Особова справа – це сукупність документів, у яких містяться біографічні відомості і дані про трудову діяльність працівника.
Перелік документів, які містяться в особовій справі працівника, наведено у п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
Документи, які містяться в особовій справі:
-
Внутрішній опис документів справи.
Форма цього документа наведена в додатку 16 до Правил № 1000/5. Внутрішній опис розміщується на початку справи.
-
Заява про прийняття на роботу / Письмовий трудовий договір (контракт).
-
Копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу.
-
Особовий листок з обліку кадрів.
Не плутайте з особовою карткою за формою № П-2 – це окремий документ. Уніфікованої форми особового листка не існує, тож часто роботодавці самостійно розробляють його форму й зазначають необхідну підприємству інформацію.
-
Доповнення до особового листка з обліку кадрів.
-
Автобіографія.
-
Копія паспорта.
-
Копія облікової картки платника податків.
Цього документа може не бути, якщо працівник через релігійні переконання відмовився від реєстраційного номера, повідомив про це податківців і має відповідну відмітку в паспорті.
-
Копія військового квитка (якщо працівник є військовозобов’язаним).
Вважаємо, що до особової справи варто долучити відповідний військово-обліковий документ, якщо працівник є військовозобов’язаним, резервістом або призовником. Відповідно до п. 20 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, військово-обліковими документами є:
-
для призовників – посвідчення про приписку до призовної дільниці;
-
для військовозобов’язаних – військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного;
-
для резервістів – військовий квиток.
-
-
Копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання.
-
Заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних.
-
Копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво.
-
Копії документів, що є підставою для надання пільг (за наявності).
-
Копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові).
-
Характеристики.
-
Копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання).
-
Документи з атестації.
-
Заява про звільнення з роботи.
-
Копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи.
Увага! Документи, які були підставою для видання наказу (розпорядження) про звільнення працівника (доповідні записки, акт про відсутність на робочому місці, повідомлення про звільнення працівника як такого, що не пройшов випробувальний строк тощо), до особової справи не включають.
