Керівник кадрової служби: статус, повноваження, зона відповідальності
(модуль 1 із 10)

Додаткові матеріали

Презентація

---

Текстове розшифрування відео

Ми зустрілися з вами на початку дуже масштабного курсу. Він має назву професії керівник кадрової служби, кадровий та військовий облік. Власне, ми будемо говорити вже про сучасне утілення керівника кадрової служби. Якщо вам ближче начальник відділу кадрів, то це можна проводити паралелі, але ми вже більше змісту в цю категорію працівників вкладаємо.

Отже, власне, почнемо ми з ролі керівника кадрової служби у компанії. Що він робить, за що він відповідає? Давайте поступово будемо проходитися по всіх цих тезах. Керівник кадрової служби – це не старший кадровик, а менеджер з процесів і ризиків. Що мається на увазі? Він не веде документи, він відповідає за систему. Керівник кадрової служби дійсно може десь допомагати, десь вирішувати якісь серйозні ситуації. Проте він не відповідає за те, щоб кожного дня сидіти і складати накази про прийняття, звільнення і так далі. Він вже більш високого рангу, він має налагодити цю систему.

У нього є в підпорядкуванні, звісно, якщо ми говоримо про відділ, як мінімум один інспектор з кадрів або фахівець з персоналу, у нього точно є. І саме цей фахівець з персоналу має відповідати за цю рутину, коли він бере, складає накази, коли він відповідає за табелювання і так далі. Тобто самі процедури виконує не керівник кадрової служби. Він має налагодити цю систему, щоб вона працювала як годинник і контролювати її за потреби. Звісно, він не закриває задачі, він керує людьми і процесом.

Це власне те, що й каже, що він має налагодити систему так, щоб його втручання в операційну діяльність були мінімальними. Він не виконавець, він партнер директора. А у нас зараз трудове законодавство прописано досить таки недосконало. Ми розуміємо, що виникають конфліктні ситуації, бувають конфліктні навіть працівники. І перш ніж самостійно вирішувати ці конфліктні ситуації, керівнику кадрової служби треба розповісти про це директору, отримати його схвалення, узгодити усі ці процедури.

Або інший напрямок – військовий облік. Там штрафи досить такі суттєві і плюс вони реальні. Територіальні центри комплектування ходять на перевірки, оштрафовують. Якщо ви вже знаєте, помітили цю ситуацію, звісно, що вам треба звернутися до директора. Ми наше підприємство є в плані перевірок ТЦК. Мої дії такі-то, такі-то. Тобто ви не турбуєте директора там з якихось операційних питань. Тим не менш, ви його партнер. Ви йому радите, як звільнити працівника в іншій ситуації. Ви йому радите, що давайте у цій ситуації краще залучимо юриста-адвоката для звільнення працівника, якщо у вас немає в штаті компанії такого працівника. Розумієте? Тобто ви виступаєте дійсно партнером.

Директор, як правило, і керівник кадрової служби підпорядкований кому? Директору, ну або заступнику директора. Власне, наступна теза й про це. А знову ж таки, повторюсь, не виконує процедури, а безпосередньо їх контролює, за необхідності запускає нові процеси. Що мається на увазі? Дивіться, у нас зараз дуже активно впроваджується автоматизація кадрових процесів, з'являються нові системи, дубідок, вчасно, дія розширюється. З цього приводу ми ось очікуємо в механізмі, коли ми зможемо приймати і звільняти працівників. Тобто усі ці процедури, які власне є сучасними, які дозволяють автоматизувати процес, тим паче в умовах, коли наші співробітники можуть навіть працювати за кордоном, оформляють дистанційну роботу, все добре. А як з ними налагодити зв'язок? Звісно, можна застосувати ось ці сучасні системи.

І керівник кадрової служби їх відслідковує. Він приходить до директора вже з готовим рішенням. Мені потрібно запровадити автоматизовану процедуру, називаю там якусь систему, компанію, і це буде коштувати стільки на місяць, стільки на рік. І після цього вони приймають рішення. Але тримати руку на пульсі – це, звісно, завдання керівника кадрової служби. Далі приймає рішення про звернення до юриста-адвоката. Те, що я казала, так, проблемний працівник. Що з ним робити? Якщо ми розуміємо, що самотужки ми вже не можемо впоратися, якщо нам потрібне залучення юриста-адвоката, яких немає в штаті нашої компанії, звісно, що ми говоримо про це директору.

