Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Додаткові матеріали

Презентація

Заява про пересилання трудової книжки поштою після звільнення

Повідомлення про необхідність отримати трудову книжку після звільнення

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги!

Мене звати Людмила Смердова, я експерт з трудового права та кадрового обліку. Ми зустрілися з вами на курсі, який присвячений трудовим книжкам, як паперовим, так і електронним. Наразі ми розпочинаємо перший урок, і він буде присвячений питанню місця зберігання паперової трудової книжки: коли її зберігає працівник, а коли — підприємство. Тож давайте розбиратися.

По-перше, хочу звернути увагу на ФОП-роботодавців. Вони мають певні відмінності в зберіганні паперових трудових книжок працівників, які перебувають у трудових відносинах з ними. Справа в тому, що трудові книжки працівників, які уклали трудові договори з ФОП, завжди зберігалися і продовжують зберігатися у працівника. ФОП не має і не мав обов’язку зберігати трудові книжки працівників, з якими укладені трудові договори.

Що стосується інших працівників, які перебувають у трудових відносинах з юридичними особами, то ситуація дещо складніша. Поясню, чому.

З 10 червня 2021 року набрав чинності Закон № 1217, який вніс зміни до Кодексу законів про працю. Саме цей закон став основою для реформування трудових книжок. У ньому змінилися підходи, зокрема, щодо зберігання паперових трудових книжок. Однак слід зауважити, що в Кодексі законів про працю та в самому Законі № 1217 чітко не визначено, чи повинні трудові книжки зберігатися на підприємстві або у працівника. Ось чому ми приходимо до висновку, який підтримує і Держпраці.

Згідно з нормами, зазначеними в статті 48 Кодексу законів про працю України, паперова трудова книжка має зберігатися у працівника. Однак у Законі № 1217 є норми, що вказують на можливість зберігання трудових книжок на підприємстві. Наприклад, трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис, а також обов’язково видаються у день звільнення.

Отже, виходячи з цих норм, можна зробити висновок:

• Паперові трудові книжки можуть зберігатися на підприємстві, якщо трудові відносини з працівником були укладені до 10 червня 2021 року.
• Якщо трудові відносини виникли після 10 червня 2021 року, паперова трудова книжка має зберігатися у працівника. Тобто роботодавець не може і не має права брати на себе обов’язок зберігати паперову трудову книжку.

Але є ще одне важливе питання — видача паперової трудової книжки. Вона обов’язково видається у разі звільнення працівника. Це передбачено не тільки Кодексом законів про працю, але й Інструкцією № 58, яку ми продовжуємо використовувати. У разі звільнення працівника трудова книжка повинна бути видана йому під підпис. Також працівник розписується в особовій картці і книзі обліку руху трудових книжок. Важливо: якщо трудова книжка зберігається на підприємстві, і працівник звільняється, то ми повинні видати йому трудову книжку, відповідно, в разі його присутності вноситься запис у книгу обліку руху трудових книжок під підпис працівника.

Що стосується практичного питання, яке часто виникає у роботодавців, — чи зобов'язаний роботодавець подати скан-копію паперової трудової книжки до Пенсійного фонду у разі звільнення працівника, якщо ця процедура не була здійснена раніше? Тобто, якщо працівник звільняється, а трудова книжка ще зберігається у нас, але ми ще не передали скан-копію трудової книжки до Пенсійного фонду. Чи виникає у роботодавця обов'язок передати скан-копію паперової трудової книжки до Пенсійного фонду? Адже працівник звільняється, а паперова трудова книжка все ще зберігається на підприємстві. Так ось, такого обов'язку у роботодавця немає. Це прямо передбачено Законом № 1217. Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати належну форму трудової книжки працівникові, з яким укладений трудовий договір до набрання чинності Закон № 1217, і який звільняється до завершення процедури включення його до реєстру застрахованих осіб у день звільнення. Тобто жодних додаткових дій стосовно сканування паперових трудових книжок, якщо це ще не було зроблено, на роботодавця не покладається, навіть у випадку звільнення працівника.

