Е-обмін кадровими документами через месенджери: поради для запровадження

Підстави та методи запровадження електронного документообігу

Як же правильно запровадити електронний документообіг у себе на підприємстві? Хочу згадати ст. 29 КЗпП. До неї були внесені зміни минулого року з 19 липня. І ця норма була доповнена і це розумно було збоку наших законодавців, оскільки дійсно воєнний стан, більшість виїхала і вже треба осучаснювати наші трудові відносини в тому числі. І були внесені такі зміни, що можна запровадити електронний документообіг з використанням визначених у трудовому договорі технічних засобів електронних комунікацій, це по суті інтернет, з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого підпису. Тобто по суті нам дали таку першу можливість на законодавчому рівні відправляти й ознайомлювати працівників в електронному форматі, але обов'язково підписавши електронним підписом. А також можуть бути у трудовому договорі, за угодою сторін, узгодженні альтернативні способи ознайомлення працівника з будь-якими документами. Це може бути електронна пошта, спеціальні програми, месенджери. Дуже часто зараз в суді ми стикаємося з тим, що роботодавці на початку війни та і зараз надсилали якісь там накази про призупинення, попередження про скорочення, про звільнення, будь-які документи просто на Viber або Telegram, не підписували електронним підписом, навіть не направляла на електронну пошту працівників, а потім їм у суді, вони повинні довести, що вони належним чином ознайомлювали працівника з такими документами. Але при цьому проблема в тому, що вони не запровадили електронний документообіг, нормальний, і не довели це працівнику.

Порядок організації обміну документами з працівниками

Як побудувати обмін документами з працівником у період воєнного стану? Також всі знаєте, напевно, я впевнена, що всі вже знають, що у нас діє на період воєнного стану Закон №2136. І ст. 7 цього Закону каже про те, що порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення, ведення трудових книжок, архівне зберігання в районах активних бойових дій, визначається роботодавцем самостійно. Що мається на увазі? Що якщо ви знаєте, що трудові книжки можуть бути пошкоджені, то сам роботодавець вирішує, що з ними робити. І я навіть рекомендую роботодавцям під розпис віддати трудові книжки своїм працівникам, нехай вони зберігаються у ваших працівників. Це не є порушення, це нормально і це навіть буде краще для роботодавця. Також у цій статті зазначено, що сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання, зберігання наказів (ну по суті ознайомлення працівників з будь-якими наказами та розпорядженнями) у будь-якій інший доступний спосіб електронної документації, який обрано за їх згодою. Тобто по суті знов ця стаття дублює ст. 29 КЗпП і каже, що шановний роботодавець, шановний працівник, домовляйтеся як ви будете спілкуватися в електронному форматі й ознайомлюватися. Тому перша моя порада: введіть у себе на підприємстві порядок електронного документообігу, порядок ознайомлення працівників. Це ви можете зробити окремим наказом, довести до працівника під розпис по старому форматі про те, що буде у нас новий формат електронного документообігу. Або окреме положення. Або в посадову інструкцію. Або в трудовий договір. Будь-який документ, головне, щоб у вас був підпис працівника про те, що він ознайомлений з таким порядком ознайомлення.

Порядок переходу з паперового на електронний документообіг

Який порядок переходу від паперового до електронного документообігу? Ну, по-перше, виносимо зміни, якщо в нас є порядок якийсь, наказ, будь-який внутрішній документ, ми вносимо туди зміни або просто скасовуємо той і приймаємо новий. І це може бути: наказ по підприємству; внесення змін до письмового трудового договору (наприклад додаткова угода або просто новий трудовий договір, де вказати, що попередній припиняється); окреме положення про документообіг. Далі ми обов'язково ознайомлюємо працівника про порядок такого документообігу. Обов'язково, як вже зазначали, за старим способом, тобто під розпис, якщо у вас не було це вказано, і у разі неможливості – надсилаємо на всі відомі контакти працівника такий наказ, положення, що ви там зробили. І обов'язково подбайте про те, щоб працівник вам у відповідь надіслав: «Я отримав», «Я ознайомився».

Що робити якщо працівника немає, ми не можемо знайти, ну ми не можемо ознайомити працівника? Тоді вважається що працівник не ознайомлений і електронний документообіг з ним ще не можна робити. Тому треба робити, як кажуть, ще по-старому, в паперовому або обов'язково надсилати Укрпоштою, іншими засобами, складати акт, якщо працівник прийшов і не захотів ознайомлюватись, складати акт про те, що він не ознайомлюється з документами.

Роздруківка е-листування не може вважатися копією е-документа

Далі хочу вам показати, на слайді ви бачите судові рішення і їх тут декілька про те, що роздруківка з електронного листування не може вважатися копією електронного документа в розумінні Закону про електронний документообіг, оскільки він не містить електронного підпису, який є обов'язковим реквізитом електронного документа і як наслідок, сторона не може ідентифікувати хто відправив таке повідомлення, тому що зміст такого повідомлення не захищений від правок і виправлень. Це логічно, оскільки ви знаєте, якщо ми направляємо через Viber, Telegram, ми направили повідомлення, у будь-який час ми можемо його виправити та надіслати, у будь-який час можемо видалити й так далі. І в мене вже були кейси, реально, коли в суди роботодавці та і працівники приносили роздруківку Viber, Telegram, навіть приносили телефони. Ми з суддею всі сторони дивилися це листування і сторона намагалася довести, що дивіться, я ж повідомив працівника про те, що він там скорочується, попередження про скорочення. Я направив на Viber і дивіться тут дві галочки стоїть про те, що особа прочитала. Ні, це так не працює, тому що, по-перше, невідомо хто надіслав це повідомлення, а саме невідомо коли особа, наприклад працівник, прочитав це повідомлення, оскільки ні Viber, ні Telegram, ні інші якісь месенджери не дають такої інформації, що ви можете зайти й буде така інформація, що ось у такій-то годині таке повідомлення прочитано. Коли надіслано, так така інформація є, а коли прочитано – немає. Тому просто надсилання на Viber або Telegram, якщо ви не погодили це з працівником під підпис завчасно, не можна. Тому раджу прочитати ось ці постанови Верховного суду, ви бачите на слайді, їх чи мало, і 2019 рік, і 2020, і 2022, які кажуть, що просто надіслати на месенджери це не буде доказом для сторони.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».