Робочий час – 2026: норми, табель, підсумований облік, графіки змінності

Додаткові матеріали

Презентація

Положення про табельний облік

Положення про облік використання робочого часу

Наказ про затвердження кодів умовних позначень для табелю обліку використання робочого часу

Бланк табеля обліку робочого часу

Приклади заповнення табеля обліку використання робочого часу

---

Текстове розшифрування відео

Третій урок присвячений табелю обліку використання робочого часу як інструменту для обліку робочого часу у роботодавця. Типова форма табеля номер П-5 є рекомендованою для застосування. Ви можете адаптувати її під себе так, як вам зручно. Табель може бути досить простим, особливо на невеликих підприємствах. Наприклад, на підприємстві з 50–60 осіб табель може відображати лише вихідні дні, святкові та неробочі дні, якщо люди працюють п'ятиденний 40-годинний робочий тиждень з вихідними в суботу та неділю. Рідко трапляються відрядження у вихідні дні, немає змінностей чи нічних робіт. Табель може бути розроблений у простій формі, наприклад в Excel, на основі типової форми або адаптований під вас частково. Головне – відображати і вести облік робочого часу працівників.

Роботодавець цілком може встановити власну форму для обліку та порядок її складання. Табель обліку робочого часу являє собою велике полотно з прізвищами, іменами, по батькові працівників, відмітками днів, загальною кількістю годин та різними відхиленнями(див. презентацію). Ви можете ніколи не мати якихось норм чи граф, які пропонуються в табелі, якщо вони не застосовуються на вашому підприємстві. Обирайте те, що вам зручно.

З умовними позначеннями треба бути обережними. Ви можете розробляти й додавати свої умовні позначення – буквені чи цифрові коди, які відображатимуть відсутність на роботі та інші моменти. Коли формували типову форму табеля П-5, ніхто не передбачав карантину, воєнного стану, відпусток без збереження заробітної плати без обмеження строком за статтею 12 Закону 2136 або відпусток для внутрішньо переміщених осіб та людей, які виїхали за кордон тривалістю 90 днів. Тому ви можете формувати свої коди для всіх цих подій. Коли додаєте нові буквені коди, робіть їх відмінними від тих, що є в типовій формі. Це дуже важливо. Спочатку вивчіть умовні позначення та коди, які вже застосовуються, а потім за необхідності вводьте нові. Головне – прописати в положенні про табельний облік, які буквені коди ви ввели.

У типовій формі передбачені години роботи, вечірні години, нічні години, надорочні роботи, відрядження, щорічна відпустка, додаткова відпустка та інші. Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами позначається ВП. Відпустка для догляду за дитиною до семи років позначається ДД. Відпустка для догляду за дитиною до трьох років також позначається як ВП, хоча цей варіант не завжди зручний, оскільки важко розрізнити, де працівниця перебуває на лікарняному, де на відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами, а де на відпустці для догляду до трьох років. Також передбачені позначення для простоїв, прогулів та неявок з невясованих причин.

Табель не зазначається в Кодексі законів про працю. Відповідь на це питання міститься в статті 30 Закону про оплату праці. При кожній виплаті заробітної плати роботодавець повинен повідомити працівника про дані, що належать до періоду, за який провадиться оплата праці. Роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи та бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку. У цій нормі міститься інформація про те, що ми повинні вести облік робочого часу, виконуваної працівником роботи. Для цього найзручніший варіант – табель обліку використання робочого часу.

Щодо робочого часу водіїв, особливо далекобійників, у першу чергу застосовуються тахографи, за якими можна визначити їхній робочий час. Облік їхнього робочого часу досить складний. Потім інформацію з тахографа можна перенести в табель обліку використання робочого часу.

Працівників, які працюють дистанційно, також потрібно табелювати. Ми повинні вести достовірний облік виконуваної ними роботи для того, щоб потім виплатити їм заробітну плату. Облік того, як довго вони працювали, ведеться за допомогою різних технологічних способів і засобів. Крім того, якщо людина працює дистанційно, у всіх є робочі чати, наприклад в Телеграмі чи в інших ресурсах, де видно, працює людина чи ні. Дистанційних працівників також табелюємо.

Щодо працівників за сумісництвом, якщо працює зовнішній сумісник, ви ведете на нього табель. Якщо працює працівник за внутрішнім сумісництвом, у якого є основне місце роботи на підприємстві й сумісництво, ведемо два рядки в табелі, оскільки це два різні трудові договори. Суміщення в табелі не показуємо двома рядками.

Табель обліку робочого часу – це не просто цифра вісім. На багатьох підприємствах раніше було прийнято просто ставити цифру вісім в дні, коли люди мають працювати з понеділка по п'ятницю. Потім виникала неприємна ситуація. Наприклад, поставили цифру вісім, не уточнивши, що людина в той час хворіла, табель пішов до бухгалтера, і бухгалтер уже виплатила заробітну плату за першу чи другу половину місяця. Табель показує скільки годин людина фактично відпрацювала. Чотири – відпрацювала чотири, вісім – вісім, не просто вісім.

