Додаткові матеріали

Презентація

Оперативні відомості до ПФУ для цілей бронювання

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Це у нас бонусний урок. І сьогодні ми розглянемо з вами оперативні відомості до Пенсійного фонду: хто має подавати, про що ми інформуємо, ну і, власне, саму процедуру також з вами пройдемо.

Отже, де у нас прописано про передачу оперативних відомостей до Пенсійного фонду? Це визначено у постанові №1332. Ви бачите (див. презентацію) таку громіздку дещо норму, але ми її будемо поступово розкручувати для того, щоб у вас всі пазли зійшлися, і ви тоді одразу зрозумієте, що і до чого.

Отже, з чого я хочу розпочати? Перш за все: які роботодавці передають відомості до Пенсійного фонду? Ви бачите (див. презентацію) , що це органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, які є критично важливими для Збройних Сил України та інших військових формувань. Ну і також — класично — підприємства, які є критично важливими для функціонування та життєдіяльності населення в особливий період. Тобто усі вони мають передавати оперативні відомості до Пенсійного фонду.

Але з цієї норми також виникають багато запитань. Якщо підприємство отримало статус критично важливого підприємства, але не бронювало, або у нього не здійснилося бронювання, або якісь там перешкоди — тобто є статус критичності, але немає заброньованих працівників — чи передавати такому підприємству оперативні відомості до Пенсійного фонду? Відповідь: так, передавати, оскільки постанова №1332 не містить інших уточнень з цього приводу.

Наступне питання: якщо підприємство не має статусу критично важливого, чи потрібно йому передавати оперативні відомості до Пенсійного фонду? Ні, не потрібно, тому що у нього немає статусу критично важливого.

Ну і, відповідно, одразу хочу відзначити: ФОП — вони також не передають оперативні відомості до Пенсійного фонду. Ви, мабуть, знаєте, що ФОП не ведуть військовий облік, вони не бронюють. Відповідно, вони не згадані, а через це вони не згадані у постанові №1332 як такі, що мають передавати оперативні відомості до Пенсійного фонду.

А в який строк потрібно передавати ці оперативні відомості? Тут чітко визначено: не пізніше, ніж протягом наступного дня після прийняття, переведення, звільнення і так далі. І цей строк чітко окреслений.

Більш того, у більшості випадків система не пропускає, якщо ми будемо заднім числом щось подавати — система Пенсійного фонду просто нас не пропустить. Я знаю випадки, багато хто мені заперечить, що «а у мене все завантажується». Можливо, і може в якісь моменти це завантажувати, але у загальному випадку — ми перевіряли це через передплатників — заднім числом не завантажується.

Тому будьте обачні у цьому питанні, щоб у вас не було таке, що ви понадіялися завантажити заднім числом, а цього не відбулося. Тому ще раз: не пізніше, ніж протягом наступного дня після відповідної події, які у нас прописані.

І Пенсійний фонд — це роз’яснення дещо стареньке, але все одно воно наочно показує строки, як їх застосовують. Отже, у випадку, який розглядає Пенсійний фонд, дивимося з вами. Наказ про переведення є і він датований 14 серпня. При цьому переведення працівника, саме факт переведення, буде здійснений з 20 серпня. І відповідно, коли ж у нас гранична дата для передачі оперативних відомостей до Пенсійного фонду?

Перший момент, що Пенсійний фонд відштовхується не від дати видання наказу, а від дати настання події. У нашому випадку це переведення на постійній основі, тобто 20 серпня 2024 року. Ну, у випадку, як це вказано у роз’ясненні Пенсійного фонду. Відповідно, гранична дата передачі — не пізніше, ніж 21 серпня 2024 року. При цьому протягом 21 серпня ми ще можемо подати оперативні відомості до Пенсійного фонду.

Тобто запам’ятайте, що ми відштовхуємося не від дати видання наказу, а відштовхуємося від самої дати події — це прийняття з такого-то числа, звільнення з такої-то дати. Саме від цієї дати ми будемо з вами відштовхуватися.

