Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Додаткові матеріали

Прийняття на роботу (xml-шаблон)

Текстове розшифрування відео

З метою оцифрування прийняття працівника на роботу нам потрібно скористатися функціоналом розділу «Відомості про трудові відносини робітника». Маємо інформаційне повідомлення з коротким описом того, як має виглядати скан-копія трудової книжки або документа-наказу. Головна вимога — це має бути кольоровий скан. Такий документ потрібно обов’язково підготувати заздалегідь.

Спочатку ідентифікуємо працівника, по якому буде виконано оцифрування. Така особа має вже перебувати з нами у трудових відносинах. Обов’язково зазначаємо всі ідентифікаційні реквізити, у тому числі по батькові. Якщо особа відмовилася від реєстраційного номера облікової картки платника податків, потрібно вказати серію та номер паспорта. Після цього натискаємо кнопку «Продовжити».

У новому вікні, яке розширилося знизу, відкривається новий функціонал. Переходимо до розділу «Записи про трудову діяльність». Спочатку користуємося функцією «Додати запис», у якій потрібно заповнити всі обов’язкові поля. Обов’язкові поля позначені червоною зірочкою.

Розпочинаємо із заповнення порядкового номера місця роботи. Тут потрібно вказати номер відповідно до того, яким за рахунком роботодавцем ви є для цього працівника. Наприклад, якщо це п’яте місце роботи для особи, вказуємо цифру п’ять. Якщо це перше місце роботи — вказуємо одиницю. Важливо: незалежно від того, чи це призначення, звільнення чи переведення, скрізь зазначаємо один і той самий порядковий номер для поточного місця роботи. Припустимо, це третє місце роботи — тоді вказуємо «3».

У полі найменування роботодавця зазначаємо назву компанії, від імені якої здійснюється внесення запису. Назва повинна повністю збігатися з тією, що відображається у верхній частині вебпорталу. Наприклад, якщо у полі зазначено «ТОВ Автоматизація», саме так і має бути внесено у відповідне поле. Тут же можна дублювати назву підприємства, яке внесло відповідний запис до паперової трудової книжки. Оскільки в цьому випадку йдеться про електронний запис щодо призначення працівника, паперова книжка вже не є обов’язковим джерелом, тому ці реквізити не є обов’язковими для заповнення. Якщо бажаєте, можна дублювати назву компанії та вказати код ЄДРПОУ.

Далі обираємо тип події — основне місце роботи або за сумісництвом, залежно від умов, у яких укладено трудові відносини. Обираємо пункт «Призначено», зазначаємо дату події, наприклад: 01.05.2024. У тексті запису вказуємо: «Прийнято на посаду головного бухгалтера». Далі зазначаємо тип документа, яким оформлено прийняття — наприклад, «Наказ». Після вибору типу документа, його назва автоматично переноситься в поле «Документ-підстава». Якщо цього не відбулося, заповнюємо поле вручну.

У полі «Номер документа» вводимо, наприклад, «23», а в полі «Дата документа» — «30.04.2024». Після цього натискаємо кнопку «Зберегти».

Наступний крок — додати файл документа. Обираємо той наказ, що було зазначено як підставу. Зі списку доступних варіантів обираємо «Трудова книжка» або «Документи про стаж». Вказуємо місце розташування файлу на комп’ютері, підтягуємо його, натискаємо «Відкрити», перевіряємо прикріплений документ і натискаємо кнопку «Продовжити». Далі натискаємо кнопку «Підписати та відправити до ПФУ».

Крім того, існує альтернативний варіант оцифрування прийняття на роботу — за допомогою XML-файлу. Для цього використовуємо кнопку «Завантажити» та підтягуємо підготовлений файл. Система автоматично рознесе дані по відповідних полях вебпорталу. Далі можна відкрити створений запис і перевірити його на коректність. Якщо потрібно — натискаємо «Редагувати» і вносимо правки в новому вікні «Записи про трудову діяльність».

XML-файл дозволяє значно пришвидшити процес внесення інформації, оскільки дані розносяться автоматично. До нього також потрібно прикріпити скан наказу про прийняття на роботу (або іншого відповідного документа) і натиснути «Підписати та відправити».

У подальшому стан обробки такого запису перевіряємо у розділі «Відомості про трудові відносини». Обов’язково звертаємо увагу на дату оцифрування та дату відправлення до Пенсійного фонду України. Іноді бувають затримки: запис може бути відправлений, але не опрацьований протягом декількох місяців. Це можна побачити за відсутністю відображення запису в системі.

Якщо ж по роботодавцю оцифрування не відбулося — потрібно перейти до іншої компанії у кабінеті та повторити пошук за більш раннім періодом. У таких випадках у статусі запису можуть бути позначки «В опрацюванні», «В роботі», «Виконано», а також коментарі або повідомлення довідкового характеру від фахівців Пенсійного фонду.

Необхідно слідкувати за тим, щоб статус запису змінився на «Виконано» — це свідчить про те, що оцифрування завершено успішно. На підставі цього процесу — внесення запису вручну, прикріплення наказу або імпорту через XML-файл — можна досягти оперативного та коректного оцифрування трудової діяльності працівника, особливо якщо ваше підприємство належить до критичної інфраструктури.