Трудові книжки ФОП: чи є обов’язок оцифрування до 10.06.2026
Фахівці Пенсійного фонду роз’яснюють, що фізичні особи – підприємці, як і всі інші роботодавці, можуть за власним бажанням передати скановані копії трудових книжок працівників для їх оцифрування.
Водночас обов’язок з оцифрування трудових книжок не покладається виключно на роботодавця. Це може зробити і сам працівник, особливо якщо паперова трудова книжка зберігається у нього. Головне — встигнути оцифрувати трудові книжки до 10 червня 2026 року (Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»).
Щоб завантажити скан-копії трудової книжки, ФОП має авторизуватися в особистому кабінеті страхувальника ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису.
У розділі «Відомості про трудову діяльність» необхідно:
-
заповнити дані працівника: прізвище, ім’я, по батькові та РНОКПП (ідентифікаційний код);
-
завантажити кольорові скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки.
Файли мають бути у форматі PDF або JPG та достатньої якості для зчитування.
Після перевірки даних заявку слід підписати електронним підписом ФОПа та надіслати до ПФУ.
Статус обробки поданих документів можна переглянути у розділі «Вхідні/Надіслані документи».
Детальніше про сканування паперової трудової книжки у мінікурсі.
Відстрочка для багатодітних батьків: спрощено процедуру оформлення
З 9 травня 2025 року набрала чинності постанова Кабінету Міністрів України від 06.05.2025 № 519 «Про внесення змін до Порядку проведення призову громадян на військову службу під час мобілізації, на особливий період».
Зміни стосуються, зокрема, чоловіків, на утриманні яких перебуває троє і більше дітей віком до 18 років (пп. 3 п. 1 додатка 5 до Порядку проведення призову громадян на військову службу під час мобілізації, на особливий період, затвердженого постановою від 16.05.2024 р. № 560).
Відтепер, якщо військовозобов’язаний є біологічним батьком трьох і більше дітей, процедура оформлення відстрочки стала простішою.
Тепер не потрібно подавати договір про сплату аліментів або інші документи, що підтверджують матеріальне утримання дітей.
Для отримання відстрочки військовозобов’язаний подає до територіального центру комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП):
-
Свідоцтва про народження трьох або більше дітей, у яких зазначено його батьківство;
-
Один із документів, що підтверджує спільне проживання або участь у вихованні дітей:
-
свідоцтво про шлюб з матір’ю дітей;
-
рішення суду про розірвання шлюбу та визначення місця проживання дітей з батьком;
-
рішення органу опіки та піклування про визначення місця проживання дітей з батьком.
-
інформацію з Єдиного реєстру боржників про відсутність даних про військовозобов’язаного за категорією «стягнення аліментів» станом не пізніше ніж за 5 днів до подання заяви на відстрочку.
-
Відстрочку для багатодітних батьків можна оформити онлайн у застосунку «Резерв+».
Детальний перелік документів, що подаються військовозобов’язаним для отримання відстрочки у довіднику.
Аудит паперової трудової книжки перед скануванням: поради ПФУ
Пенсійний фонд України нагадує, що перед скануванням трудової книжки потрібно провести її ретельний аудит.
Перш за все на титульному аркуші паперової трудової перевіряємо:
-
правильність написання прізвища, ім’я та по батькові, дати народження працівника, які повинні відповідати паспортним даним;
-
наявність підписів власника трудової книжки та відповідальної особи;
-
наявність печатки закладу, де трудову заповнили вперше.
У разі необхідності виправлення неточних записів на титульному аркуші трудової книжки поточний роботодавець може зробити це шляхом закреслення однією рискою та внесенням правильного запису. Нові дані повинні містити посилання на документ і бути завіреними підписом та печаткою відповідальної особи.
У записах про прийняття, звільнення та переведення мають бути чітко вказані дата початку роботи, найменування підприємства, посада, номери і дати наказів.
У разі виявлення неправильних записів про роботу їх виправлення робиться на підприємстві, де зроблено такий запис. Якщо підприємство ліквідоване, відповідний запис робить правонаступник, а у випадку його відсутності — архів.
До речі, 16 жовтня відбудеться вебінар, присвячений, зокрема, аудит трудової книжки, запис якого буде доступний для передплатників.
Бронювання працівників без ВОД зі статусом «У розшуку»: закон прийнято
Верховна Рада 9 жовтня ухвалила закон, який дозволяє критично важливим підприємствам оборонно-промислового комплексу (ОПК) бронювати працівників і навіть своїх бенефіціарів, якщо ті не мають належних військово-облікових документів, не уточнили персональні дані або перебувають у статусі «У розшуку». (Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо організації трудових відносин в умовах воєнного стану» на базі законопроєкту №13335 від 30.05.2025).
