Документи з військового обліку: заповнення/оформлення списків, відомості, повідомлень, наказів

Додаткові матеріали

Презентація

Документи для стенду з ВО (для друку)

Перелік документів для стенду з військового обліку

Перелік обов’язкових документів для військового обліку на початку 2026 року

---

Текстове розшифрування відео

Я юрист за фахом і з 2014 року вивчаю і досліджую питання військового обліку на підприємствах і забезпечення гарантій працівникам, які проходять військову службу.

На першому уроці відеокурсу поговоримо про документи з військового обліку, які перевіряє ТЦК. Для тих, хто тільки починає вести персональний військовий облік, перелік документів може видатися доволі страшним, а частково незрозумілим через те, що ще не опановані всі процедури. Але не треба лякатися. Документи, про які сьогодні говоримо, — це умовний чек-лист, за яким ви зможете звірятися, чи все знаєте і чи всі документи зробили. Безумовно, про кожен документ, який сьогодні згадуємо на першому уроці, будемо говорити спеціально і окремо на уроках, присвячених тому чи іншому документові.

Стан організації і ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів перевіряють за питаннями, визначеними у додатку 31 до Порядку 1487. Це наш базовий документ. Постанова затвердила порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів. У додатку 31 міститься саме перелік питань, за якими проводять перевірку ТЦК.

У самому додатку 31 питання перевірки визначені доволі абстрактно. Ми не маємо повного переліку документів, які зажадають від вас перевіряльники. Безумовно, є кілька документів, які в цих питаннях визначені прямо, але, як правило, питання перевірки формулюються приблизно так: перевіряють повноту, перевіряють достовірність. Яким саме чином, який саме документ вимагають, здебільшого залишається за межами правового регулювання.

Є ще одна цікава норма — це пункт 82 Порядку 1487, який говорить про те, що питання перевірки доводять до підприємства не пізніше ніж за 10 днів до її початку. Але, як свідчить практика, ці питання просто беруть із додатка 31, і на якусь особливу ясність, що саме будуть від вас вимагати при перевірці, розраховувати не доводиться. Тож ми зібрали перелік тих документів, які беззаперечно вимагатиме ТЦК. І, безумовно, поговоримо про те, що ТЦК може ще хотіти, окрім того комплексу документів, про які говоримо.

Насамперед, і це перше питання в переліку, будуть перевіряти правильність призначення відповідального за ведення військового обліку. Що саме перевіряють? У випадку, коли чисельність призовників, військовозобов’язаних і резервістів на підприємстві менша за 500 осіб, будуть перевіряти наявність наказу про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку. Але перевіряють не тільки наявність наказу. Звертають увагу на те, щоб у наказі була визначена доплата за ведення військового обліку і щоб був наявний документ, в якому визначені обов’язки з ведення військового обліку.

Ми поговоримо про складання цього наказу, проговоримо, де можуть бути визначені ці обов’язки і чому це важливо з точки зору судової практики. Якщо ж кількість військовозобов’язаних, резервістів і призовників сягає від 500 до 2000 осіб, ми маємо вже ввести окрему посаду. І коли ми вводимо окрему посаду, у нас перевіряють уже наказ про прийняття на роботу і визначення відповідальним за ведення військового обліку. За таких умов, оскільки у нас є окрема посада, вимагатимуть посадову інструкцію.

Відсутність документів, якими визначені обов’язки, саме у чому полягають обов’язки з ведення військового обліку, на думку ТЦК, однозначно свідчитиме про те, що працівник достеменно не знає, що саме він має робити, і тому апріорі без цих документів не може належним чином вести військовий облік. А якщо кількість призовників, військовозобов’язаних і резервістів понад 2000, у нас буде вже дві і більше особи, відповідальні за ведення військового обліку, і будуть перевіряти, хто саме призначений відповідальним за ведення військового обліку, будуть перевіряти посадові інструкції і наявність положення про підрозділ.

Оскільки призначення відповідального напряму пов’язано із поданням повідомлення до ТЦК за додатком 1, нам варто зберігати і докази, що ми направляли це повідомлення і щодо особи, яка призначена відповідальною за ведення військового обліку, і в частині призначення керівника підприємства.