Далі. Проведення кадрового аудита з військового обліку. Це цілком можливо, це цілком нормально, коли хтось оцінює, в принципі, вашу роботу. Треба до цього ставитися оптимально, сприймати це нормально. І якщо ви бачите, що десь система дала збій або запровадилось якесь нове трудове законодавство і вам потрібно переналаштуватися, це нормально, коли запрошується кадровий аудитор, аудитор з військового обліку для того, щоб оцінити власне ваші дії, надати висновки, де щось покращити. Звісно, що це, в принципі, призводить до уникнення штрафів і мінімізації ризиків судів. Ну, як правило, вже з колишніми працівниками.

Далі. Роль керівника кадрової служби у команді. Керує, координує діяльність кадровиків та іншого персоналу, який підпорядкований власне йому. Також, якщо HR-рекрутер входить до кадрової служби, то, звісно, вони підзвітні саме керівнику кадрової служби. Далі його роль. Він взаємодіє з контролюючими органами.

Які це зараз на даний момент у трудовому законодавстві і у військовому обліку? Це ТЦК, Держпраці, податківці, ПФУ. Вони можуть у той чи іншій мірі приходити або надсилати запити. І, як правило, саме керівник кадрової служби має реагувати на них або скеровувати своїх працівників, як відповісти. Проте все ж таки головна роль у взаємодії з контролюючим органом на керівнику кадрової служби.

Далі дуже важлива роль – це взаємодія з іншими структурними підрозділами. Кадрова служба, звісно, не може бути тільки одна на підприємстві. Звісно, що у вас є виробництво, або офісні працівники поділені на які-то інші департаменти. Вам потрібно розуміти, як налагодити те саме табелювання, явки, неявки працівників. Вам потрібно взаємодіяти, якщо у вас є юридичний департамент, знову ж таки, проблемні працівники одразу юридичний департамент, запровадження письмово-трудового договору. Ну, якщо є юрист, то, звісно, краще, щоб розробив він цей шаблон письмового трудового договору. Ви запроваджуєте вже його в життя, коли приходять нові працівники чи з чинними працівниками.

Бухгалтерія дуже така велика ланка і задача – отримати, налагодити взаємодію саме з бухгалтерією. Чому? Кожна дія, яка відбувається з працівником, явка, неявка, надання відпустки, прийняття, звільнення, воно проходить спочатку через кадри, а далі це впливає на нарахування зарплати цьому працівнику. Коли він не вийшов, не нараховується. Якщо відпустка, відпускні там за день до початку відпустки чи раніше, в залежності від того, що у вас прописано у колективному договорі. Якщо табель, то коли передається до бухгалтерії? Ми все це будемо вивчати.

Адміністрація, взаємодія з директором. Ми вже з вами проговорили. Це керівник кадрової служби – це радник для директора. Як вчинити в тій чи іншій ситуації, варіанти дій. Ну, а директор вже погоджує той чи інший ваш план дій.

Далі, що ми ще будемо з вами проговорювати? Що контролює керівник? Знову ж таки, він не входить у самі процеси. Він сам не сидить і не виписує ці накази, але він контролює прийняття, звільнення, військовий облік, відпустки, лікарняні, кадрові документи, які мають бути на підприємстві, колективний договір, чи є, чи немає, чи є його замінники, штатка ведеться чи не ведеться.

Керівник кадрової служби, власне, відслідковує ці зміни в законодавстві. Зараз у нас штатка для комерційних підприємств ніде не визначена. І саме він приймає рішення після оцього тригерного такого моменту – відмінили Господарський кодекс України і тепер немає штатного розпису. Керівник кадрової служби має прийняти рішення, а що робити власне далі? Будемо вести штатний розпис чи ні?

Індивідуальні заяви, накази, письмові трудові договори і їх запровадження – іде від керівника кадрової служби. Трудові книжки і процедура сканування також запроваджується ним. Дотримання нормативу з працевлаштування осіб з інвалідністю. Саме він контролює і говорить там, не знаю, Захарченко, зробіть мені, будь ласка, розрахунок, чи виконано в першому кварталі норматив з працевлаштування осіб з інвалідністю. Якщо він не виконується, то тоді вже знову ж таки або до директора, або з бухгалтерією, чи будемо сплачувати цільовий внесок, як будемо звітувати. Розумієте, всі ці процеси, вони, в принципі, потім впливають на штрафи і відповідальність самого підприємства.