Зміни, зокрема, внесено до ч. 4 ст. 25 Закону України 21.10.1993 року № 3543-XII «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію», які передбачають, що таке бронювання діятиме не більше 45 календарних днів з дати укладення трудового договору й може застосовуватися лише один раз на рік. Якщо військовозобов’язаний усуне порушення правил військового обліку протягом цього строку, він може бути заброньований на загальних підставах. При цьому бронювання не звільняє від відповідальності за порушення правил військового обліку чи мобілізаційного законодавства.
Також внесено зміни до Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», якими статтю 2 доповнено новою частиною, яка передбачає, що критично важливим підприємствам ОПК дозволено приймати на роботу працівників без військово-облікового документа або за його неналежного оформлення.
У цьому разі трудовий договір укладається лише на період випробування – 45 днів. Якщо за цей час документи не будуть подані або виправлені, працівника можуть звільнити.
Очікуємо на остаточний текст закону після його підписання Президентом та офіційного опублікування.
Більше про зміни у бронюванні на безкоштовному вебінарі 16 жовтня.
Мінекономіки оновило критерії бронювання: зарплата більше не головний показник
Ми вже інформували, що у вересні Мінекономіки виклало у новій редакції Критерії визначення підприємств, установ і організацій, які мають важливе значення для галузей національної економіки (Наказ від 11.09.2025 № 471 «Про внесення змін до Критеріїв визначення підприємств, установ і організацій, які мають важливе значення для галузей національної економіки, та визнання такими, що втратили чинність, деяких наказів Міністерства аграрної політики та продовольства України та Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів України»).
Однак нові критерії викликали занепокоєння у Федерації робітників України (далі – ФРУ). Представники ФРУ звернулися з пропозицією до Мінекономіки переглянути оновлені положення й повернути раніше чинні норми.
Причина — зміна вимог до рівня зарплати, що була одним із ключових показників при визначенні статусу критично важливого підприємства.
Так, у старій редакції Критеріїв статус критично важливого могли отримати або підтвердити підприємства, де середня зарплата працівників була суттєво вищою за середню по країні:
-
для підприємств із 50 і більше працівниками — не нижче середньої зарплати по країні, помноженої на коефіцієнт 2;
-
для підприємств із 20 і більше працівниками — не нижче середньої зарплати по країні, помноженої на коефіцієнт 3.
Цим фактично запроваджувалася концепція економічного бронювання, що стимулює вихід зарплат із тіні, мотивує роботодавців підвищувати оплату праці та сплачувати більше податків.
Наразі вимоги щодо рівня заробітної плати для бронювання відсутні, що може спричинити ризик переведення трудових відносин у тіньовий, незадекларований формат, наголошують у Федерації роботодавців.
Ознайомитися з галузевими та регіональними критеріями для бронювання можна у довіднику.
Нова редакція Положення про реєстр застрахованих осіб та електронні трудові: головні моменти
На сайті СПО профспілок оприлюднено проєкт постанови Пенсійного фонду України «Про внесення змін до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування».
Проєкт передбачає нову редакцію Положення, мета якої – привести термінологію та вимоги у відповідність до чинного законодавства.
Зокрема, у документі визначено термін «електронна трудова книжка» – це відомості про трудову діяльність особи, які слугують для визначення загального, безперервного та спеціального стажу, а також містять інформацію про ранги державних службовців, нагороди, заохочення та інші дані, передбачені законодавством.
Власником Реєстру застрахованих осіб є держава в особі Пенсійного фонду України, який одночасно виступає його держателем, адміністратором та технічним адміністратором. У реєстрі накопичується, зберігається та автоматично обробляється інформація про фізичних осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню. Реєстр також містить дані, необхідні для обчислення страхових виплат та формування електронних трудових книжок.
Джерела інформації Реєстру:
-
звітність і повідомлення про прийняття на роботу або укладення гіг-контрактів;
-
система персоніфікованого обліку пенсійного страхування;
-
електронні пенсійні справи;
-
облік сплати страхових внесків;
-
дані Фонду соціального страхування на випадок безробіття;
-
відомості, подані застрахованими особами;
-
реєстр страхувальників Державного реєстру;
-
Мін’юст;
-
звернення громадян до територіальних органів ПФУ;
-
інші джерела, передбачені законодавством.
Крім того, у новій редакції передбачено 20 додатків до Положення, зокрема: дані про нараховану заробітну плату (додаток 6), форми ОК-2, ОК-5, ОК-7, відомості про трудовий і страховий стаж (додаток 9) та інші, за якими формується й надається інформація з Реєстру.
Маєте запитання щодо підрахунку стажу? Задайте їх у сервісі «Особистий консультант» і отримаєте відповідь від 15 хвилин до доби.