Інший приклад, більше адаптований під наші з вами реалії. Є критично важливе підприємство і працівник звільняється, наприклад, 1 серпня 2025 року, і це буде у нас п’ятниця. В які строки подавати відомості до порталу Пенсійного фонду — відштовхуватися від робочих чи календарних днів?

Оскільки постанова №1332 не містить ніяких уточнень стосовно того, чи то у нас календарні, чи то робочі дні, звісно, ми приймаємо за основу календарні дні. І тому відомості мають бути подані або 1 серпня 2025 року у п’ятницю, або 2 серпня 2025 року у суботу. Ніяких перенесень на понеділок тут не буде, тому тут враховуйте вашу завантаженість, графік роботи на підприємстві. Фізично 2 серпня ви зможете подати. Якщо у вас п’ятиденка класична з понеділка по п’ятницю, то враховуйте, що ваші працівники — відділ кадрової служби чи бухгалтерія, які займаються передачею оперативних відомостей до Пенсійного фонду — в суботу можуть і не працювати, але фізично подати так вони зможуть незалежно від того, що у вас на підприємстві це вихідний день.

Наступний кейс. Підприємство отримало статус критично важливого умовно 28 липня 2025 року. Коли нам передавати оперативні відомості до Пенсійного фонду? З 28 липня 2025 року. Нічого заднім числом ми там не наганяємо всіх співробітників, яких ми колись приймали. Ні. У мене обов’язок виникає з 28 липня 2025 року, коли мені, власне, підтвердили критичність мого підприємства.

Далі йдемо. По яких працівниках передавати оперативні відомості? Ну, оскільки, знову ж таки, постанова №1332 не містить ніяких уточнень, то, відповідно, по всім працівникам: військовозобов’язаний, невійськовозобов’язаний, призовник, непризовник, жінки — подаємо по всім.

А що стосується інших нюансів — і за основним місцем роботи, якщо працевлаштований, і за сумісництвом, повний, неповний робочий час, строковий, безстроковий трудовий договір — для цього немає значення. Передаємо оперативні відомості до Пенсійного фонду.

А от що має дійсно значення — це ті події, про які ми маємо інформувати. Про що ми інформуємо згідно з постановою №1332? Тут уважно: прийняття, переміщення працівника, постійне переведення, звільнення, поновлення на роботі і призупинення або відновлення дії трудового договору. І це все. Ви можете навіть роздрукувати цей слайд (див. презентацію), щоб він був у вас завжди перед очима. Це всі ті події, про які ми повинні оперативно інформувати Пенсійний фонд.

Відповідно, якщо у мене виникає питання: про що я не маю інформувати — то про всі інші події. А відпустка до трьох років — вийшла, повернулася — не інформуємо. Відпустка без збереження заробітної плати, навіть якщо вона тривала — не інформуємо. Мобілізація, демобілізація, тимчасове переведення, суміщення, виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників — про всі ці події ми не інформуємо. Інформую тільки про те, що визначено на попередньому слайді (див. презентацію).

Далі. Ми всі люди, і буває так, що ми десь помилилися, десь внесли неточності при передачі оперативних відомостей до Пенсійного фонду. Чи можна їх виправити? Ви, власне, бачите зараз на слайді роз’яснення Пенсійного фонду, де вони кажуть, що ні — такого механізму не передбачено. І дійсно, станом на запис цього уроку у нас не передбачено механізму виправлення, що я відкрию, як ми звикли, якусь картку, підправлю і заново відправлю до Пенсійного фонду. На жаль, у розділі «Оперативні відомості до Пенсійного фонду» такого немає.

