Ви дізнаєтесь:
- Чи обов’язково повідомляти працівника про надання відпустки.
- Яким способом оформити надання відпустки.
- Яку форму та зміст має повідомлення та заява про надання відпустки.
Обов’язок роботодавця щодо повідомлення працівника про початок відпустки
Як же все ж таки оформлювати щорічну основну відпустку? Ну тут насправді й щорічну основну, і щорічну додаткову відпустку. Ну у нормативній базі у нас про це нічого не сказано, крім однієї такої важливої інформації для роботодавців. Яка вписана як норма у ст. 10 Закону про відпустки. І вона діє і під час воєнного стану. Роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівнику про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну. Тобто у роботодавця, навіть під час дії воєнного стану, є безумовний обов’язок повідомити працівника про початок щорічної відпустки, яка вписана у графіку відпусток.
Але на практиці у нас склалися різні картинки. Дивіться. Якщо йти по регламентованому ст. 10 Закону про відпустки способу оформлення щорічної відпустки, то нам достатньо повідомлення і наказу про надання щорічної відпустки. Ніякі заяви тут не підключаються, якщо у графіку відпусток прописаний конкретний період. Ну, наприклад, там з 1 лютого по 24 лютого. Тобто визначений конкретний період надання щорічної відпустки. В такому випадку роботодавець за два тижні до 1 лютого 2023 року надає працівнику повідомлення про те, що йому буде надана відпустка. Якщо працівник не заперечує, він не може вже заперечити, бо це вже прописано у графіку відпусток, то відповідно складається наказ про надання щорічної відпустки. Все, відпустка оформлена.
Способи оформлення щорічної відпустки
Але на практиці все ж таки трошки іншим шляхом ми всі пішли. Навіть якщо у нас вписаний період, то на багатьох підприємствах видають і повідомлення, бо без нього ніяк, і заяву працівники пишуть, і наказ. Хоча заява, у такому випадку як я навела, вона не є обов’язковою. Але якщо ви так робите, якщо вам так зручно, то нічого тут кримінального, як то кажуть, немає. Ви можете застосовувати такий спосіб оформлення відпустки. Але заява коли у нас буде фігурувати? Фігурувати вона буде, якщо у нас у графіку відпусток встановлений не конкретний період для надання щорічної відпустки, а, наприклад вказаний чи то січень 2023 року, чи то березень 2023 року. Просто вказаний місяць. У такому випадку у вас також має бути напрацьований механізм як узгодити конкретні дати надання відпустки працівнику. Тут можливі варіанти. Або якщо у нас прописаний, наприклад, для працівника лютий 2023 року як для надання щорічної відпустки. У такому випадку ви до початку лютого можете надати працівнику повідомлення, де говорите про те, що з вами було оговорений там строк, прошу до такої-то дати визначитися із конкретним періодом для надання щорічної відпустки. Ось тут підключається заява. Працівник у заяві пише бажаний період і ви починаєте процедуру узгодження. Після, все це закінчується звісно наказом про надання щорічної відпустки.
Якщо інший варіант. У нас знову ж таки у графіку відпусток стоїть там лютий, наприклад. І роботодавець самостійно визначає період щорічної відпустки. За два тижні до початку визначеної у повідомленні, надає працівнику. Той ознайомлюється. І тут знову ж таки, він може викласти у заяві або він погоджується з цим періодом, або якщо не погоджується, то починається процедура узгодження іншого періоду для надання щорічної відпустки. Ось бачите, ось тут заява потрібна.
А якщо у вас у графіку прописані конкретні періоди, то можна обійтися тільки повідомленням і наказом.
Ну і заява звісно потрібна і коли ми надаємо щорічну відпустку поза графіком. Те що поза графіком. У вас є графік відпусток, але так склалося, наприклад, мобілізований працівник вийшов на роботу і він потребує щорічній відпустці. Для того, щоб не проводити ось цю всю процедуру внесення змін до графіка відпусток, коли немає на це часу, то звісно ви можете йому надати щорічну відпустку поза графіком відпусток 2023, на підставі заяви від нього і плюс видати наказ. У цьому випадку заява потрібна. І, як бачите, повідомлення немає. Оскільки ця відпустка не вписана у графік відпусток 2023 і тому вам немає про що повідомити свого працівника.
Форма та зміст повідомлення про надання щорічної відпустки
Саме повідомлення, це завжди індивідуальне повідомлення, для кожного конкретного працівника. В якому ми визначаємо період відпустки, за робочий рік який вона надається і її тривалість. Причому повідомлення завжди письмове і це завжди окремий документ. Те що працівник ознайомився з графіком відпусток, те що працівник ознайомився з наказом про надання щорічної відпустки, це не вважається повідомленням. Повідомлення це завжди окремий документ, зразок якого ви бачите на слайді.
Форма та зміст заяви про надання щорічної відпустки
Також ви бачите зразок заяви. Ну вона досить коротенька, простенька. Прошу надати яку відпустку? У нашому випадку щорічну основну відпустку. Тривалість визначає працівник. І з якої дати. Робочий рік йому визначати не потрібно і не обов’язково. Це вже робота працівника у наказі про надання щорічної основної відпустки. Ми бачимо, що тут треба вказати робочий рік, тривалість і визначити період. Підставами тут у нас можуть бути й повідомлення, тут може бути заява і графік відпусток. Ну в нашому випадку ще на 2022 рік, оскільки приклад приведений для 2022 року, але у вас уже досить скоро тут буде стояти 2023 рік.
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».