Був такий курйозний випадок. Практиканту на кафедрі доручили заповнювати табель обліку використання робочого часу. Йому пояснили ставити вісімки, повторюючи щомісяця той перелік людей, які були раніше, і ставити вісімки. Він так і робив. Чотири місяці поспіль табель передавався з кафедри в відділ кадрів, з відділу кадрів у відділ бухгалтерії, і чотири місяці поспіль платилася заробітна плата на картку людині, яка померла. Спочатку людина хворіла, потім працівник помер, а родичі звернулися зі свідоцтвом про смерть пізніше. Через чотири місяці після смерті цього працівника родичі звернулися зі свідоцтвом про смерть. Тоді й бухгалтер, й відділ кадрів дуже здивувалися, що весь цей час платилася заробітна плата. Це було багато років назад, коли, можливо, ще не було таких норм. Таким чином, табелем має займатися працівник, який розуміється на інформації в цьому документі. Навіть якщо ви думаєте, що це просто поставити цифру вісім, спочатку треба добре пояснити людині, що таке табель. Ще краще, щоб у вас було положення про табельний облік, щоб людина прочитала, що це таке, для чого, коли має передати табель у відділ бухгалтерії.

Табель – це факт, це фактичні показники. Графік – це план. Часто ставлять запитання: «У мене в табелі не такі вихідні, як у графіку». Ми можемо планувати, але по факту виходить, як виходить. Ми можемо планувати, що людина буде виходити на роботу так, як передбачено, позмінно, рівномірно, але якщо людина захворіла, вже не буде співпадати з графіком. Якщо людину мобілізували, вже не буде співпадати з графіком. Те, що буде в табелі потім, – це факт. Ми планували одне, а сталося інше. Людина прогуляла, захворіла, терміново потрібна була відпустка через сімейні обставини. Терміново народилася дитина у працівника. У нього є право на відпустку при народженні, і ми не можемо цю відпустку йому не дати. Графік і табель можуть не співпадати, і це не буде проблемою чи катастрофою.

Не обов'язково роздруковувати табель два рази на місяць. Табель обліку робочого часу має вести працівник, який розуміється на інформації в цьому документі. Працівників, які працюють дистанційно та надомно, також слід табелювати. Для обліку робочого часу водіїв у першу чергу застосовуємо тахограф. Табель обліку робочого часу використовується для обліку кількості відпрацьованого часу всіх категорій працюючих, у тому числі для розрахунку заробітної плати працівникам, оплата праці яких залежить від відпрацьованого часу. Табель також використовується для контролю за виконанням працівниками встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, необхідних для розрахунку виплат працівникам, і для складання статистичної звітності з праці. Це висновки з листа Мінпраці від 2005 року.

Строк зберігання табеля обліку використання робочого часу – один рік. У переліку номер 578/5 зазначено, що табелі та наряди працівників, задіяних у шкідливих умовах праці, зберігають 75 років. Якщо не відбувається табелювання таких працівників окремо, зберігайте табель 75 років. Якщо запроваджено окремий табель для таких працівників, які працюють у шкідливих умовах, зберігайте його 75 років, а інші табелі – один рік.

Табель зберігається у структурному підрозділі, який відповідає на підприємстві за бухгалтерський облік, тобто в бухгалтерії.

Правило перше. Табель відкривають щомісяця, починаючи з першого числа місяця й закриваючи останнім днем. Кожному місяцю відповідає окремий табель – за січень, за лютий, березень тощо.

Правило друге. Дата заповнення табеля обліку робочого часу на нормативному рівні не має затверджених правил чи інструкції. Тому коли відповідальна особа має закрити табель, роботодавець вирішує самостійно. Про це треба прописати в положеннях та локальних актах.

Правило третє. Табель на поточний місяць складаємо за 2–3 дні до початку цього періоду на підставі табеля за минулий місяць. Щоб відкрити табель на поточний місяць, беремо за основу табель минулого місяця, але з урахуванням певних змін. Наприклад, якщо людину прийняли на роботу, треба додати її в певний структурний підрозділ. Якщо звільнили, треба прибрати, не зазначати.

Правило четверте. Табель ведеться протягом місяця, а в кінці цього періоду в ньому проводяться підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним працівником.

