Вкладиш до трудової книжки або її дублікат: як оформити

Як діяти роботодавцю, якщо трудова книжка працівника була втрачена або пошкоджена? Як уникнути помилок при оформленні дубліката? Коли оформлювати вкладиш до трудової книжки? Чи можна продовжувати вести трудову книжку у розділі призначеному для записів російською? Відповіді на ці та інші запитання у нашому мінікурсі.

 

Чи обов’язкова письмова заява працівника для оформлення дубліката трудової книжки

Запам’ятайте: якщо трудова книжка була втрачена, то має бути оформлений її дублікат.

Почнемо з того, що відповідно до законодавства, працівник, який загубив трудову книжку і потребує оформлення її дублікату, має звернутися до останнього роботодавця за основним місцем роботи з письмовою заявою про оформлення дубліката трудової книжки.

Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція № 58) кожен роботодавець має забезпечити наявність бланків трудових книжок для їх видачі працівникам. При цьому роботодавець стягує з працівника вартість трудової книжки або її дубліката.

Якщо трудова книжка працівника загублена підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видають дублікат трудової книжки без стягнення її вартості. Але й у цьому випадку варто узяти від працівника заяву на видачу дубліката.

З огляду на те що процедура придбання, видачі та компенсації вартості бланків трудових книжок є досить складною, на практиці багато працівників самостійно купують нові бланки трудових книжок для її заповнення або оформлення дубліката.

 

У який строк потрібно оформити дублікат трудової книжки

Роботодавець зобов'язаний завести дублікат трудової книжки не пізніше ніж за 15 днів після подання працівником відповідної заяви. На першій сторінці трудової книжки, а саме титульному аркуші, в правому верхньому кутку обов'язково має міститися позначка «Дублікат» – саме таке формулювання точно відповідає вимогам Інструкції №58.

Увага! Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами, у такому ж порядку як і трудова книжка. При цьому титульний аркуш дубліката заповнюється без особливостей, крім помітки про «Дублікат», про що ми вже говорили раніше.

 

Чи повинен працівник підтверджувати попередній трудовий стаж документами

Під час оформлення дубліката трудової книжки працівник має обов'язково підтвердити свій попередній трудовий стаж роботодавцю. Наприклад, якщо на момент створення та видачі дубліката працівник має стаж 5 років, 9 місяців та 27 днів, він повинен документально підтвердити цей факт.

 

Який запис слід внести першим до дубліката

В розділ «Відомості про роботу» у графу 3 загальний стаж роботи записується сумарно.

Отже, роботодавець, який заводить дублікат, вносить запис наступного змісту:

Загальний трудовий стаж до прийняття на роботу до _______________ (назва підприємства) становить ____років, _____ місяців та ____ днів

Трудовий стаж обраховуємо виключно в роках, місяцях і днях – жодних інших одиниць вимірювання не допускається. Докладно порядок оформлення дубліката трудової книжки ми розглянули тут.

 

Як вноситься підтверджений стаж за окремими періодами роботи

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записуємо по окремих періодах роботи. Тобто прописуємо найменування підприємства, а далі виконуємо записи про прийняття, переведення, звільнення тощо. В графі 4 робимо посилання на копії документів, наданих працівником як підтвердження їх періоду роботи в інших роботодавців. А далі уже заповнюються відомості про роботу, нагороду, заохочення за поточним місцем роботи, без додаткових особливостей, адже підтвердні документи для здійснення записів у поточного роботодавця за основним місцем роботи є.

Якщо до працевлаштування на це підприємство працівник ніде не працював, то у такому випадку одразу заповнюються відомості про роботу, нагороди та заохочення виключно за цим місцем роботи.

Особливу увагу потрібно звернути на порядкову нумерацію записів. Попередній стаж зазначається без порядкового номера запису. Нумерація починається тільки тоді, коли вносяться записи про реальні періоди роботи, засвідчені безпосереднім роботодавцем.

 

Коли оформлюється вкладиш до трудової книжки

Вкладиш до трудової книжки вкладається до діючої, непошкодженої трудової книжки у випадку, коли закінчується відповідний розділ. Найчастіше це відбувається при закінченні розділу «Відомості про роботу» в україномовній частині документа. Але усі трудові книжки зразка 1993 року містили як україномовний, так і російськомовний розділи.

І тут часто постає питання:

Чи можна продовжувати записи у російськомовному розділі?

Ні, цього робити не можна. Якщо закінчився україномовний розділ, обов'язково потрібно придбати вкладиш до трудової книжки.

Так само якщо закінчився розділ про роботу, не можна записи про прийняття, переведення, звільнення вносити до розділів про нагородження та заохочення.

 

Як оформлюється і вшивається вкладиш до трудової книжки

Вкладиш являє собою документ, подібний до трудової книжки, але без зовнішнього оформлення (обкладинки).

При цьому у п. 3.2 Інструкції № 58 визначено, що про кожен виданий вкладиш на першій сторінці, тобто титульному аркуші, трудової книжки зверху проставляють штамп розміром 10 × 25 мм із написом «Виданий вкладиш». Тут же зазначають серію та номер вкладиша. До речі відповідаючи на запитання чи можна внести запис про видачу вкладиша від руки (а не штампом) фахівці Держпраці у листі від 10.02.2022 №836/4/4.1-ЗВ-22 зазначили:

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10х25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має ставитися другий штамп і зазначатися серія і номер вкладиша.

Законодавством про працю не визначено можливості внесення вручну запису «Виданий вкладиш».

Вкладиш не просто вкладається до трудової книжки. За вимогами Інструкції № 58 вкладиш вишивається у паперову трудову книжку. Водночас вкладиш без основної трудової книжки не є дійсним.

Продовження нумерації у вкладиші є обов'язковою – категорично не можна починати з першого порядкового номера, оскільки це буде грубе порушення.

Наприклад, якщо у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки останній порядковий номер 30, то у вкладиші у розділі «Відомості про роботу» наступним порядковим номером слід проставити 31.

Самі записи вносимо до вкладишу за загальними правилами.

 

Висновки

1. Дублікат трудової книжки оформлюється виключно у разі її втрати або пошкодження, а вкладиш – тоді, коли відповідні розділи вже заповнені.
2. Усі записи здійснюються за загальними правилами Інструкції № 58 із суворим дотриманням нумерації.
3. Продовжувати записи у російськомовному розділі заборонено. У разі закінчення розділу трудової книжки потрібно оформити вкладиш до неї.

 

Шаблони та зразки документів:

Заява про оформлення дубліката трудової книжки

 

Статті на тему:

Порядок оформлення дубліката трудової книжки

Місце зберігання трудової книжки: коли ще можна на підприємстві

Паперова трудова книжка: зберігання та внесення записів у перехідний період

ТОП-7 актуальних кейсів про трудові книжки

Паперова трудова книжка: особливості ведення та зберігання

Перехід з паперової на е-трудову книжку: ТОП-6 важливих кадрових дій