Що робити з паперовою трудовою книжкою після 10 червня 2026 року

10.06.2026 – це не тільки гранична для передачі на вебпортал Пенсійного фонду сканкопій трудових книжок. Після цієї дати на законодавчому рівні дозволено видати трудові книжки, які ще зберігаються у роботодавця, на руки працівникам. Сьогодні на мінікурсі поговоримо, що взагалі робити з паперовою трудовою книжкою після 10 червня.

 

Коли трудову книжку треба видати працівнику: базове правило

Нагадаємо: зараз у роботодавця можуть зберігатися паперові трудові книжки тільки тих працівників, які були прийняті до 10.06.2021.

За основним правилом паперова трудова книжка, яка зберігається у роботодавця, видається працівнику при звільненні. Так, відповідно до п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 №58:

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.

 

Інші випадки видачі трудової книжки працівнику

Однак за роз’ясненнями Держпраці немає підстав не видати трудову книжку працівнику за його заявою.

Серед винятків Держпраці називали ще одну причину – завершення робіт з включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників.

Так, відповідно до Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» прямо зазначено:

Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

На жаль, Закон №1217 не уточнює, що саме вважати «завершенням цих робіт»: передачу сканкопій трудової книжки конкретним роботодавцем чи взагалі процес переходу на електронні трудові, який саме і має завершитися 10 червня.

Ми дотримувалися безпечної позиції і рекомендували орієнтуватися саме на 10 червня. Тобто, на нашу думку, оцифрування чи передача сканкопій трудової книжки конкретного працівника не є підставою для видачі йому трудової книжки на руки. Або ж радили видавати трудову книжку за заявою працівника.

І ось ми наближаємося до 10 червня.

 

 

Як видати трудові книжки після 10.06.2026

Вважаємо, що є всі підстави видати трудові книжки працівникам.

Рекомендуємо видати наказ про видачу трудових книжок. Доцільно послатися на відповідну норму Закону №1217. До речі, на нашу думку, безпечно все ж таки отримати заяви від працівників з проханням видати трудові книжки.

Зауважте, що за законом трудові книжки мають видаватися під підпис. Тому з наказом ознайомлюємо працівників під підпис. Крім того, працівник має проставити підпис в графі 13 Книги обліку руху трудових книжок.

До речі, про Книгу. В графі 12, як правило, зазначають дату і підставу видачі працівнику трудової книжки при звільненні. В нашому випадку рекомендуємо зазначити фактичну дату видачі, а як підставу зазначити «за заявою», якщо також вважаєте, що вона потрібна, або реквізити наказу.

 

Як видати трудову книжку відсутньому працівнику

Практичне питання: як видати трудову книжку працівнику, який 10.06.2026 відсутній на роботі? Наприклад, дистанційнику, мобілізованому чи працівнику, який перебуває в тривалій неоплачуваній відпустці.

Вважаємо, що тут однозначно потрібна заява з проханням переслати трудову книжку на вказану адресу. Пам’ятайте, що має бути адресна доставка (п. 4.2 Інструкції №58):

Якщо ж заяви на пересилання немає, то продовжуємо зберігати трудові книжки працівників у себе.

 

Що робити з трудовими книжками після 10.06.2026

Зверніть увагу: чинною залишається вся тематична нормативка. Зокрема, ст. 47 та 48 Кодексу законів про працю та Інструкція №58.

Це означає, що після видачі трудових книжок працівникам на руки такі трудові книжки не припиняють своє існування. Але заповнюються тепер виключно на вимогу працівника. Роботодавець за це вже не відповідає. Якщо є усна чи письмова вимога внести запис або оформити трудову книжку – реагуємо на вимогу.

Зауважте, що правила внесення записів до трудової книжки також не змінюються. Продовжуємо орієнтуватися на Інструкцію №58.

 

Висновки

1. Після 10.06.2026 трудові книжки, що ще зберігаються у роботодавця, треба видати працівникам.
2. Безпечно це зробити за заявами працівників та наказом керівника.
3. Про отримання трудових книжок працівники проставляють підписи в графі 13 Книги обліку руху трудових книжок.
4. За заявою працівника трудову книжку можна переслати поштою на адресу працівника.
5. Трудові книжки не припиняють існування, але заповнювати їх будемо виключно на вимогу працівників.