Журнали реєстрації кадрових документів: форми, ведення, закриття, зберігання

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок оформлення підсумкового запису під річним розділом

Текстове розшифрування відео

Колеги, вітаю вас на десятому уроці. Його тема: "Оформлення річного підсумкового запису у журналі реєстрації". Як я вже розповідала на попередніх уроках, журнал реєстрації зазвичай поділяється на річні розділи. Це пов’язано з тим, що службові документи переважно реєструються та групуються у відповідні справи в межах одного діловодного року. Єдиним винятком є освітні заклади, де реєстрація може здійснюватися в межах навчального року. На підприємствах такі документи, як всі види наказів, вхідна та вихідна кореспонденція, заяви працівників, довідки, а також різні види записок, зокрема доповідні, пояснювальні та службові записки, реєструються в межах діловодного року, який зазвичай співпадає з календарним роком.

Коли ж відбувається закриття річного розділу?

Річний розділ в журналі реєстрації ведеться з січня до кінця грудня. Закриття розділу не повинно відбуватися в день внесення останнього запису в році, що минає. Потрібно завершити розділ 31 грудня або останнім робочим днем року. Тобто, навіть якщо ви впевнені, що нові записи більше не буде, не поспішайте робити підсумковий запис одразу після останнього внесеного документа в листопаді або грудні. Дочекайтеся завершення року, впевніться, що більше документів не буде, і тільки тоді можна закривати річний розділ. Після цього з нового року ви зможете розпочати новий розділ на новій сторінці журналу.

Як правильно оформити підсумковий запис?

Підсумковий запис закриття річного розділу оформлюється, і ось які дані мають бути вказані:

1. Загальна кількість зареєстрованих за рік документів певного виду. 
2. Крайні реєстраційні індекси, тобто перший і останній індекси за рік. 
3. Якщо були пропущені або дубльовані реєстраційні індекси, їх також слід вказати. 
4. Посада працівника, який оформив цей підсумковий запис. 
5. Особистий підпис цього працівника та розшифрування підпису. 
6. Дата оформлення підсумкового запису. 

При оформленні підсумкового запису не варто орієнтуватися лише на порядковий номер останнього зареєстрованого документа. Коли ви вирішили зробити підсумковий запис, не поспішайте робити його на основі лише останнього запису. Спочатку уважно перегляньте всі записи за попередній рік, починаючи з номеру першого. Можливо, ви раніше не звертали увагу, але в процесі перевірки можуть бути виявлені пропущені або дубльовані номери.

Наприклад, якщо останній запис в журналі має номер 149, це ще не означає, що зареєстровано саме 149 документів. Щоб правильно підрахувати реальну кількість документів, потрібно ретельно переглянути записи за весь рік і виявити можливі помилки.

Я приготувала вам приклад підсумкового запису, який можна зробити в журналі реєстрації наказів, наприклад, наказів тривалого строку зберігання. Такий самий аналогічний запис буде і в журналі реєстрації наказів тимчасового строку зберігання.

Отже, що ми повинні прописати? Під останнім записом у році, що минає,ми пишемо, що 26-й рік у нас ще продовжується, тому його ми чіпати не будемо, забігати наперед. Візьмемо за 2025 рік. Ми пишемо, що усього за 2025 рік у журналі (тут ви можете прописати повну назву журналу або скорочено) зареєстровано. Цифрами та словами зазначаємо 148. В дужках прописуємо словами: 148 наказів з кадрових питань тривалого зберігання.

І вказуємо крайні номери: з номеру 1 к/тр до номеру 149 к/тр. Останній номер у нас 149, а по факту вийшло, що зареєстровано 148 наказів. Тому, ви обов’язково прописуєте, що в тому числі були пропущені номери. Коли ви переглянули журнал, ви виявили, що немає у вас таких номерів: 12 к/тр, 97 к/тр і 126 к/тр.

У нас був з вами урок, обов’язково його перегляньте, якщо виникають питання щодо типових помилок при оформленні журналів реєстрації. І там я якраз пояснювала, які можуть бути помилки, як їх потрібно враховувати, чи можна їх виправляти, чи не можна.

Отже, ви виявили, що є три пропущені номери. Тобто після 10-го йде 11-й, а потім одразу 13-й зареєстрований наказ (13-й к/тр), а 12-го немає. Отже, ви ці три накази маєте відрахувати від загальної кількості. Тобто їх немає, ми їх не рахуємо.

І навпаки, ви виявили, що є у вас подвійні номери. Сталося так, що у вас зареєстровано під номером 17 два кадрових накази тривалого строку зберігання і під номером 132 також два накази. Ви їх виправили так, як я вас вчила на попередньому уроці про виправлення помилок. І відповідно, ви відрахували пропущені номери, а ці дві додаткові подвійні маєте додати.

Отже, останній запис був 149. Віднімаємо 3 пропущених — отримуємо 146, додаємо 2 подвійних — отримуємо 148.

Отже, ви вийшли на цю цифру, яку і зазначаєте. Далі ви робите запис про себе, свою посаду, наприклад, менеджер з персоналу, ставите підпис і розшифровуєте підпис. Для цього достатньо зазначити своє ім’я та прізвище. Якщо ви пишете це від руки, зазвичай такий запис робиться від руки, то ви пишете звичайними прописними літерами. Великі літери у прізвищі писати необов'язково. Також обов’язково вказуєте дату оформлення підсумкового запису — це може бути, наприклад, 31.12.2025 року.

Я підготувала для вас зразок, в якому ви можете побачити, як саме виглядає підсумковий запис під річним розділом за 2025 рік. Пам’ятаєте, кожен річний розділ починається з зазначення певного року. У 2025 році відповідно був рік 2025. Останні три накази, які були зареєстровані, це накази від 29, 30 та 31 грудня минулого року під номерами 243, 244, 245 к/тр. Отже, ви їх закрили і зробили відповідний запис.

Під останнім записом робите підсумковий запис. Таким чином, як я вже демонструвала на попередньому слайді, усього за 2025 рік у журналі зареєстровано 244 накази з кадрових питань, з номеру 1 к/тр по номер 245 включно, зокрема пропущений номер 5 к/тр. Тобто ви знаєте, що його немає, ви його відмінусовуєте від загальної кількості. Тому у вас не 245, а 244 накази.

Це дуже важливо. Чому? Тому що, якщо буде перевірка, ці накази тривалого строку зберігання разом з журналом підуть на зберігання до архіву. Якщо під час перевірки у справі з наказами виявиться, що немає цього наказу, то доказом того, що дійсно цього наказу не було, буде саме запис у журналі реєстрації наказів, де буде видно, що цей наказ навіть не був зареєстрований. Якщо у вас був дійсно цей наказ, він був зареєстрований і внесений в обліковий запис у журналі, а по факту в справі його немає, то це класифікується як порушення трудового законодавства. Це може кваліфікуватися як несанкціоноване знищення документа, що має соціальну значущість для працівників. В такому разі має проводитися розслідування, щоб з’ясувати, куди подівся сам наказ.

А якщо взагалі цього наказу не було і є лише порушення в порядку нумерації, то оцей підсумковий запис і є доказом того, що у вас просто технічно, по якому-небудь людському фактору, цей номер був пропущений і такого наказу взагалі не існує і не існувало.

Отже, колеги, до зустрічі на наступному уроці.