Наступний блок документів — це списки, копії військово-облікових документів і відомості оперативного обліку. Це ключові наші інструменти, за допомогою яких ми саме і ведемо персональний військовий облік. Якщо ми говоримо про списки персонального військового обліку, це додаток 5 до Порядку 1487, то перевіряти у вас можуть і списки, які вже були складені за попередні роки станом на 1 січня відповідного року. Можуть попросити і роздрукувати, якщо ведете в електронному вигляді, списки станом на дату перевірки.

Переглядають і доволі прискіпливо копії військово-облікових документів або їх роздруківки, на підставі яких заповнені списки персонального військового обліку. Окрему увагу звертають на наявність копій або роздруківок військово-облікових документів працівників, які були виключені або зняті з військового обліку, крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі. Пункт 38, якщо я не помиляюся, Порядку 1487 зобов’язує зберігати копії таких працівників, які вже зняті або виключені до 60 років з військового обліку, в окремій справі.

І, нарешті, це відомість оперативного обліку, яка складається за додатком 12 до Порядку 1487, в якому ми з вами відображаємо кількісні показники щодо наших військовозобов’язаних, резервістів і призовників. Про ведення цих документів ми будемо говорити окремо на багатьох уроках. Тож ці документи, їх складання, оформлення не будуть для вас складною справою.

На окрему увагу заслуговують графіки звіряння. Порядок 1487 прямо говорить про те, що на підприємстві має бути так званий графік внутрішнього звіряння. Це графік, за яким ми звіряємо облікові дані списків персонального військового обліку з військово-обліковими документами наших працівників. Про графік звіряння з ТЦК, який складається підприємством, Порядок 1487 прямо не говорить, але насправді його складають, і про це буде окремий урок, через те, що в додатку 31 до Порядку 1487, про який ми говорили, де визначені питання, які перевіряються, абсолютно прямо і чітко написано в одному абзаці, що перевіряють наявність графіка і стан виконання внутрішнього звіряння, і окремо в іншому абзаці прописано, що перевіряють графік звіряння з ТЦК і стан його виконання.

Перевіряють не те, що ми взяли затверджений адміністрацією графік, а те, що ми склали графік звіряння з ТЦК з усіма, де працюють і де стоять на обліку наші працівники. І в графіку має також бути звіряння з ТЦК на території відповідальності, якого перебуває підприємство. Але про це ми детально поговоримо на окремих уроках.

Обов’язково чи не одним з найперших перевіряють документ, в якому ви ознайомлюєте призовників, військовозобов’язаних і резервістів з правилами військового обліку при прийнятті на роботу. Байдуже, яку форму ви оберете. Це може бути журнал або аркуш ознайомлення, будь-який спосіб, в якому можна зафіксувати ознайомлення. І бажано, щоб це був живий підпис працівника, а не якийсь віртуально створений документ.

Окремо увагу хочу звернути на те, що правила військового обліку мають бути розміщені на підприємстві на видному місці. Це такий перший пункт, який перевіряючі відстежують, коли тільки приходять до вас із перевіркою. Вони заходять, озираються по сторонах. Ви ж їх проводите якраз через такі доступні для працівників приміщення, де має і бути насправді це видне місце. І вони питають одразу: де у вас вивішені правила військового обліку?

Окремо ще хотіла б звернути увагу, що поряд з наявністю на видному місці правил військового обліку можуть вимагати оформлення так званого стенду з документами з військового обліку. Це дуже цікава тема, і ми її розглянемо на окремому уроці, тому що є певний перебір з точки зору не кореляції з вимогами законодавства, але є практика і є здоровий глузд, про який ми поговоримо на цій спеціальній лекції.

Обов’язково зберігайте докази направлення до ТЦК повідомлень про прийняття, звільнення, переведення або зміну інших облікових даних. Коли справа доходить до судових розглядів, ці документи дуже спасають. А що це за докази? Якщо ви прослухаєте урок про складання повідомлень до ТЦК, ви зрозумієте, що це підтвердження направлення кореспонденції, а як правило полягає в зберіганні опису до листа і квитанції про відправлення.

Ви напевне знаєте, що у нас звіряння з ТЦК, в якому перебувають на обліку наші працівники в інших населених пунктах, відбувається дистанційно, коли ми направляємо витяги зі списків і копії військово-облікових документів. І ось докази такого направлення також варто зберігати на випадок перевірки. Особливо актуально за умови, що ТЦК після звіряння вам витяги не повернули і ви не маєте можливості зафіксувати результати звіряння в журналі за додатком номер 9.

