Заповнюємо повідомлення про отримання трудової книжки та копії наказу про звільнення

Якщо трудова книжка зберігається на підприємстві, але працівник відсутній на роботі в день звільнення, то на підставі п. 4.2 Інструкції № 58 роботодавець в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.

Також з 10 червня 2021 року стаття 47 КЗпП передбачає, що «власник або уповноважений ним орган зобов'язаний в день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення», то у повідомленні також слід вказати й про необхідність отримання копії наказу.

Форма такого Повідомлення не затверджена. Тому скласти його можна за довільною формою з дотриманням вимог з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2020 щодо його обов’язкових реквізитів.

Обов’язково вказуємо найменування підприємства, його код ЄДРПОУ, дату складання та порядковий номер.

Зверніть увагу! Дата повідомлення повинна відповідати даті звільнення працівника, тобто даті останнього робочого дня.

Якщо документ адресують фізичній особі, то за ДСТУ 4163-2020 спочатку зазначають власне ім’я та прізвище адресата в давальному відмінку, потім — поштову адресу.

Вказуємо заголовок до тексту документа «Про необхідність отримання трудової книжки та копії наказу про звільнення».

Далі необхідно стисло сформулювати текст повідомлення. Важливо вказати підставу звільнення (у даному випадку — звільнення за власним бажанням), дату звільнення, серію та номер трудової книжки, а також назву відділу, до якого повинен звернутися працівник — відділ кадрів.

Слід вказати адресу відділу кадрів та режим роботи цього відділу, щоб працівник знав, коли саме він може забрати документи.

Далі у тексті повідомлення слід проінформувати працівника про те, що згідно із законодавством він може отримати трудову книжку та копію наказу поштою. Для цього у письмовій згоді про отримання документів поштою він має вказати свою поштову адресу.

Письмова згода працівника є обов’язковою, оскільки у п. 4.2 Інструкції передбачено, що пересилання трудової книжки поштою з доставленням на адресу працівника допускається тільки за його письмовою згодою.

Також слід попередити працівника, що з дня відправлення цього Повідомлення роботодавець не несе відповідальності за затримку видачі трудової книжки та копії наказу про звільнення.

Повідомлення може підписати керівник відділу кадрів або інспектор.

Зверніть увагу! З 10 червня 2021 року у ст. 235 КЗпП вказано, що середній заробіток за весь час вимушеного прогулу роботодавцю доведеться заплатити працівнику, якщо у день звільнення йому з вини роботодавця не буде видано копію наказу (розпорядження) про звільнення.

Крім того, у п. 4.1 Інструкції № 58 передбачено, що при затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органа працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Тож надсилання повідомлення працівнику в день звільнення рекомендованим листом (з повідомленням про вручення) надалі може захистити роботодавця від відповідальності за затримку у видачі трудової книжки та копії наказу.

***