Отже, у разі звільнення, якщо паперова трудова книжка ще зберігається на підприємстві, все, що від роботодавця вимагається, — це внести запис про звільнення і передати цю паперову трудову книжку працівнику на зберігання. 

Ми знаємо, що багато працівників зараз працюють дистанційно або з певних причин не можуть прийти на підприємство у день звільнення. У такому випадку, кадровик повинен надіслати повідомлення на ту відому адресу, яка у нас є, з проханням забрати свою паперову трудову книжку або надіслати адресу, куди її можна переслати. 

У цьому повідомленні працівник має бути запрошений забрати трудову книжку або надіслати свою адресу для отримання трудової книжки поштою. При цьому важливо, щоб працівник надав свою адресу для відправки трудової книжки, якщо він не може особисто забрати її з підприємства в день звільнення.

Приклад  такого повідомлення (див. презентацію), який ви можете знайти в описі до відео, і спокійно використовувати. Якщо працівник надасть свою адресу, ми можемо переслати йому трудову книжку поштою. Однак ми повинні дочекатися від нього заяви з чітко вказаною поштовою адресою, щоб не порушити вимог законодавства та виконати всі формальності.

У разі, якщо після надсилання повідомлення працівник не надасть заяву чи інші повідомлення, що робити з його трудовою книжкою? Відповідно до Інструкції № 58, трудові книжки, які не були забрані працівниками при звільненні, продовжують зберігатися на підприємстві. Зберігаються вони в відділі кадрів протягом двох років, а потім передаються до архіву підприємства, де зберігаються ще 50 років. Враховуючи це, роботодавець не несе додаткової відповідальності за неотриману трудову книжку, однак вона повинна бути збережена в установленому порядку протягом тривалого часу, поки працівник не забере її.

Що робити, коли підприємство знаходиться в зоні активних бойових дій? У таких умовах роботодавець має право самостійно прийняти рішення і видати усім працівникам їх трудові книжки для зберігання у працівників. Це прямо прописано в ст. 7 Закону № 2136.

Чи можна за бажанням працівника зберігати його трудову книжку на підприємстві? Ми вже з’ясували, що для працівників, трудові відносини з якими виникли після 10 червня 2021 року, роботодавець не має обов'язку зберігати їх трудові книжки. Але що якщо працівник самостійно подасть заяву з проханням зберігати трудову книжку на підприємстві? Відповідь проста: роботодавець не має обов'язку приймати на зберігання трудову книжку, навіть якщо працівник надає відповідну заяву. Законодавство більше не передбачає такого обов'язку для роботодавця.

Що робити, якщо працівник звільняється і одразу працевлаштовується знову? Якщо працівник, який працював у нас, звільняється, а потім одразу ж працевлаштовується на нову роботу (у нашій же компанії), ми повинні видати трудову книжку в день звільнення, а наступного дня, коли працівник буде знову працевлаштований, не маємо права брати на зберігання трудову книжку. Хоча по суті це одна і та ж особа, яка просто переходить з одного трудового договору на інший, все ж у день звільнення книжка передається працівнику, і на наступний день вона не може бути на зберіганні у роботодавця.

Підсумки першого уроку:

• Трудові книжки працівників, прийнятих до 10 червня 2021 року, можуть зберігатися на підприємстві.
• Трудові книжки працівників, трудові відносини з якими виникли після 10 червня 2021 року, зберігаються у працівників. Підприємство не має обов'язку і не має права брати трудові книжки на зберігання, навіть за бажанням працівника.
• У випадку, коли трудова книжка зберігається на підприємстві, вона видається працівникові у разі звільнення або знаходження підприємства в зоні активних або можливих бойових дій. Але є ще один випадок, про який поговоримо на наступному уроці. 

Це все на сьогодні. До зустрічі на наступному уроці!