Слухати чи завантажити аудіозапис
Як закрити номенклатуру справ за 2025 рік та розробити для 2026 року? Що потрібно встигнути зробити до 15 листопада? Сьогодні на мінікурсі ви знайдете відповіді на ці та інші запитання щодо номенклатури справ.
Що таке номенклатура справ і кому вона обов’язкова
Номенклатура справ – це обов’язковий для кожного підприємства систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві, така собі своєрідна «карта» документів установи. Вона допомагає правильно розподіляти документи на справи, шукати їх за змістом, визначати строки їх зберігання та слугує основою для складання описів справ постійного, тривалого й тимчасового зберігання.
Складати номенклатуру справ зобов’язані всі підприємства, тоді як фізособи – підприємці можуть робити це за власним бажанням. На цей обов’язок не впливають ані форма організації роботи, ані обставини воєнного стану: навіть за дистанційної роботи вимоги до ведення номенклатури залишаються чинними.
Як часто потрібно оновлювати номенклатуру справ
Щороку номенклатуру справ потрібно закривати за минулий рік і розробляти нову на наступний – з урахуванням усіх змін у структурі, функціях чи напрямках роботи підприємства.
Які бувають види номенклатури за Правилами № 1000/5
Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5) розрізняють кілька видів номенклатур: типову, примірну, номенклатуру підприємства та структурного підрозділу.
Типову та примірну номенклатури розробляють органи вищого рівня для підвідомчих підприємств з метою уніфікації складу справ і строків їх зберігання. Типова номенклатура встановлює єдиний склад справ і систему індексації для підприємств з однаковою структурою та має статус нормативного акта, тоді як примірна номенклатура визначає орієнтовний склад справ і має рекомендаційний характер.
Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури, кожне підприємство має обов’язково складати власну – адаптовану до особливостей своєї діяльності.
Процес формування номенклатури – логічний і послідовний, якщо діяти крок за кроком.
З чого почати розробку номенклатури
Спочатку визначають принцип побудови номенклатури – від нього залежить зручність роботи з документами. Якщо на підприємстві чітко визначена структура, доцільно застосовувати структурний принцип: розділами номенклатури стають назви підрозділів (канцелярія, відділ кадрів, бухгалтерія тощо).
Якщо структура відсутня, а завдання розподілені між працівниками, номенклатуру складають за функціональним принципом, де розділи відображають напрями роботи – організацію, планування, фінанси, прогнозування тощо.
Наступний етап – аналіз усіх документів і завдань, що регламентують діяльність підрозділів та підприємства в цілому: положення, статути, штатні розписи, номенклатури та описи справ попередніх років. Аналізують як внутрішню, так і зовнішню документацію, включаючи електронні документи. Водночас номенклатура не містить друковані видання, довідники, журнали та інші матеріали довідкового характеру, тож їх до уваги не беремо.
Як оформити номенклатуру справ за уніфікованими формами
Коли потреби у формуванні конкретних справ визначено, переходять до найвідповідальнішого етапу – складання номенклатури. Номенклатура справ установи, як і структурного підрозділу, складається за уніфікованими формами, наведеними в додатках 10 і 11 до Правил № 1000/5, і передбачає п’ять граф, обов’язкових для заповнення.
У графі 1 проставляйте індекс кожної справи, що складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах підрозділу.
У графі 2 вкажіть заголовки справ (томів, частин), які стисло та чітко відображають зміст документів. Формулювання заголовків можна брати з Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік №578/5).
Наприклад – «особові справи працівників».
У графі 3 зазначають кількість справ, томів, частин номенклатури справ і заповнюють цю графу наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури справ зазначають строки зберігання справ, а також номери статей за типовими чи галузевими переліками документів. Для визначення строків зберігання тих чи інших документів слід користуватися Переліком №578/5. Якщо справа містить документи з різними строками зберігання, встановлюється максимальний із них. Наприклад, для документів, строк зберігання яких три та п’ять років слід встановити п’ятирічний строк зберігання.
У графі 5 робляться відмітки про перехідні справи, форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана), посадових осіб, відповідальних за формування справ, та про передачу справ до архіву чи інших установ для подальшого зберігання.
Витяг із номенклатури справ на 2026 рік
До якого строку слід розробити та затвердити номенклатуру справ
У структурованих підприємствах номенклатуру справ на наступний рік готують у підрозділах до 15 листопада поточного року. У такому разі у служби діловодства буде час узагальнити матеріали, сформувати зведену номенклатуру та до 1 грудня подати її на погодження до архівної установи.
