Чуємо час від часу, що заброньований працівник поїхав у відрядження чи відпустку і не повернувся з-за кордону. Сьогодні на мінікурсі розглянемо, що можна зробити в такій ситуації.

Насамперед слід зазначити, що важелів прямого впливу на працівника, який прийняв рішення залишитися за кордоном, немає. Можливо, ще плануючи відрядження чи відпустку, він уже прийняв рішення, про яке, звісно, роботодавця не повідомив. Тому наша задача – допомогти роботодавцю грамотно оформити всі кадрові дії, щоб захистити інтереси роботодавця.

Що зробити до виїзду працівника за кордон

Щоб мінімізувати ризики, слід діяти ще до моменту виїзду працівника.

Відповіді на будь-які кадрові запитання від провідних експертів kadroland протягом доби! Ваш Особистий Консультант вже очікує і готовий допомогти!

Перше, що потрібно зробити кадровику, – це попросити працівника написати заяву про обмін документами через електронну пошту, вайбер, телеграм чи інший месенджер. Така заява повинна бути умовою виїзду за кордон.

У відповідь на заяву працівника, роботодавець видає відповідний наказ.

Також працівника можна письмово попередити, що у разі неповернення його буде звільнено за прогул.

Ці дії не гарантують, що працівник повернеться, але створюють підґрунтя для правомірного звільнення.

Алгоритм дій, якщо працівник не повернувся

Якщо вже так сталося, що працівник не повернувся, пропонуємо наступний алгоритм дій.

В першу чергу, за кожен день, коли працівник не з’явився на роботі, складається акт. Його мають підписати щонайменше три особи.

Далі відправляємо працівнику на електронну пошту або у відповідний месенджер, який працівник вказував в заяві, лист з проханням надати пояснення відсутності на роботі. У листі обов’язково зазначити дати, щодо яких потрібно надати пояснення, а також строк, протягом якого ви очікуєте від працівника відповідь.

В разі ненадання пояснень або надання пояснень, з яких не вбачається поважна причина відсутності на роботі, роботодавець має право звільнити працівника за прогул.

Якщо ж причина неповернення працівника на роботу з-за кордону поважна і підтверджена документами, радимо не ризикувати й дочекатися, поки вказана причина зникне.

Період відсутності працівника, що не вийшов на роботу після відрядження чи відпустки, не оплачується і табелюється літерним кодом «НЗ» — до моменту надання пояснень працівником, і літерним кодом «І» — якщо пояснення надано.

Зверніть увагу, поважність причин – це оціночне поняття і саме роботодавцю надано право давати оцінку ситуації й встановлювати наявність чи відсутність поважних причин.

Видаємо наказ про звільнення

Якщо підстави для звільнення за прогул є, оформлюється відповідний наказ. У день звільнення проводиться остаточний розрахунок, виплачується компенсація за невикористану відпустку, працівнику надсилається сканкопія наказу та повідомлення про виплачені суми.

Якщо працівника немає в день звільнення, відповідно до ст. 116 Кодексу законів про працю України, розрахунок може бути здійснений після пред’явлення ним вимоги. До цього моменту направляти повідомлення про виплати не потрібно.

Анулюємо бронь

Після звільнення працівника роботодавець анулює його бронь і протягом 7 днів повідомляє про це ТЦК.

Чи є ризики для підприємства?

І наостанок хочемо заспокоїти. Зазвичай поодинокі випадки залишення працівників за кордоном не створюють перешкод для бронювання інших працівників і не є підставою для анулювання статусу критично важливого підприємства.

Шаблони та зразки документів:

Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про затвердження Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Заява працівника про обмін документами через електронні засоби зв'язку

Наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником

Акт про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності

Акт про неможливість ознайомлення працівника з наказом під підпис внаслідок його відсутності на роботі

Наказ про звільнення за прогул

Статті та консультації на тему:

Звільнення за прогул: детальна інструкція для роботодавців

Як звільнити за прогул, якщо з працівником немає зв’язку

Заброньований працівник не повернувся з-за кордону: дії роботодавця

Заброньований працівник не повернувся з-за кордону: дії роботодавця