Проте бувають різні негаразди. Як з них виходити? Якщо говоримо про нового працівника, який не підтягується, наприклад, можна подати інформацію в іншому розділі, теж комунікації з ПФУ. Але йдемо до «Відомості про трудові відносини робітника» і створюємо новий запис. Його можна вручну прямо ввести і додати скан-копію наказу про прийняття на роботу. Піти через цей шлях. Він буде трошки довший, але для того, щоб підтягнувся працівник, можна його спробувати.

Далі. Як ще трошки хитрують, так? Якщо визначили невірну посаду, то ми можемо зробити таке умовне переведення, а потім знову переведення на ту посаду, яка першочергово у нас і повинна бути визначена, для того щоб працівник засвітився правильно для нашого бронювання.

Ну і останній варіант, який також можливий і, мабуть, більш дієвий — це звернення до Пенсійного фонду. Але ось такого загального механізму, що я отам натисну і зможу змінити оперативні відомості до Пенсійного фонду — такого немає.

Далі. Якщо я не буду передавати оперативні відомості до Пенсійного фонду — чим мені це загрожує? А працівник не підтягується в Реєстрі застрахованих осіб. Відповідно, при бронюванні Дія не бачить трудових відносин з працівником, а це одна з головних умов для бронювання. Якщо я не передам оперативні відомості по цьому працівнику — при його прийнятті головним чином, при звільненні, щоб він у мене витягся звідси — то відповідно Дія не буде сприймати цих працівників: прийнятих, звільнених. І тому працівник не буде підтягуватися у Дії. Я не зможу його забронювати або ж, можливо, оперативніше вирішити проблеми з анулюванням бронювання.

Тому саме з цією метою і були розроблені оперативні відомості до Пенсійного фонду — головним чином, щоб працівник одразу підтягувався до Реєстру застрахованих осіб. А Дія підтягує цей реєстр, бачить працівника — можемо бронювати.

Ну, ось така, власне, схема. І такий невеличкий практикум по передачі відомостей до Пенсійного фонду. А передаємо через спеціальний підрозділ — це «Відомості про трудові відносини», «Оперативне подання інформації», тобто саме через нього.

Зверху у нас є «Відомості про трудові відносини робітника» — це трудова книжка, мається на увазі електронна трудова, її наповнення. Так, ми також ним користуємося, якщо ви займаєтеся кадрами. А це спеціальний розділ — «Оперативне подання інформації».

У нас висвітлюється таке віконце. У більшості випадків обирають «Відомості по особі», тобто повідомлення про зміни в трудових відносинах. «Подати відомості по особі» — обрали. І далі у нас відкривається таке віконце. Заповнюємо інформацію стосовно того працівника, щодо якого ми подаємо наші оперативні відомості, і натискаємо «Додати запис».

Після цього відкривається вже, мабуть, трошки звичне для нас вікно (хто займався, так, електронними трудовими), де потрібно внести:

• порядковий номер трудових відносин,
• код ЄДРПОУ,
• назву самого підприємства (це, власне, про що ми інформуємо),
• тип події — тут у вас буде відкриватися: період роботи за основним місцем роботи, період роботи за сумісництвом,
• атрибут події — призначено, звільнено, переведено, переміщено,
• дата події.

Після цього вручну потрібно ввести, про що, власне, інформуємо — чи то прийнятий, чи то звільнений, переведений. Ну, власне, про що інформуємо наш Пенсійний фонд.

На підставі чого? У більшості випадків у вас буде це — наказ. А документ — назва буде знову дублюватися, номер документа-підстави, номер вашого наказу, ну і дата документа-підстави.

Зверніть увагу: дата події і дата документа-підстави — це різні поля. Тому коли у вас є наказ — обов’язково уважно слідкуйте за цим. Ось тут, там де дата документа-підстави, я вношу дату реєстрації мого наказу, а там, де дата події — я вношу, власне, з якої події це відбувається: прийнято, звільнено таким-то числом, або ж переведено з такого-то числа (див. презентацію).

Далі. Що ще хочу підкреслити: найбільше питань виникає при заповненні такого поля, як «порядковий номер місця трудових відносин». Дуже важко його порахувати.