Водночас дотримуватися цього строку обов’язково лише тоді, коли в номенклатурі на наступний рік передбачено суттєві зміни – додано нові розділи, змінено строки зберігання або з’являються документи Національного архівного фонду. У такому разі її слід погодити з архівною установою до 1 грудня. У інших випадках номенклатура вводиться у дію після підпису керівника та візування експертною комісією підприємства.
Забудьте про аврал і дедлайни! Календар кадровика допоможе тримати все під контролем. Плануйте зручно – почніть користуватись уже зараз.
Чи потрібно затверджувати номенклатуру справ окремим наказом
Затверджувати номенклатуру справ окремим наказом не потрібно – достатньо підпису керівника. Водночас якщо потрібно визначити додаткові дії, варто видати наказ з адміністративно-господарської діяльності, у якому зазначити про затвердження зведеної номенклатури та визначити конкретні дії для відповідальних осіб – див. зразок Наказу про призначення відповідальної особи, щодо розроблення номенклатури справ.
Як формується зведена номенклатура справ підприємства і хто її підписує
Після подання примірників номенклатур від підрозділів служба діловодства складає зведену Номенклатуру справ підприємства, яка відображає загальну структуру та напрями діяльності підприємства. Її оформлюють у чотирьох примірниках: один зберігається у службі діловодства, другий – робочий, третій – в архіві підприємства, четвертий – у державній архівній установі або органі вищого рівня.
Підписує зведену номенклатуру керівник служби діловодства, візує керівник архіву закладу або посадова особа, відповідальна за архів. Після цього її схвалює експертна комісія підприємства.
Витяг із номенклатури справ на 2026 рік
Чи можна змінювати номенклатуру справ протягом року
Після введення в дію номенклатури, робота з нею не завершується. Адже Правила № 1000/5 дозволяють упродовж року вносити зміни – якщо цього вимагають нові норми законодавства чи потреби підприємства. Для цього використовують резервні номери наприкінці номенклатури.
Як правильно закрити номенклатуру справ наприкінці року
Наприкінці року номенклатуру справ потрібно закрити підсумковим записом. Номенклатура кожного структурного підрозділу оформлюється таким записом із зазначенням кількості та категорій фактично заведених справ. У графі 3 відповідальні особи вказують кількість справ за строками зберігання – постійного, тривалого й тимчасового, окремо позначають перехідні справи та ті, що мають відмітку «експертна комісія». На підставі цих даних зведена номенклатура підприємства також закривається підсумковим записом, який затверджує керівник установи.
Порядок щорічного закриття та введення в дію номенклатури здійснюється в межах підприємства – без погодження з архівною установою.
Як часто архівна установа повинна погоджувати номенклатуру справ
Погодження з архівом або схвалення органом вищого рівня проводиться лише один раз на п’ять років або раніше, якщо відбулися істотні зміни у власності, структурі, функціях чи напрямах діяльності. Однак новостворені підприємства зобов’язані протягом року з початку діяльності подати схвалену експертною комісією підприємства номенклатуру справ на розгляд відповідної архівної установи або архівного відділу міської ради для проведення експертизи цінності документів і можливого віднесення їх до Національного архівного фонду.
Чи загрожує штраф за відсутність номенклатури справ на підприємстві
Хоча прямої відповідальності чи штрафу за відсутність номенклатури справ законодавство не передбачає, однак її відсутність призводить до хаосу в документах, унеможливлює формування архіву та може стати причиною втрати або знищення важливих документів, що своєю чергою може спричинити штрафи за порушення правил зберігання документів, зокрема, якщо це стосується трудових відносин або податкових документів.
Висновки
Номенклатура справ – це обов’язковий для кожного підприємства систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві. Порядок її складання визначено Правилами №1000/5. Незалежно від форми власності чи виду діяльності, номенклатура справ розробляється на кожному підприємстві: спочатку – у структурних підрозділах, а потім на її основі формується зведена номенклатура підприємства.
Шаблони та зразки документів:
Номенклатура справ на 2026 рік
Наказ призначення відповідальної особи, щодо розроблення номенклатури справ
Наказ про створення експертної комісії
Протокол засідання експертної комісії
Протокол засідання експертної комісії, щодо встановлення термінів зберігання нової справи
Відео на тему:
Номенклатура справ: ТОП 7 порад для розроблення на 2025 рік та закриття за 2024 рік
Статті на тему:
Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти
Передаємо кадрові документи в архів підприємства: увага на деталі