Правило п'яте. Табель складається в одному примірнику уповноваженим на це працівником. Це може бути спеціальний працівник-табельник, який займається лише табелюванням, або керівник структурного підрозділу. Наприклад, на будівельному майданчику керівник майданчика табелює своїх працівників, відмічаючи, хто вийшов на роботу, скільки працювали, скільки годин фактично відпрацювали. Потім ці табелі він передає у встановлені строки до відділу кадрів, а потім до відділу бухгалтерії або відразу до відділу бухгалтерії, залежно від встановлених правил. На локальному рівні ви вирішуєте, як вам зручно. По-правильному було б, щоб інформація йшла від керівника структурного підрозділу до відділу кадрів, а потім до відділу бухгалтерії. Але буває по-різному. На невеликих підприємствах, де кадровик займається заробітною платою, а бухгалтер займається кадровими справами, табель може йти відразу від керівника структурного підрозділу до відділу бухгалтерії.

Цей табель має перевірятися.

Правило шосте. Відповідно до статті 115 Кодексу законів про працю заробітну плату виплачують мінімум двічі на місяць за першу й другу половину. Тому відомості про відпрацьований час мають потрапляти до бухгалтерії щонайменше двічі на місяць. Інформація про те, як працювали працівники за першу половину місяця, передається для виплати заробітної плати за першу половину місяця, яку називають авансом. Потім передається інформація за другу половину місяця. В які строки, в який спосіб, за якою формою – ви вирішуєте самостійно на локальному рівні, прописавши це в положенні про табельний облік.

Правило сьоме. Табель заповнюють на підставі належним чином оформлених документів. Враховуємо, кого прийняли на роботу, звільнили, хто був у відряджені, відпустці, працював у вихідні, хворів тощо. Якщо працівник відсутній і підтвердних документів немає, то зазначайте НЗ – неявка з невясованих причин. Але це НЗ має трансформуватися в щось інше. Або людина хворіла, або просто неправильно передали інформацію в відділ бухгалтерії. Потім буде коригуючий табель. Єдиний випадок, коли НЗ не буде трансформоване, це коли працівник не вийшов на роботу й про нього більше нічого невідомо. Якщо потрібно звільнити працівника, припинити трудові відносини з таким працівником, як такого, що не виходить на роботу понад чотири місяці поспіль, й немає інформації про те, де він перебуває, то в тій ситуації НЗ залишається НЗ. Але коли ставлять запитання про розрахунок відпускних, якщо у працівника в розрахунковому періоді є НЗ, то потрібно уточнити, чому до сьогоднішнього дня там НЗ. Трансформуйте його в щось інше. Воно не може бути просто НЗ. Нехай дає пояснювальну записку. Чи то був прогул без поважних причин, чи то була якась інша підстава.

Правило восьме. Облік на роботу та використання робочого часу ведеться в табелі одним з двох методів: суцільної реєстрації, коли відмічаються всі прибулі, такі, що запізнились, тощо, або реєстрації відхилень, коли відмічаються нез’явлення, запізнення тощо.

Правило дев'яте. Для відображення використаного робочого часу за кожен день у табелі є два рядки, якщо ви будете використовувати типову форму табеля. Верхня лінія – для кількості відпрацьованих чи невідпрацьованих годин, нижня – для відмітки умовних позначень видів витрат робочого часу. Порядок цих рядків ніде не прописаний, тому ви самостійно визначаєтеся.

Правило десяте. Умовні позначення відпрацьованого й невідпрацьованого часу наведені на титульному аркуші табеля типової форми номер П-5.

Якщо в табелі помилково зазначили робочі дні замість відпустки, зазначено НЗ замість лікарняних, процедура коригування табеля має бути прописана в положенні про табельний облік.

Коригування вноситься до табеля для перерахунку виплачених сум у таких випадках: щорічна відпустка працівника тривала до кінця місяця, а під час відпустки він захворів. У цьому випадку відпустка переноситься на кількість календарних днів, що дорівнює кількості календарних днів хвороби, підтвердженої листком непрацездатності. Працівник затримався у відрядженні або повернувся з нього раніше, про що не зазначено в табелі. Працівник був залучений до роботи у вихідний день та із наданням іншого дня відпочинку за таку роботу визначився після подання табеля до бухгалтерії. У разі звільнення працівника в середині місяця складається індивідуальний табель, адже виплати мають проводитись у день звільнення, який може не збігатися з днем подання загального табеля. Відмічаємо робочі дні, включаючи день звільнення. Працівник або його безпосередній керівник повідомив старшому інспектору з кадрів про хворобу й про те, що листок непрацездатності буде надано після здачі табеля й виплати заробітної плати. Працівник був звільнений, але за рішенням суду поновлений на роботі після надання документів.

Ситуацій може бути більше. Ви собі прописуєте самостійно. Після надання документів, що підтверджують поважну причину відсутності працівника на роботі, старший інспектор з кадрів або табельник вносить коригування в табель стосовно відповідного працівника та подає до бухгалтерії, коригуючи табель лише по тих працівниках, яких це стосувалось. Попередній табель не вилучається й не знищується.