Якщо здійснює процедуру бронювання, то, як правило, знову ж таки контроль за вами. Взаємодія з ТЦК, ДПС, ПФУ, Держпрацю – проговорили. Подання звітності, маю на увазі все. Від повідомлень до ТЦК до графіків чорнобильських відпусток для того, щоб отримати компенсацію. У нас немає в кадровому житті такого поняття, як звітність. Тим не менш, у нас є дати, коли й нам потрібно надати повідомлення, повідомити той чи інший орган. І, до речі, у нас є календар кадровика на Кадроленді. Там розписані всі дати і дуже легко за ними слідкувати.

Заповнення усіх вакансій на підприємстві. Звісно, якщо є відкрита позиція, керівник кадрової служби має або рекрутера, або чара скеровувати щодо цього, звісно, якщо вони в його підпорядкуванні. Рівень залученості працівників, їх мотивація, преміювання – все це має контролювати керівник кадрової служби.

Адаптація новачків, особливо кадрової служби. Ну, якщо ви керівник кадрової служби, то адаптація нового співробітника, як правило, саме на вас. Якщо ж у вас до вашого штату входять HR або рекрутер, в залежності від того, які процедури як налагоджені, то знову ж таки ви повинні налагодити цю процедуру адаптації, атестація працівників, їх розвиток, впровадження автоматизації кадрових процесів.

Мені здається, ми все це проговорили і ви зрозуміли. Найголовніше, керівник кадрової служби – це певний організатор процедур. Він не робить все ручками, але він все це контролює. Ну, за необхідності, звісно, виконує. Всі ж ми люди, можуть хворіти працівник і він має підхопити, усі процедури, тому що він знає, як це відбувається на практиці.

Відповідальність, в принципі сказати, що ось саме на керівника кадрової служби буде штраф, якщо він щось не виконає, ну, такого ми не можемо сказати. Єдине, що ми маємо вами зрозуміти, що дії або бездіяльність керівника кадрової служби, тим паче, якщо він відповідає за військовий облік, можуть призвести до штрафів у військовому обліку від 34 000 до 59 500 гривень. Якщо порушується трудове законодавство, це штрафи Держпраці. 

Санкції за невиконання нормативу з працевлаштування осіб з інвалідністю. Це те, що я сказала, так, не проконтролювали, не з'ясували, воно якось плинно пішло. Два працівники з інвалідністю звільнилися і норматив вже не виконаний. А ми це просто не відслідкували, тому що не було налагоджено систему. Ось вам санкції за невиконання нормативу 4%.

Не забувайте, що навіть під час дій воєнного стану можливий адміністративний штраф за порушення у сфері трудового законодавства на посадову особу. Ну і, звісно, відповідальність саме, якщо до вас іде перевірка ТЦК, Держпраці, ДПС, іншого контролюючого органу, що стосується трудового законодавства, звісно, підтягнути усі процедури, підготувати всі документи – це організація за це на керівнику кадрової служби.

Власне відштовхуючись від цих елементів, роль у компанії, підзвітування директору і власне відповідальність, яка нависає над підприємством, ми розробили програму, що ми з вами будемо вивчати.

Модуль один – це власне про вас, про керівника, про ваше звітування, про ваш статус, які працівники можуть бути у вашому підрозділі, та й власне як назвати цей підрозділ. Все це модуль один.

Модуль два – це глобальні кадрові документи, як точки контролю керівника. Дивіться, ми тут вже не розглядаємо, як саме створити цей документ. Ми вже розглядаємо, що саме в ньому має бути, коли запроваджувати письмовий трудовий договір, чи потрібна ця сама штатка, коли немає колективного договору і чи потрібен він в умовах воєнного стану. Ось це модуль два.

Модуль три – кадрові процеси, які контролює керівник кадрової служби. Ті самі звільнення за власним бажанням або за угодою сторін. Працівник не використовує роками щорічну відпустку, що робити. Ну, то зрозуміли такі точкові процеси, які ми контролюємо як керівники і втручаємося, якщо щось вже йде не так.

