Письмові та електронні трудові договори: перехід на них з усіма працівниками, види та ідеальні шаблони

Додаткові матеріали

Презентація

Яка різниця між трудовим договором та цивільним: роз'яснення Держпраці

Алгоритм оформлення трудового договору

Довідник. Відмінності трудового та цивільно-правового договорів

Розмежування ознак цивільно-правових та трудових відносин: постанова КАС ВС від 11.01.2022 у справі № 280/5370/19

---

Текстове розшифрування відео

Сьогодні ми розглянемо тему письмових та електронних трудових договорів. Визначимо, що це таке, чому більшість адвокатів з трудових спорів, багато кадровиків на практиці переходять на письмові або електронні трудові договори, чому за ними перспектива і чи варто переходити вже зараз.

Перший урок присвячений усній чи письмовій формі трудового договору. Визначаємо, яку і коли можна або не можна застосовувати і що таке контракт.

Трудовий договір – це певні трудові відносини, які фіксуються. Фіксується все від початку: чим займається працівник, зазначається посада, що він повинен робити за тією посадою, яка у нього зона відповідальності, які підходи до нього і всі інші моменти. Головне – це оплата праці.

У статті 21-й Кодексу законів про працю визначено, що трудовий договір – це певні домовленості між працівником та роботодавцем, але не визначено, чи це усно чи письмова форма. Це визначено у статті 24 Кодексу законів про працю: "Трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі". Ця фраза вказує, що на даний момент трудовий договір може бути укладений усно або в письмовій формі.

Навіть коли виникають трудові відносини, всі домовленості усні про оплату праці, посаду, на яку приймаються працівники, це вважається усним трудовим договором. Як правило, це фіксується в наказі про прийняття на роботу. Якщо ж з'являється письмовий трудовий договір, то все серйозніше. Всі усні домовленості викладаються саме в письмовому трудовому договорі.

Трудове законодавство, Кодекс законів про працю України, регламентує, що зараз можете укласти або в усній формі, або в письмовій формі трудовий договір. Але той самий Кодекс законів про працю визначає певні випадки, коли трудовий договір обов'язково укладається письмово.

При організованому наборі працівників – це застаріле поняття, яке залишилося в Кодексі законів про працю. Були особливі програми з цього приводу, але зараз це не відбувається.

Якщо є важкі умови праці, пов'язані з особливими природними географічними і геологічними умовами, умовах підвищеного ризику для здоров'я, то все фіксується в письмовому трудовому договорі.

При укладенні контракту розглядаємо у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі. Якщо він надає таку вимогу, то роботодавець не може відмовити. Тоді беремо письмову форму і укладаємо трудовий договір саме в письмовій формі.

Якщо приймаємо неповнолітніх, якщо укладається трудовий договір між ФОП роботодавцем і працівником, якщо є дистанційна або надомна робота, якщо нефіксований робочий час, при укладанні трудового договору з домашнім працівником – у всіх цих випадках письмовий трудовий договір. Щодо домашнього працівника, це не стосується звичайних роботодавців. Трудовий договір з домашнім працівником укладається між роботодавцем, який виступає як член родини, і з певним домашнім працівником.

Трудовий договір у разі застосування спрощеного режиму регулювання трудових відносин зараз дуже рідко застосовується, але якщо його запроваджували, то також має бути письмова форма трудових договорів, тому що по-іншому навіть не зафіксуєте, про що саме і яку спрощену систему ви вводите і яким чином будете працювати. Це фіксується тільки письмово.

Є інші випадки, передбачені трудовим законодавством України. Вони менш розповсюджені і, як правило, стосуються конкретних галузей.

Проте нагадаю, що зараз діє воєнний стан, тому застосовується Закон 2136. Там вказано: "У період воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору". Це означає, що зараз працівник, той, який тільки приймається, та роботодавець можуть самостійно визначити, укладати трудовий договір в усній чи письмовій формі. При цьому, навіть якщо йдеться про дистанційну роботу, трудовий договір про дистанційну роботу має укладатися у письмовій формі, проте навіть під час дії воєнного стану він може укладатися в усній формі, якщо цьому сприяла згода кандидата на посаду та роботодавця.

Ми можемо під час дії воєнного стану укладати усний трудовий договір навіть у тих випадках, коли стаття 24 Кодексу законів про працю визначає, що він має бути в письмовій формі. Проте краще навіть під час дії воєнного стану у випадках, які визначені як такі, що мають письмову форму трудового договору, укладати письмову форму. По-перше, це специфічні випадки, які не зможете прописати в наказі. По-друге, коли закінчиться воєнний стан, потрібно буде укладати письмовий трудовий договір з урахуванням того, що Кодекс законів про працю залишиться. Тому не варто робити цей підхід. Якщо визначена письмова форма трудового договору, застосовуйте її навіть під час дії воєнного стану.

Отже, у нас є письмова форма у випадках, визначених статтею 24 Кодексу законів про працю України, або усна форма, яку Кодекс законів про працю допускає через фразу, що трудовий договір, як правило, укладається в письмовій формі. Ця фраза "як правило" дає змогу трактувати, що трудовий договір може укладатися і в усній формі.

Навіть під час дії воєнного стану трудовий договір може бути укладений усно навіть тоді, коли стаття 24 КЗпП вимагає його укладати письмово. Але не рекомендую це застосовувати.

