
Трудова книжка
17.07.2026
Порядок оформлення дубліката трудової книжки
Випадки втрати трудових книжок не рідкість. А через бойові дії та ракетні обстріли їх кількість тільки збільшується. Може йтися і про втрату і про пошкодження або знищення трудових книжок. У статті розповідаємо про оформлення дублікатів трудової книжки (вкладишів до неї) у разі втрати трудової книжки або якщо трудова книжка зіпсована

Трудова книжка втрачена
Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи.
Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки (п. 5.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджених наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58; далі – Інструкція № 58).
Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами.
У розділи «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень) (п. 5.2 Інструкції № 58).
Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки (п. 5.3 Інструкції № 58).
Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку:
- у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
- у графі 3 пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника.
Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника. Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу на тому ж самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис.
Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а у графі 3 – причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані (п. 5.3 Інструкції № 58).
У тому разі, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу у минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах.
У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи у дублікаті.
Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.
Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство (п. 5.3 ІнструкціЇ № 58).

Трудова книжка зіпсована
Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т.інш.), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).
При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис «Замість видано дублікат», а книжка повертається її власнику. При працевлаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки (п. 5.5 Інструкції № 58).
Алгоритм дій роботодавця:
- Призначте комісію для встановлення факту відсутності документів. Склад і чисельність комісії керівник визначає самостійно.
- Комісія складає акт, в якому описують факт нестачі трудових книжок із зазначенням причин, а також за можливості наводять перелік знищених трудових книжок та фіксують потребу оформлення їх дублікатів. Акт затверджує директор.
- Керівник на підставі акту видає наказ (розпорядження) про оформлення дублікатів трудових книжок.
- Повідомте працівників про факт пошкодження (знищення) їхніх трудових книжок та оформлення їх дублікатів і проінформуйте тих працівників, для яких це не перше місце роботи, про необхідність отримати документи, що підтверджують стаж роботи таких працівників у попередніх роботодавців.
Висновки
- Про загублену трудову книжку (вкладиш до неї) працівник зобов'язаний негайно заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи.
- Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки, роботодавець видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат».
- Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т.інш.), то роботодавець за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).
Джерело: kadroland
Статті на тему:
Місце зберігання трудової книжки: коли ще можна на підприємстві
Паперова трудова книжка: зберігання та внесення записів у перехідний період
Сканування трудових книжок: ТОП-4 питання 2024 року
ТОП-7 актуальних кейсів про трудові книжки
Записи до паперової трудової книжки: особливості внесення у 2024 році
Паперова трудова книжка-2024: особливості ведення та зберігання
Перехід з паперової на е-трудову книжку: ТОП-6 важливих кадрових дій
Шаблони та зразки документів:
Умови праці
10.11.2026
Дистанційна робота та робота в офісі: чи можна поєднувати два формати
Працівник може працювати частину часу дистанційно, а частину – безпосередньо в офісі або на території роботодавця. У Держпраці пояснили, за якої умови дозволено поєднувати ці формати роботи та де потрібно визначити особливості такого режиму

Військовий облік
10.11.2026
Як змінити статус «Призовник» на «Військовозобов’язаний» у «Резерв+», щоб забронювати працівника
Працівнику виповнилося 25 років, але в Резерв+ досі зазначено статус «Призовник»? Через це можуть виникнути труднощі з бронюванням. Розповідаємо, як спробувати прискорити зміну статусу за допомогою «лайфхаку»

Оплата праці
10.11.2026
Індексація зарплати у листопаді-грудні 2026
Держстат повідомив, що індекс інфляції за жовтень 2026 року складає 101,8%. І ми одразу згадуємо про індексацію зарплати. Як ви пам'ятаєте, у цьому році вперше ми почали індексувати зарплати з червня. Дізнайтеся як зміниться сума індексації у листопаді та грудні із нашої таблиці

Оплата праці
10.11.2026
Компенсація за затримку зарплати: таблиця індексів для листопада 2026
У разі затримки виплати зарплати роботодавець повинен нарахувати та виплатити компенсацію втрати частини доходів, нарахованих у зв’язку з порушенням строків їх виплати. Держстат повідомив, що індекс інфляції за жовтень 2026 складає 101,8%. З огляду на нього ми розрахували для вас показники для обчислення суми компенсації у листопаді 2026 року – дивіться таблицю

Діловодство
10.11.2026
Доповідні, пояснювальні та службові записки на підприємстві
У яких випадках на підприємстві складають та кому адресують доповідні, пояснювальні та службові записки? Чим відрізняються між собою ці три види записок? У якій із зазначених записок автор і адресат можуть обіймати посади одного рівня? Про все це – у статті

