Ви дізнаєтесь:
- Чи зобов'язані роботодавці при звільненні виплачувати компенсацію за відпустки під час війни.
- Як для цілей виплати компенсації обчислювати дні відпусток, накопичені до та після 31.12.2023 р.
- З якою метою та за яким алгоритмом проводиться аудит відпусток.
Обов’язок роботодавця щодо виплати компенсації за невикористану відпустку при звільненні
Неабияк зіпсувала настрій бухгалтерам новина про чергову зміну в розрахунку середньої зарплати. Але для кадровиків ці зміни додали неабиякого зайвого клопоту. Цього разу дісталось компенсації за дні невикористаної відпустки, яку зобов'язаний виплатити роботодавець у разі звільнення працівника. Нагадаю, немає норм, навіть в період дії воєнного стану, що компенсацію за невикористані відпустки можна не виплачувати чи виплачувати частково. У разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація відповідно до ст. 24 Закону України «Про відпустки». Тобто користуємось загальними нормами.
В чому ж суть питання? З 12 вересня 2023 року до Порядку №100 внесли чергові зміни. Відтепер обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 року, проводиться виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році. Як зрозуміло це стосується лише днів невикористаних відпусток, які працівник накопичив за всі роки, включно по 31 грудня 2023 року. А от з накопиченими днями невикористаних днів відпусток у 2024 році будемо працювати вже як і до 12 вересня 2023 року. Наголошую, що в цих змінах є ключова фраза для кадровиків, це: «…для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 року…». Для кадровика це означає, що він має вести облік невикористаних днів відпусток, що накопичиться по 31 грудня окремо. Тут важливо розуміти для чого так ускладнювати.
Облік невикористаних днів відпусток: працівник не планує звільнятися
Є декілька варіантів розвитку ситуацій.
Перший, назвемо його «простий». Працівник звільнятися не буде, ані у 2023 році, ані у 2024 році, ані у 2025 році й він всі дні відпусток відгуляє, в тому числі ті, що накопичені по 31 грудня 2023 року. В цій ситуації нічого ані для кадровика, ані для бухгалтера не змінюється й облік невикористаних днів відпусток введемо як звичайно, і середня зарплата розраховується у звичайний спосіб із застосуванням 12 місячного розрахункового періоду, оскільки оплати відпусток зміни не стосується.
Другий варіант, назвемо його «новий». Працівник звільняється до 31 грудня 2023 року і має невикористані дні щорічних відпусток і соцвідпусток на дітей, за попередні роки в тому числі. Таким чином кадровику слід порахувати всі дні вище згаданих відпусток і надати цю інформацію до бухгалтерії, а бухгалтер вже порахує компенсацію за новими правилами з виплат, нарахованих у 2023 році.
І третій варіант, із зірочкою. Дивимося з вами в дальшу перспективу і давайте змоделюємо ситуацію. Працівник звільняється, наприклад, 31 травня 2024 року і має не використані дні щорічних відпусток і соцвідпусток на дітей за минулі роки й за 2024 рік також. І в чому ж полягає складність питання? А вся суть у фразі: «за невикористані відпустки, на якій працівник набув право до 31 грудня 2023 року, проводиться виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році». Тобто бухгалтер для того аби виплатити компенсацію працівнику, який звільняються у 2024 році, має зробити два розрахунки. Перший, це розрахунок за дні невикористаних відпусток, накопичених до 31 грудня 2023 року з виплат, нарахованих у 2023 році. Другий, це розрахунок невикористаних днів відпусток, накопичених з січня 2024 по 31 травня 2024 року, і обчислення буде проводитись у звичайний спосіб із застосуванням 12 місячного розрахункового періоду. Тобто буде два розміри середньої зарплати. І таким чином кадровику слід розмежувати зароблені дні відпусток за період роботи станом на 31 грудня 2023 року та з початку 2024 року.
Мета та алгоритм проведення аудиту відпусток
Коли виникне нагальна потреба проведення аудиту невикористаних днів щорічних відпусток та соцвідпусток на дітей? Така потреба виникає однозначно, коли відбувається планування створення графіка відпусток і також при звільненні працівника. А особливо актуальним це питання буде станом на 31 грудня 2023 року, бо ж кадровикам потрібні розмежування зароблених днів відпусток до 31 грудня 2023 року і з 2024 року. Тож додається роботи кадровику, яку слід зробити. А саме, перше, додатковий облік з розмежуванням по роках до 31 грудня 2023 року і з початку 2024 року. Друге, фіксація результатів в документах. Звісно в нормах законодавства не зазначається в якому документі це слід зробити, тож фіксуєте інформацію у довільній формі аби було зручно і зрозуміло про що йдеться. І пропоную зробити такий алгоритм. Перше, проводити аудит станом на 31 грудня 2023 року. Друге, підраховуєте залишки щорічної (основної та додаткової) відпустки та соцвідпустки на дітей за всі роки включно по 31 грудня 2023 року. Для цього слід застосувати в тому числі особову картку П-2, оскільки в розділі 5 наводиться інформація і щодо виду наданих відпусток, і період, за який надавалися відпустки, і дата початку, і дата закінчення. Третє, фіксуєте результати в довільній формі.
Підсумки
Отже, у кадровому обліку механізм розрахунку днів щорічної відпустки та соцвідпустки на дітей, що підлягають грошовій компенсації, не змінився. Зміни відбулися тільки в обчисленні самої суми грошової компенсації. Проте кадровикам потрібно бути пильними при розмежуванні накопичених днів щорічної відпустки та соцвідпустки на дітей до 31 грудня 2023 року і після. Це значно спростить підрахунки вашим бухгалтерам.
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».