Після появи електронного військово-облікового документа у застосунку «Резерв+» у кадровиків виникає чимало практичних запитань щодо заповнення списків персонального військового обліку. Який документ вважати актуальним: паперовий військовий квиток чи електронний ВОД? Чи можна використовувати інформацію одночасно з двох документів? Що робити, якщо дані відрізняються або в електронному документі бракує інформації? Розберемося, як діяти в таких ситуаціях та як правильно заповнювати графи списків військового обліку.
Які дані вносити до графи 9 списків військового обліку
Працівник надав військовий квиток і реквізии цього ВОД ви зазначаили у графі 9 списку. Далі вам принесли Е-ВОД (роздруківку з «Резерв+»). Необхідно внести зміни до графи 9. Раніше була зазначена серія та номер, а зараз будуть реквізити Е-ВОД: дата і час формування цього документа.
Якщо дані паперового ВОД і «Резерв+» відрізняються
Припустімо таку ситуацію: у вас є військовий квиток і роздруківка «Резерв+». При цьому, відрізняються ТЦК, ВОС, військове звання. Про що нам це говорить? Про те, що старий військовий квиток вже недійсний, оскільки є невідповідність даних військового квитка і даних реєстру, які ми бачимо в роздруківці «Резерв+» (п. 4 Порядку №559).
Отже, якщо є роздруківка «Резерв+», вносимо дані саме з нього. Але ми з вами пам’ятаємо, що в електронному документі немає інформації, наприклад, про військову службу або про моброзпорядження. І цих даних нам просто немає звідки взяти для заповнення. І тут ми переходимо до наступного запитання.
Коли можна використовувати дані зі старого військового квитка
Враховуючи той факт, що ТЦК досить часто орієнтуються на паперові документи, можемо закрити очі на окремі моменти. Якщо у вас не відрізняється нічого в паперовому та електронному документах, крім того, що в паперовому є додаткова інформація, наприклад, про військову службу або моброзпорядження, нічого страшного не буде в тому, що цю інформацію ви візьмете з військового квитка.
Але якщо ви бачите, що інформація відрізняється, тоді військовий квиток вже недійсний і користуватися ним не можна. У такому випадку вносимо дані лише з електронного документа (його роздруківки).
Що робити, якщо в «Резерв+» немає потрібної інформації
Що буде, якщо не будуть заповнені окремі графи? Наприклад, у «Резерв+» немає даних про військову службу, а ви вносите інформацію виключно з електронного документа. Нічого страшного в цьому немає. Це не є порушенням, оскільки у примітці до додатка 5 зазначено, що інформацію ми вносимо з паспорта та військово-облікового документа. Якщо дійсним військово-обліковим документом у вас є лише роздруківка «Резерв+», то саме з неї потрібно внести інформацію.
Якщо там немає даних про військову службу, то відповідні графи не заповнюєте. Так само це стосується граф щодо моброзпорядження. Відсутність таких відомостей не є порушенням.
Як заповнювати графу 9 при використанні двох документів
Якщо у вас є старий військовий квиток, в якому міститься інформація про військову службу, то вас не притягнуть до відповідальності за те, що ви використали два документи, якщо між ними немає розбіжностей. Тобто ви всі основні дані внесли з «Резерв+», а інформацію про військову службу – з паперового документа, оскільки саме там вона міститься.
У такому випадку в графу 9 потрібно вписати два документи:
- реквізити старого військового квитка (серія, номер);
- дату та час формування електронного документа з «Резерв+».
Отже, в окремих випадках у графі 9 можуть зазначатися реквізити одразу двох документів.
Коли категорично не можна використовувати паперовий військовий квиток
На чому варто наголосити: якщо ви все внесете лише з одного електронного документа і певні графи залишаться незаповненими через відсутність інформації, це не буде порушенням. Тож безпечніше робити все саме з одного актуального електронного документа.
Водночас у паперовому військовому квитку та в «Резерв+» можуть бути розбіжності щодо:
- ВОС;
- військового звання;
- ТЦК;
- прізвища;
- місця проживання чи реєстрації;
- інших персональних даних.
В жодному разі у такій ситуації не користуйтеся паперовим військовим квитком. У такому випадку використовуємо лише актуальний електронний документ.
Навіть якщо ви розумієте, що в «Резерв+» не підтягнулася правильна інформація, а таке трапляється доволі часто, питання потрібно вирішувати через ТЦК. Але роботодавець уже не повинен використовувати паперовий документ за наявності невідповідностей між ним і електронним ВОД, оскільки це свідчить про невідповідність даних у реєстрах.
Висновки
- Якщо працівник надав електронний ВОД із «Резерв+», у графі 9 зазначають дату та час формування електронного документа замість серії та номера військового квитка.
- За наявності розбіжностей між паперовим військовим квитком та електронним ВОД використовують лише актуальний електронний документ.
- Якщо в «Резерв+» відсутні окремі дані, наприклад про військову службу чи моброзпорядження, відповідні графи списку можна не заповнювати – це не є порушенням.
- Використовувати дані одночасно з паперового та електронного документа допустимо лише тоді, коли між ними немає жодних розбіжностей.
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».
Коментарів поки немає
Почніть розмову…