У положенні про табельний облік ви прописуєте правила роботи з табелем обліку використання робочого часу, коли табель має бути поданий до відділу кадрів, потім до відділу бухгалтерії. Положення містить загальні положення, правила заповнення табеля обліку робочого часу, процедуру коригування, порядок формування й подання табелів, відповідальність та додатки.

Наприклад, згідно з положенням старший інспектор з кадрів передає до бухгалтерії зведений табель без виправлень не пізніше 14-го та передостаннього числа кожного місяця до 17 години. Це прописано для того, щоб у бухгалтера був час порахувати заробітну плату по працівникам. Бухгалтер буде бачити, чи хтось прогулював у цьому місяці, чи хтось хворів тощо. Їй потрібен час для обрахунку й обчислення заробітної плати.

Роботодавець має визначити порядок ведення й оформлення табеля, терміни й порядок його подання до бухгалтерської служби організації. Для цього розробляємо й затверджуємо окремий внутрішній нормативний акт – положення про табельний облік або положення про облік використання робочого часу.

Положення та форму табеля доцільно затверджувати наказом керівника організації. У цьому наказі зазначаються строк введення положення в дію, порядок ознайомлення з положенням осіб, відповідальних за ведення обліку використання робочого часу. Положення реєструється у відповідній обліковій формі, наприклад в журналі реєстрації внутрішніх документів.

У положенні про табельний облік прописуємо, що назви посад вносяться такі, як у штатному розписі. Прізвище, ім'я, по батькові та назва посади мають бути. Список працівників у табелі складається відповідно до структури в ієрархічному порядку. Прізвища й імена по батькові записуються повністю в табелі.

У табелі записується тривалість фактично пропрацьованого часу в кожну клітинку, що відповідає числу місяця. У графі кількість відпрацьованих годин вказується загальна кількість годин, відпрацьованих працівником у першу половину місяця для заробітної плати за першу половину місяця або за весь місяць для нарахування заробітної плати. У разі роботи працівника на умовах неповного робочого тижня в дні роботи проставляються відпрацьовані години. Ви ці правила прописуєте, не треба шукати в інтернеті, як роблять інші. Можна для досвіду подивитися, але положення про табельний облік – це творча робота в рамках трудового законодавства. Ви собі опрацьовуєте й випрацьовуєте середнє, арифметично зручне для вас.

Ненормований робочий день в табелі позначається не фактично відпрацьованою кількістю годин, а звичайною, передбаченою графіком роботи. За умови залучення працівників до роботи у вихідний у табелі зазначається відпрацьована кількість годин. Якщо переносяться робочі дні, робочий день, який став вихідним, в табелі позначається як вихідний, а день, на який перенесено роботу, позначається як робочий. Особливо коли ці питання виникають, наприклад, щодо днів, які колись були святковими в мирний час. Зараз у нас святкових та неробочих днів немає, і люди починають якось оформлювати перенесення. Роботодавець хоче, щоб люди 25 грудня відпочили, 1 січня відпочили, на Великдень, наприклад в понеділок після неділі, щоб люди відпочили, і починають придумувати, як це зробити, там перенести чи не перенести. Різні є моменти. У разі перенесення робочих днів день, який став вихідним, у табелі позначається як вихідний, а день, на який перенесено роботу, позначається як робочий.

Слід враховувати, що в місяцях, у яких переносяться робочі дні, може змінитися норма тривалості робочого часу. Це також прописуємо.

Періоди тимчасової непрацездатності проставляються в табелі відповідно до листків непрацездатності за календарні дні.

Порядок формування та подання табелів передбачає прописування того, коли саме має бути переданий табель до відділу кадрів, в який день, до якої години. Потім табель передається до відділу бухгалтерії для того, щоб у бухгалтера був час своєчасно в строки виплатити заробітну плату. Строки виплати заробітної плати зазначаються в положенні про оплату праці або в колективному договорі. Тут доведеться працювати спільно. Один під одного має підлаштовуватися в цій ситуації. Це табель, положення про оплату праці, там відповідає відділ кадрів, там відділ бухгалтерії. Все має бути узгоджено.

Положення про табельний облік містить додатки. Додаток перший – умовні позначення за буквеними кодами днів та наявок працівників у табелі робочого часу, які використовуються на підприємстві. Це лише фрагментик. Ви собі прописуєте повністю. Рекомендується повністю брати ті коди, які є в типовій формі, а потім просто додавайте щось нове від себе. Наприклад, карантинні відпустки, відпустка без збереження заробітної плати на період дії воєнного стану. 

Табель обліку використання робочого часу – це не нудно, навпаки, це цікаво. Ми фактично показуємо, що люди фактично відпрацювали, і потім по цьому платимо людям заробітну плату.

До зустрічі на наступному уроці!