Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Додаткові матеріали

Презентація

Роз’яснення ГУ ПФУ в Луганській області від 15.07.2025 «Електронна трудова книжка: що потрібно знати?»

Продовження строку оцифрування трудових книжок: що передбачає законопроєкт №14257

---

Текстове розшифрування відео

Колеги, вітаю. Ми розпочинаємо з вами навчання на курсі стосовно сканування паперових трудових книжок. Це модуль перший, де ми будемо з вами проходитися, власне до підходів у скануванні. Як нам зберігати після цього паперову трудову книжку, як її проводити аудит перед скануванням, тобто низку питань, які ми будемо розглядати саме на модулі один.

І перший наш урок – це до якої дати потрібно відсканувати, оцифрувати паперову трудову книжку і наслідки, якщо, ну, не встигнути в рамках цих дат перед оцифруванням чи відсканюванням паперової трудової книжки.

Отже, розпочинаємо. Одразу хочу відзначити про дві норми. Одна із цих норм має міститися в Законі 1217. І в ньому визначено такий п'ятирічний перехід, п'ятирічний строк щодо переходу на електронні трудові книжки. Далі уже у нас постанова Пенсійного фонду номер 8-3. І вона трошки пізніше, але в неї докладно пояснено, що на перехід від паперової до електронної трудової книжки, тобто на період оцифрування, сканування паперової трудової книжки, нам відведений п'ятирічний строк, який відлічується саме із дати набрання чинності Закону 1217.

Оскільки він набув чинності 10 червня 2021 року, то відповідно процедуру оцифрування паперових трудових книжок або передачі сканкопії паперових трудових книжок до Пенсійного фонду ми з вами повинні закінчити до 10 червня 2026 року.

Я хочу підкреслити, що це саме і є наш дедлайн 10 червня 2026 року. На даний момент це крайній строк, до якого ми з вами маємо передати ті відомості, які містяться виключно в паперовій трудовій книжці до порталу Пенсійного фонду.

Але тут також хочу відзначити такий важливий нюанс про те, що у нас у Верховній Раді дійсно зареєстрований проєкт, законопроєкт, який передбачає продовження строку передачі відомостей з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду.

Давайте подивимося, що це за строк. Знову ж таки підкреслю, що це на момент запису курсу йдеться виключно про проєкт. З чого вказано, що у нас цей строк оцифрування паперових трудових книжок, він збільшиться, здійснюється протягом строку дії воєнного стану, введеного законом у указом президента України від 24 лютого 2022 року, затвердженого відповідним законом та три роки після його припинення чи скасування.

Що це означає? Що на оцифрування сканування паперової трудової книжки за цим законопроєктом нам відводиться значно більший строк. Тобто це на весь період дії воєнного стану і ще три роки після його завершення або припинення. Тобто, розумієте, що такий дедлайн, він значно у нас продовжується і уже буде відрізнятися від цієї дати 10 червня 2026 року, бо ще є три роки навіть після припинення чи скасування воєнного стану.

Що тут хочу відзначити, що знову ж таки ми говоримо про законопроєкт. Яким чином він буде просуватися у Верховній Раді, ми поки що не знаємо, але тримаємо це на увазі. І тим не менш, якщо у ваших працівників чи ви як працівник розумієте, що у вас трудова книжка із значним трудовим стажем, який міститься виключно в цій паперовій трудовій книжці, то затягувати і чекати прийняття цього закону не потрібно. Краще все ж таки діяти в рамках дедлайну. І на сьогоднішній момент офіційно це 10 червня 2026 року.

Наступний такий момент, який бентежить багатьох. Якщо раптом я не встигну оцифрувати чи відсканувати свою паперову трудову книжку. Причини можуть бути різні, ми будемо по ним проходитися, але тим не менш.

Що нам говорять з цього приводу представники Пенсійного фонду? А вони визначають, що саме страховий стаж людини визначає її право на страхову пенсію. При цьому періоди трудової книжки, набуті до 1 січня 2004 року, підтверджуються за даними трудової книжки. І далі вони обґрунтовують, чому саме так важливо нам у працівників, який стаж до 2004 року, вони обов'язково мають відсканувати, оцифрувати паперову трудову книжку, будь-яким способом передати ті відомості, які накопичувалися і є тільки в паперовій трудовій книжці до Пенсійного фонду.

Вони все це обґрунтовують і разом із тим роблять досить такий важливий для нас з вами висновок. Якщо з тих чи інших причин сканкопію паперової трудової книжки визначений період не буде подана на оцифрування, то це не призведе до втрати набутого страхового стажу.

Отже, виходимо із тих реалій, які ми маємо з вами на момент запису курсу. У нас дедлайн щодо передачі відомості паперової трудової книжки 10 червня 2026 року. Якщо з якихось причин працівник зі значним стажем до 2004 року не встигне передати відомості з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду, то це не означає, що він втратить цей стаж. Він також буде його підтверджувати на підставі паперової трудової книжки, коли йому будуть призначати пенсію.

Про це неоцифрування в подальшому буде гальмувати сам процес призначення пенсії. Які ще можуть бути наслідки? Наразі ми не зможемо з вами прогнозувати, але з того, що бачимо, що страховий стаж, він не пропадає, тобто стаж, який відображається тільки в паперовій трудовій книжці.

Але є такі натяки, що при призначенні пенсії це буде більш довга процедура, ніж ті працівники, у яких уже, є відсканована паперова трудова книжка, прийнята пенсійним фондом. Ну і, власне, весь його стаж вже бачить Пенсійний фонд.

Також тут підтверджується ще далі, що період трудової діяльності до 1 січня 2004 року зараховується до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше. Тобто це по суті і підтвердження того, що відомості з паперової трудової книжки так треба передати до Пенсійного фонду до 10 червня 2026 року.

Тим не менш, якщо не передали, вони не втрачаються, але у майбутньому це може призвести до проблеми з призначенням пенсії саме за стажем.

Що ж, колеги, на цьому по даному уроку ставимо крапку, крокуємо далі.