифі затвердження документу прописували ініціал або ініціали і прізвище (без вимоги про зазначення прізвище великими літерами).

Нагадаємо, що Гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, особистого підпису, власного імені, прізвища особи і дати затвердження, якщо документ затверджує посадова особа, до повноважень якої належить вирішення питань, наведених у цьому документі.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами або колегіальними органами юридичної особи оформлюють відповідну кількість грифів затвердження. Якщо документ затверджують дві посадові особи або два колегіальні органи юридичної особи (юридичних осіб), грифи затвердження розміщують на одному рівні горизонтально, а якщо більше двох — на одному рівні горизонтально вертикальними рядками в довільному порядку.

Якщо створений документ затверджено розпорядчим документом юридичної особи, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви виду розпорядчого документа в називному відмінку, його дати і номера.

Ну а сам перелік видів документів, що мають бути затверджені з проставлянням грифа затвердження, визначає юридична особа на підставі законодавства та з унесенням в інструкцію з діловодства.

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Чергова 16 зміна стосується тексту документа. А саме, новий стандарт уточнив, що документи повинні складатися українською мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. При цьому документи, що направляються до державних органів потрібно складати виключно українською мовою.

Тексти документів, які надсилають зарубіжним адресатам, за попередньою домовленістю, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Документи, адресовані державним органам, складають лише українською мовою.

У новому стандарті наведено умови про використання інших мов на бланках.

На бланках юридичних осіб — суб’єктів України, що мають право відповідно до законодавства використовувати мови національних меншин поряд з українською мовою, реквізити «Найменування юридичної особи вищого рівня», «Найменування юридичної особи», «Найменування структурного підрозділу юридичної особи», «Довідкові дані про юридичну особу» друкують українською мовою та мовою національної меншини на одному рівні поздовжнього бланка.

Юридичні особи, що ведуть листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначають двома мовами: ліворуч — українською, праворуч — іноземною. Герби на таких бланках проставляють у центрі верхнього поля.

Бланки, що містять реквізити, наведені іноземною мовою, застосовувати в межах України не рекомендовано.

Зміна 17. Є певні уточнення щодо використання печатки на документі.

У п. 5.23 ДСТУ 2020 розширено інформацію про проставлення печатки на документах. По суті нові положення вказаного пункту аналогічні нормам, що містяться у гл. 3 розд. II правил 1000/5.

Юридичні особи, що відповідно до положення (статуту) мають гербову печатку або основну круглу печатку юридичної особи із зазначенням найменування та ідентифікаційним кодом ЄДРПОУ, можуть засвідчувати на документі підпис посадової (відповідальної) особи.

Новим ДСТУ уточнено, що перелік документів, на яких юридична особа може проставляти гербову або основну круглу печатку, визначає юридична особа на підставі законодавства та з унесенням в інструкцію з діловодства. По-друге, використання інших видів печаток (структурних підрозділів, для копій тощо) також потрібно визначити в інструкції з діловодства. І по-третє, проставляють печатку таким чином, щоб вона охоплювала лише останні кілька літер посади особи, що підписує документа. Проставляти печатку на підпис не можна. Крім того, якщо на документі є спеціально відведене місце, то печатку проставляють саме там.

Крім того у новому стандарті зазначено, як проставляти печатку в електронному документі. В цьому випадку відбиток печатки в усіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронною печаткою, що створюється відповідно до вимог законів України Про електронні документи та електронний документообіг та Про електронні довірчі послуги

Зміна 18. Засвідчення копії. У засвідченні копії документів особливих змін не відбулося. Але зараз оформлення цього реквізиту на піку популярності. А все через вимогу ст. 47 Кодексу законів про працю України, згідно з якою роботодавець зобов’язаний надати працівнику копію наказу (розпорядження) про звільнення у день його звільнення.

Нагадаємо правила засвідчення копії.

Перше, відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів: слів «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії. Друге. Випадки використання печатки при засвідченні копії. У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком печатки юридичної особи, структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юридичної особи або печатки «Для копій

Третє. Відмітку про засвідчення копії документа проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа

Штатний розпис в Excel(модуль 13, курс 2)

Урок 2. Штатний розпис в Excel: розбір документа на реальному прикладі для юридичної особи (ФОП)

Урок 3. Корисні функції в Excel

Урок 4. Штатний розпис в Excel без додаткових списків

Штатний розпис в Excel
(модуль 13, курс 2)