Давайте спробуємо вам пояснити. Дивіться: рахується не кількість записів. Ми звикли вести там один-два-три: прийнятий, звільнений, знову прийнятий, звільнений, прийнятий, звільнений, переведений. І там, наприклад, у мене назбиралось дев’ять записів у трудовій книжці цього працівника — чи в електронній, чи в паперовій.

Але тут так не працює. Тут ми рахуємо кількість наших роботодавців.

Наприклад: працівник працював у ТОВ «А», потім у ФОПа, тепер у ТОВ «Вікторія». То, ТОВ «Вікторія» — ну, ми з вами розуміємо: якщо він працював у ТОВ «А», у нього був як мінімум один запис про прийняття, один — про звільнення. У ФОПа — як мінімум один запис про прийняття, один — про звільнення. І я тут ще зі своєю ТОВ «Вікторією» вношу запис про прийняття на роботу. Тобто у підсумку десь п’ятий запис, так? Ну, якщо так — у загальному випадку, узагальнюючи.

Але насправді порядковий номер місця трудових відносин буде три, тому що я рахую по роботодавцях: ТОВ «А» — перший, ФОП — другий, я — третій. І всі мої записи —прийняла його — поставлю порядковий номер місця трудових відносин «3», переведу — «3», а звільняти буду теж — «3».

Чи дає нам паперова чи електронна трудова змогу підрахувати це? Насправді, зараз — чи поки що — ні. Тому що ви знаєте, що паперова трудова зараз ведеться працівником. Вона може бути оцифрована або не оцифрована. Відповідно, відомості або підтягнулися, або не підтягнулися до електронної трудової книжки, якщо у працівника значний стаж. І з електронної трудової я можу бачити тільки там, де подавалася звітність — там, де підтягувалися його дані зі звітності.

Якщо у працівника значний стаж, то з паперової трудової до ось цієї електронної, якщо вона оцифрована, паперова, воно не підтягнеться. І тоді в мене вже буде збій у її порядковому номері місця трудових відносин. Але Пенсійний фонд трошки так заспокоює і каже, що ви можете проставляти одиничку — вони все одно зараховують оце передачу оперативних відомостей до Пенсійного фонду. Краще порахувати, але, в принципі, якщо ви не впевнені — проставляйте одиничку. Пенсійний фонд приймає.

Далі. Тип подій ми з вами вже розібрали. Атрибут подій ми з вами поговорили — що тільки про ці події ми, власне, інформуємо. Власне, вони заведені і ось у цій картці, по якій ми проходилися при передачі оперативних відомостей до Пенсійного фонду.

Скан-копії наказів, на підставі яких ми приймали, звільняли, переводили, поновлювали — нічого це не завантажується. Це оперативні відомості. Показали — відправили.

Ну і, власне, останній цей наш шлях — це підписати та відправити до Пенсійного фонду.

Також з’явилася нова опція — це повідомлення про зміни в трудових відносинах: завантажити відомість з архівом. Це коли ви можете подати по кількох працівниках, але для цього потрібно використовувати XML-файл, попередньо створений. Ось бачите — завантажити архів, ви його завантажите, і таким чином можете подавати оперативні відомості одразу по кількох працівниках.

Про ось ці моменти, стосовно того, як це здійснити на порталі Пенсійного фонду: по одному працівнику, одразу по кількох, приклад XML-файлу — все це буде у бонусних уроках, але вже від Ольги Хільчук.

Ми ж підбиваємо з вами підсумки: оперативні відомості до Пенсійного фонду передають, зокрема, усі критично важливі підприємства. Інформуємо про прийняття, переміщення, постійне переведення, звільнення, поновлення, призупинення або відновлення дії трудового договору. Про всі інші — не інформуємо.

Строк для передачі повідомлення — не пізніше, ніж протягом наступного дня після настання події, які ми з вами проговорили.

На цьому по даному бонусному уроку все. Крокуємо з вами далі.