Воєнний стан
10.11.2026
Чи зменшать граничний вік мобілізації до 55 років: ініціативу розглянув Кабмін
Знизити граничний вік мобілізації до 55 років і дозволити військовослужбовцям цього віку звільнятися за власним бажанням – такі пропозиції містить петиція, яка набрала понад 25 тисяч голосів. 9 листопада на ініціативу дали відповідь у Кабміні

Відповідальність / Перевірки
10.11.2026
Плани перевірок на 2027 рік: які держоргани вже оприлюднили графіки
Держоргани почали оприлюднювати плани перевірок на 2027 рік. У таблиці збираємо наявні плани перевірок на 2027 рік – є плани перевірок вже від двох структур. До 1 грудня буде затверджена більшість з них, а план-графік перевірок ДПС очікуємо до 25 грудня

Бронювання
10.11.2026
Звільнився, а бронювання в «Резерв+» ще чинне: чи може ТЦК мобілізувати та що робити
Працівник звільнився з підприємства, але в «Резерв+» досі відображається бронювання на кілька місяців. Чи захищає такий статус від мобілізації, хто повинен анулювати бронювання та як діяти, якщо дані в реєстрі не оновилися? Що потрібно перевірити колишньому працівнику, як звернутися до роботодавця та чи може нове місце роботи оформити бронювання

Звільнення
10.11.2026
Звільнення за відсутність понад 4 місяці: Держпраці назвала 2 обов’язкові умови
Звільнити працівника за п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП можна лише за одночасної наявності двох умов. Самої відсутності на роботі понад чотири місяці недостатньо. Держпраці пояснила, що ще повинен встановити роботодавець і чому судовий спір має значення

Бронювання
10.11.2026
Постанова №1328: хто визначатиме критичність і погоджуватиме бронювання понад 50%
Представники Мінекономіки, Міноборони та Мінцифри пояснили бізнесу зміни в процедурах отримання критичності й бронювання за Постановою №1328. Нова модель передбачає розмежування критичності підприємства та економічного бронювання, а також нову роль Координаційного центру – від погодження галузевих і регіональних критеріїв до розгляду бронювання понад 50%

Звільнення
10.11.2026
Звільнення директора за угодою сторін: зразок наказу
Звільнення директора за угодою сторін оформлюють відповідно до п. 1 ст. 36 КЗпП України на підставі заяви та протоколу загальних зборів учасників підприємства. Розглянемо порядок звільнення директора та особливості оформлення наказу про припинення трудових відносин.

Держслужба, ОМС
10.11.2026
Конкурси на посади держслужби та в ОМС відновлюють з 11 грудня 2026 року
09.11.2026, Верховна Рада отримала підписаний Президентом України Закон щодо відновлення конкурсів на зайняття посад державної служби і посад в органах місцевого самоврядування. А 10.11.2026 його опубліковано в офіційному виданні «Голос України»

Бронювання
10.11.2026
З 4 листопада запрацював Координаційний центр із бронювання: як переглядатимуть критерії критичності
Координаційний центр із питань бронювання провів перше установче засідання 4 листопада 2026 року та затвердив персональний склад. Водночас механізм його роботи, строки розгляду пропозицій і порядок погодження галузевих критеріїв залишаються незрозумілими

Медперсонал
10.11.2026
Нові правила для медзакладів: перевірки НСЗУ, повернення коштів і оплата послуг у 2027 році
Кабмін оновив правила роботи медзакладів за Програмою медичних гарантій. НСЗУ зможе перевіряти наявність фахівців та обладнання ще до укладення договору, а заклади – повертати надміру отримані кошти частинами за погодженим планом. Також визначено, як оплатять послуги, надані у 2026 році, але не включені до грудневого звіту

Ранковий кадровик
10.11.2026
Про конкурси для держслужби, критичність з 01.01, звіряння з ТЦК, збільшення лімітів, відпустку на 1 день 🙋♀️ Ранковий кадровик від 10.11.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору

Охорона праці
09.11.2026
Спрощення роботи під час «жовтої» тривоги Рада розгляне 12 листопада 2026 року
12 листопада Верховна Рада планує розглянути проєкт постанови щодо спрощення правил роботи бізнесу під час «жовтого» рівня повітряної загрози. Депутати пропонують дозволити роботодавцям самостійно вирішувати, чи продовжувати роботу без укриття, а працівникам — самостійно оцінювати рівень небезпеки. Які ще зміни передбачають зареєстровані у Раді документи?

Відповідальність / Перевірки
09.11.2026
Чи можуть забрати водійські права через неявку до ТЦК
Неявка до ТЦК сама по собі не означає автоматичної заборони керувати автомобілем. Але за певних умов територіальний центр комплектування може звернутися до суду з вимогою тимчасово обмежити право керування транспортом. У ТЦК роз’яснили, як відбувається ця процедура, на який строк можуть запровадити обмеження та кого воно не стосується






