Ви дізнаєтесь:
- Про правила погодження документів.
- Які функції виконує служба діловодства підприємства.
- Як та хто може завізувати документ.
Правила погодження наказів, що діють з 27 квітня 2022 року
З 27 квітня чітко прописали, які накази і з ким на сьогоднішній момент ми маємо погоджувати. Приміром, накази основної діяльності або з адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються також керівником служби діловодства (не лякайтесь цього слова), керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (за наявності) (п. 7 гл. 6 розд. ІІ Правил № 1000/5). Звісно в більшості випадків не буде двох останніх товаришів, але у вас буде керівник служби діловодства, навіть якщо у вас такої служби й немає.
Функції служби діловодства підприємства
Служба діловодства – це структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву підприємства, або відповідальна особа установи (підприємства мається на увазі), на яку покладено виконання завдань і функції цієї служби (п. 2 розд. І Правил № 1000/5).
Якщо на підприємстві немає окремого відділу, у будь-якому разі є особа, яка виконує функції служби з діловодства. Це може бути секретар, інспектор з кадрів, бухгалтер, головний бухгалтер тощо. Тому всі накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань обов’язково візуються такою особою.
Види наказів та особи, відповідальні за їх візування
Якщо це проєкти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) та додатки до них візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності, здебільшого його не буде), бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ (п. 7 гл. 6 розд. ІІ Правил № 1000/5 ).
Приміром, коли вам треба буде витягнути з розрахункового періоду час, коли у вас відсутні дані у зв’язку з тим, що були бойові дії, по факту цей наказ буде підписувати директор. Але знову ж таки, його візувати буде якийсь ще працівник бухгалтерської служби, бо це безпосередньо пов’язано з конкретною ситуацією – бухгалтерським розрахунком щодо розрахунку середньої зарплати. В цьому погодженні наказів нічного немає страшного. У будь-якому разі ви всі документи, які мають погоджуватися з тими чи іншими посадовими особами, обов’язково зафіксуєте у вашій інструкції з діловодства.
Приклад внутрішнього погодження документів
Внутрішнє погодження «оформляють шляхом проставляння візи, яка оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2020 і включає: особистий підпис, власне ім’я і прізвище посадової особи, яка візує документ, дату візування. У разі потреби може бути зазначена посада особи, яка візує документ» (п. 3 гл. 6 розд. ІІ Правил № 1000/5).
Візу проставляють нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого поля на лицьовому або зворотному боці останнього аркушу документа, примірник якого залишається у юридичної особи (п. 5.24 ДСТУ 4163-2020).
Приклад:
Тобто якщо це кадровий наказ і його підготував інспектор з кадрів, інспектор нижче підпису директора проставив «Інспектор з кадрів», свій підпис, розшифрування підпису. І далі поруч так само проставить начальник відділу кадрів, адже це від нас з 27 квітня вимагають правила №1000/5.
Для засвідчення факту, що з документом все добре, достатньо того, що ви бачите в прикладі. Віза без зауважень і так означає, що це все добре – жодні позначки не потрібні. Якщо в особи будуть якісь зауваження, вона там може прописати, приміром, що зауваження додаються.
Зважайте на те, що з 27 квітня у нас з’явились конкретні вимоги щодо візування конкретних наказів з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань – з тією ж службою діловодства, яка в будь-якому разі є. І тих самих наказів з кадрових питань – з особою, яка створила наказ і з її начальником (мається на увазі саме керівника вашого підрозділу).
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».