Далі це військові облік, бронювання. Які документи мають бути, що контролювати вже, коли забронювали працівників. Це квоту, моніторинг перевірок у вас може бути, як його підтримувати, необхідні тригерні такі точки для того, щоб у вас не злетіли броні.

Модуль п'ятий – соціальні гарантії працівників. Тут одразу може відзначити, контролюємо сканування трудових книжок. У нас на контролі мають бути ті самі надання чорнобильських відпусток і норматив з працевлаштування осіб з інвалідністю. Що, як ми контролюємо? Перевірки взаємодії з ТЦК, ДПС, ПФУ, недопущення штрафів. Розумієте, це навчання, як спілкуватися з контролюючими органами, що їм показувати, що потрібно підготувати.

Наступне – це судова практика і ризики роботодавця. Це вже знаєте таке повчання для всіх нас. Вже відбулося порушення, вже відбувся судовий процес. Як нам не наробити таких самих помилок? Насправді судова практика дуже рясна і там дійсно є почерпнути кожному з нас, як не робити перш за все або вже як захищатися на користь підприємства на свою користь.

Військовий облік, кадровий облік в Excel, готові таблиці в Excel списків додаток п'ять, додаток чотири повідомлення, додаток 12 і крім того табель штатного розпису графіку відпусток в Excel.

Далі модуль дев'ятий. Дуже цікавий, авторський такий буде модуль. Автоматизація з Кадролену через сервіс. Ну, дуже багато сервісів на платформи, які дійсно ось вже на цьому етапі допоможуть вам автоматизувати процеси. Приклад, визначення днів щорічної відпустки, якщо працівник у робочому році був у неоплачуваній відпустці, чи сидіти з калькулятором, чи в декілька кліків все це визначити. Ну, вибір очевидний – в декілька кліків і на Кадролену все це реалізовано.

Далі це управління командою кадрової служби і бонусні уроки від керівника практика. Це вже ви як менеджер, який має все це організувати, не допустити конфлікти між своїми працівниками, між іншими підрозділами, гасити ці конфлікти, бо вони виникають. Всі ми люди, всі ми в стресових таких ситуаціях з вами живемо. Як налагодити зі всіма взаємодію. 

Це вже модуль 10-й. Бонусний модуль у нас електронний документообіг у кадрах. На прикладі системи від наших партнерів. Ви обов'язково подивіться, вам знадобиться це в вашій роботі.

Додаткові ексклюзивні матеріали – це норматив 4% розрахунок в Excel. І крім того, ми додаємо такі брошури, але мабуть це не те слово, це прям дійсно помічники, ваші помічники, які можна роздрукувати з військового обліку, оформлення, прийняття, надання відпусток і звільнення. Ну, ви знаєте, що це основні процедури.

Дорожня карта, карта розвитку власної кадрової служби і робота зі штучним інтелектом. Ви знаєте, що штучний інтелект у нас постійно розвивається. Чим він може допомогти власному кадровику, керівнику кадрової служби для того, щоб якось спростити свою роботу, а він дійсно може допомогти і ми вам надамо готові промпти для кадрової роботи.

Ось такий у нас план дій. Тим паче ще пам'ятайте, що до кожного уроку закінчуються уроки і там йде такий перелік або документів, цілий список ми надаємо вже готових зразків, або це корисні матеріали, довідники, помічники, все таке інше. Воно дуже корисно, обов'язково собі завантажуйте, зберігайте в папочці.

Крім того, нагадую таку можливість, як задати питання власне нашій команді експертів. Ви можете за уроками усіма прогорнути. Там є спеціальне вісконечко для коментарів. Ставте, коментуйте, запитуйте. Одразу щось незрозуміла. Ви повертаєтесь до коментаря, ставите мені питання, Ярошенко, Тетяні Донець, будь-якому лектору. І наша експертна команда допомагає з цим вам впоратися.

Що ж, друзі, колеги, я сподіваюсь, що окреслила вашу роль, так, у команді, у компанії перед директором. Ви зрозуміли, чим ми будемо займатися, на що орієнтуватися. Тому повний вперед і чекаю на наступних заняттях кожного з вас.