Одним із документів, які можуть просити, але це не означає, що вони будуть на вашому підприємстві, є докази, що ви направляли до ТЦК повідомлення про жінок, які мають медичну чи фармацевтичну освіту і не перебувають на обліку в ТЦК. Ці документи, як такі, взагалі можуть мати місце не на всіх підприємствах, звичайно, якщо ми не говоримо про медичні заклади, фармацевтичні компанії або подібні. Роботодавець не завжди про це знає, але інколи, коли у перевіряльників багато часу, вони вдаються до таких уже крайнощів, коли починають аудит особових справ для жінок і тих категорій, для яких ведення їх передбачає законодавство, якщо їх посади починаються на коди Класифікатора професій від 1 до 4. А тому, якщо такі жінки у вас були і якщо ви складали повідомлення до ТЦК, будь ласка, зберігайте і докази таких направлень.

Дуже цікавий документ, який вимагають, — це наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, відповідальних за ведення військового обліку. Такий наказ ми складаємо раз на рік. І в нас у всіх він має бути за 2003, 2004, 2005 рік. Більше того, вже вимагають при перевірках наявність сертифіката про підвищення кваліфікації. Чи мають право взагалі перевіряти цей сертифікат ТЦК, з якої дати, чи законна вимога надавати подібний документ, ми проговоримо на окремому уроці.

Нарешті, обов’язково, це пряма вимога, перевіряють наявність журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку і звіряння. Це дев’ятий додаток до Порядку 1487. Інколи перевіряють, інколи ні, але бажано бути готовим і мати наказ про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік. Про цей документ ми також, звичайно, будемо говорити на окремому уроці.

Перевіряють не завжди, але доволі часто документи з питань оповіщення працівників про їх виклик до ТЦК починають із наявності наказу до відповідного розпорядження, як ми ознайомлювали, як повідомляли працівників, які відсутні через хворобу, дистанційних працівників. Інколи навіть доходять до перевірки наказів про увільнення від роботи на дату виклику до ТЦК.

Не завжди, але тим не менше, ТЦК можуть від вас вимагати накази про прийняття, переведення, звільнення за певний період. Наприклад, якщо приходять у 2026 році, вони можуть попросити у вас накази від початку року і буквально вручну по списках звірити, чи всіх ви внесли до списків персонального військового обліку, чи щодо всіх у вас подані повідомлення про прийняття, звільнення, переведення.

Дуже часто вимагають штатний розпис, бо його вимагати дозволяє безпосередньо додаток 31, а перелік тих документів, які можуть вимагати, в принципі, невичерпний через наявність таких відміток «тощо» після переліку документів там, де вони є. Штатний розпис насправді неінформативний інструмент. У нас нема там ні прізвищ, ні інформації, яка посада заповнена, яка вакантна, де жінки працюють військовозобов’язані, де чоловіки. Тому, коли ТЦК так прискіпливо перевіряють, вони ще можуть зажадати від вас списки працівників, не штатний розпис, а списки, щоб подивитися, наскільки вони корелюють з вашими списками персонального військового обліку.

Інколи просять справу з листуванням ТЦК і такий цікавий документ, як блокнот розписок. Наразі ми його з вами не зобов’язані вести, але якщо проходить перевірка, то, як правило, перевіряють документи не тільки за поточний рік, а за попередній точно, а інколи і заглиблюються далі. І в минулому році такий документ, як блокнот розписок, був обов’язковим. Тож не знищуйте його, зберігайте, допоки не сплине строк його зберігання. Про цей документ ми також будемо говорити на окремому уроці.

Про кожен з документів, які я зараз назвала, ми маємо час і можливість поговорити детально, а ви завжди будете готові до перевірки, якщо будете час від часу заглядати в цей чекліст. Я сподіваюся, що перелік документів вас не налякав, а максимум стимулював подивитися наступні уроки. Скористайтеся можливістю поставити запитання в чатику. Я обов’язково буду відповідати хоча б на частину тих, що надійдуть найпершими. Тож приєднуйтесь до перегляду. Наснаги вам і задоволення.