Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Текстове розшифрування відео

Оцифрування трудової діяльності, а саме передача паперової сканованої трудової книжки через кабінет роботодавця. Показуємо найбільш швидкий варіант, який на сьогодні продовжує працювати. Попередньо необхідно підготувати сканкопію паперової трудової книжки, а головне правильно підготувати і авторизуватися в кабінеті страхувальника або роботодавця на веб-порталі Пенсійного фонду, у якому рухаємося у підблок комунікації з Пенсійним фондом. Розділ Відомості про трудові відносини робітника, трудова книжка. Переходячи по посиланню, по гіперпосиланню, система веб-порталу підказує декілька кроків, яких варто дотриматися, готуючи сканкопію трудової книжки.

В першу чергу необхідно розуміти, що файл повинен бути розміром не більше 1 Мб. Тут спрацьовує той варіант, який обираємо: чи PDF документ, чи IPG файл відносно сканкопії кожної сторінки трудової книжки. Якщо паперова трудова книжка складається, для прикладу, з більше як 10ти сторінок і її зжимання PDF файлу, сканкопії PDF-файлу призводить до того, що втрачається чіткість зображення, рухаємося варіантом IPG кожної сторінки такої сканкопії. Тобто буде не один PDF-файл, а уже 10 файлів, 10 сканкопій для того, щоб витримати норму максимального розміру файлу. Зверніть увагу, що готуємо саме кольорові варіанти сканкопій. В іншому випадку система, саме конкретний спеціаліст, якому попаде на опрацювання така трудова, відхилить її і не прийме до опрацювання. Зазначається, які сторінки підлягають заповненню. Ці перші два пункти стосуються підготовки файлу. 

Якщо робите це вперше, будь ласка, уважно перечитайте для того, щоб витримати ці норми, натискаємо продовжити. Система перекидає до підблоку відомості про трудову діяльність робітника, у якому повинні сигналізувати в системі, по якому ж працівнику будемо оцифровувати паперову трудову книжку. В першу чергу вносимо реєстраційний номер облікової картки фізичної особи найманого працівника. Це має бути працівник, який перебуває у трудових відносинах. По будь-якій людині не можемо здійснити оцифрування. Система не пропустить і зазначить, що такий працівник не перебуває у трудових відносинах. 

Варто не забувати, що біля блоку по батькові немає зірочки червоного кольору. Здавалося, що ця інформація не є обов'язковою, однак на практиці це не так. Вона не обов'язкова лише в тих випадках, якщо людина, фізична особа відмовилася від використання по батькові і в її реєстраційних документах, в паспорті зокрема немає цього блоку, цього реквізиту. Для будь-яких інших, а це в більшості випадків, вносимо ці дані. Не внісши їх, не перейдемо далі. Якщо витираємо по батькові, натискаємо продовжити і система зазначає, що особу не знайдено, хоча перебуваємо у трудових відносинах з цим роботодавцем. Зазначаємо по батькові, натискаємо продовжити і уже перекидає, привідкриває додаткові блоки, а саме записи про трудову діяльність та сканкопії документів для того, щоб передати сканкопію паперової трудової книжки. Це найбільш швидкий варіант. Оминаємо блок записи про трудову діяльність і будемо лише прикріплювати сканкопію паперової трудової книжки. У блоці додати файл маємо обрати підфайл, який буде прикріплюватися, а він знаходиться знизу. Трудова книжка або документи про стаж. Натискаємо. Переходимо до того місця, де на робочому комп'ютері чи на іншому гаджеті знаходиться сканкопія такої трудової книжки. Натискаємо Відкривати. Система відкривала трудову книжку. Гортаємо донизу для того, щоб перейти по кнопці продовжити. 

Зверніть увагу, тут є підказка, що таких файлів може додаватися до 50 і розмір кожного не повинен перевищувати 1 Мб, тобто той граничний розмір, про який уже говорили. Залишається лише натиснути підписати і відправити до Пенсійного фонду. Не завжди маємо додаткове вікно, яке дозволяє ще раз накласти електронний цифровий підпис. Це відбувається тому, що від моменту авторизації, від початку сесії пройшло небагато часу. Авторизувалися саме за підписом керівника. І одразу цей підпис, ці дані уже використані при накладенні такого підпису на сканкопію паперової трудової книжки і передачу її до Пенсійного фонду. Тому тут кнопки відмінити не буде. Ще раз подумати. Натискаючи на підписати та відправити, повинні розуміти, що прикріпили ці файли, ті файли, які хочемо передати до Пенсійного фонду. Повідомлення. Запис збережено та відправлено на розгляд до Пенсійного фонду. Його статус можна відслідковувати у пункті Мої звернення. Насправді цей блок на сьогодні уже називається не так. Не мої звернення. Спеціалісти Пенсійного фонду так і не відкоригували цю неточність. Маємо уже додатковий підблок відомості про трудову діяльність, про трудові відносини. Раніше це були дійсно мої звернення. Вони на сьогодні розділені окремо: маємо звернення, окремо відомості про трудові відносини. Тут уже натискаємо пошук. 

Звертаю увагу на фільтр. За замовчуванням системи налаштовано, що тут 1 січня поточного року. Відповідно, якщо відправляємо на перетині років, припустимо, там в грудні 25-го, натиснувши пошук, можемо не побачити тут взагалі інформації, тому вся причина буде саме в цій даті. Чи потрібно використовувати додаткову фільтрацію? Якщо таких звернень багато і хочемо конкретно відфільтрувати по саме по фізичній особі або по статусу звернення відслідкувати, відправили, наприклад, 50 сканкопій трудових книжок, хочемо перевірити на сьогоднішній час, які з них виконані, які відхилені і так далі, тоді використовуємо додаткові фільтри. В більшості випадків такі фільтри не використовуються. Ось тільки варто звернути увагу на цю конкретну дату. Маємо тут це звернення конкретно, яке щойно було відправлене. Є документ, який прикріплений і статус звернення перебуває у роботі. Цього достатньо на цьому моменті. Відправили його і далі вже будемо слідкувати за статусом перевірки такого звернення, чи воно буде відхилене, чи додатково запитають документи, чи все ж таки буде одразу опрацьоване. Якогось конкретного певного терміну, що це один або два робочих дні, немає. Залежить від того, кому на розподіл із спеціалістів попаде така паперова трудова книжка, саме її сканкопія, і наскільки завантажено по графіку буде така людина і як швидко вона зможе опрацювати таку сканкопію паперової трудової книжки.