Якщо говоримо про особливу форму трудового договору, це контракт. Контракти ми не можемо укладати з будь-яким працівником. Чинне законодавство говорить про те, що сфера застосування контракту визначається Законами України. Потрібно відкривати відповідний профільний закон, який стосується, і дивитися, чи дозволяє він застосовувати контракт. Якщо не дозволяє, а хочемо письмовий трудовий договір, то це буде просто письмовий трудовий договір, але ніяк не контракт. Будь-який письмовий трудовий договір ми не можемо назвати контрактом. Контрактом називаємо той письмовий трудовий договір, який передбачає, що з цим працівником через галузеві особливості укладається саме контракт.

Стаття 25 Закону про освіту говорить: "Засновник закладу освіти або уповноважений ним орган укладає строковий трудовий договір–контракт з керівником закладу освіти, обраним призначеним у порядку встановленим законодавством та установчими документами закладу освіти". У цьому випадку укладаємо саме контракт.

Стаття 21 Закону про культуру: "Керівники державних та комунальних закладів культури призначаються на посаду шляхом укладання з ними контракту строком на 5 років за результатами конкурсу". У цьому випадку можемо укладати контракт. "Трудові відносини з професійними творчими працівниками державних та комунальних, закладів культури оформлюється шляхом укладання контрактів". З цими працівниками укладаємо саме контракт.

Якщо відчуваєте, що у вас є галузеві особливості, заходите до профільного закону, вбиваєте контракт та там він, якщо передбачає оформлення контракту з окремими працівниками, то воно підсвітлюється і можете застосовувати контракт. Будь-який письмовий трудовий договір ми не можемо назвати контрактом, а тільки там, де це визначено прямо галузевими законами.

Констатуємо, що у нас зараз Кодекс законів про працю чинний передбачає письмову форму у випадках, визначених статтею 24 Кодексу законів про працю, окрема форма – це контракт, є усна форма трудового договору і є електронна форма.

Електронна форма по суті – це той самий письмовий трудовий договір, але для того, щоб його підписати, для того, щоб за ним працювати, застосовуємо певні електронні комунікаційні мережі: або пошту, або спеціальні системи, або спеціальні додатки. Це той самий викладений трудовий договір, також буквами. Просто він не роздрукований, а застосовується в електронній формі. Його особливістю є те, що він підписується не роздруковуючись. Електронна форма трудового договору передбачає викладення тексту просто без друку.

Трудовий договір може бути укладений усно. Це допустимо. Якщо випадок визначений статтею 24 Кодексу законів про працю, то краще укласти письмовий трудовий договір навіть під час дії воєнного стану.

Роботодавець має право прийняти рішення про укладання письмових трудових договорів з новими працівниками, з чинними працівниками. Якщо вирішуєте, що ваше підприємство або ваш роботодавець переходить виключно на письмові трудові договори, то це не означає, що зараз будете приймати нових працівників і з ними будуть письмові трудові договори, а інші працівники можуть залишатися на усних трудових договорах. Ця ситуація також можлива, але маєте пам'ятати, що чинне законодавство передбачає, що маєте право укласти письмові трудові договори навіть з чинними працівниками, тобто з працівниками, які були прийняті раніше. Зараз переходите на письмові трудові договори абсолютно для всіх працівників, то навіть із новими, із чинними можете укладати письмові трудові договори. Це ніхто не забороняє.

Ще одна особливість – це строкові трудові договори. У нас є безстроковий трудовий договір, коли приймаємо працівника і не окреслюємо рамки, скільки будемо з ним в трудових відносин. Немає часових меж. Знаємо, що він буде з нами працювати до певних обставин, коли не зайде мова про звільнення. У загальному випадку ніяка дата гранична, скільки будуть тривати трудові відносини, не проставляється.

Щодо строкового трудового договору, то тут визначаємо, коли наші трудові відносини закінчуються. Це може бути конкретна дата, наприклад, 10 липня 27-го року, 28-го чи інше. Окреслюємо дату і розуміємо, що ця дата буде останнім днем, робочим днем працівника і відповідно днем його звільнення. Якщо потрібен, наприклад, працівник тільки на рік, значить він рік відпрацював, закріплена ця дата і в цю дату його звільняємо.

Або це може бути конкретна подія. Яскравий приклад – коли приймаємо працівника за строковим трудовим договором на період відсутності основної працівниці, яка перебуває в відпустці до трьох років. Тут можемо визначити подію до фактичного виходу працівниці з відпустки до трьох років.

Чому краще прописати подію в цьому випадку? Тому що працівниця, яка перебуває у відпустці до трьох років, незважаючи на наші домовленості, має право вийти з відпустки до трьох років в будь-яку дату, яку саме визначає. Вона має нас попередити, але все одно розуміємо, що вона не зобов'язана сидіти у цій відпустці до виповнення дитині трьох років. Вона може в будь-який момент вийти на роботу. І в такому випадку краще укладати з іншим працівником, який працює на її посаді, строковий трудовий договір і окреслити його не часовою конкретною рамкою, не конкретної дати, а подією. Тобто до виходу основної працівниці, до фактичного виходу на роботу основної працівниці з відпустки до трьох років.

Випадки, коли укладається строковий трудовий договір, описані, але по суті це конкретна дата або відповідна подія.

Отже, ми познайомилися в рамках цього уроку, коли укладається письмовий трудовий договір, а коли усний. Зрозуміли, що усний трудовий договір в рамках Кодексу законів про працю допустимий. Познайомилися зі строковими та безстроковими трудовими договорами. Розглянули електронну форму трудового договору як певну інновацію, яка запроваджується у трудове законодавство.

Далі більше. Тому до зустрічі на наступних уроках.