Номенклатура справ: встигнути до 15 листопада

Номенклатура справ - це той документ, який потрібно оновлювати щороку. І потурбуватись про складання такого документа на наступний 2024 рік потрібно вже зараз. Що таке номенклатура справ? Для чого вона призначена? Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік заголовків справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. Таке визначення ви знайдете в ст. 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та в Правилах №1000/5. Зверніть увагу, це саме перелік назв справ, не перелік всіх документів, які створюються на підприємстві, а перелік назв справ. Всі документи, які створюються на підприємстві, надходять на підприємстві, потрібно формувати у певні справи. Таких справ із відповідними документами може бути багато і номенклатура справ якраз і визначає, які саме справи будуть формуватися на підприємстві впродовж діловодного року.

Обов’язок формування номенклатури справ

Номенклатуру справ мають формувати всі юридичні установи, організації та підприємства. Це передбачено Законом №3814 і Правилами №1000/5. А ФОПи в цих нормативних документах не згадуються, тому ФОП не має обов'язку формувати номенклатуру справ.

Для чого потрібна номенклатура справ? Пунктом 1 розділу IV Правил №1000/5 передбачено, що номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній і паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання. Тобто головним призначенням номенклатури справ є: розподіл виконаних документів на справи; систематизація справ; закріплення індексів справ; встановлення строків зберігання справ; складання описів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, актів про вилучення справ для знищення; облік справ тимчасового (до 10 років включено) строку зберігання.

Номенклатура справ поділяється на: типову, орієнтовну, номенклатуру справ установи чи підприємства та номенклатуру справ структурного підрозділу. Звичайні підприємства зацікавлені у створенні номенклатури справ установи та номенклатури справ структурного підрозділу, адже кожна установа чи підприємство повинні мати власну номенклатуру справ. Причому номенклатури справ структурних підрозділів забезпечують порядок формування та облік справ в діловодстві конкретних підрозділів. Зведена номенклатура справ відбиває склад документів усієї установи й складається з номенклатури справ структурних підрозділів. Тобто спочатку розробляють номенклатури справ структурних підрозділів, а на їх підставі зведену. Зверніть увагу, що номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року. Тобто вже час потурбуватись про підготовку цього документу на наступний 2024 рік.

Форма номенклатури справ

Форма номенклатури справ затверджена Правилами №1000/5. Так номенклатура справ структурного підрозділу складається за уніфікованою формою, наведеною в додатку 11 до Правил №1000/5. А зведену номенклатуру справ підприємства складають за уніфікованою формою, яка наведена у додатку 10, на підставі номенклатури справ структурних підрозділів. І зведена номенклатура справ і номенклатура структурних підрозділів, їх таблична частина складається з п'яти граф. У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Причому індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах підрозділу. У графі 2 включають заголовки справ, які мають чітко, у стислій, в узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи. Наприклад, кадрові накази тривалого строку зберігання за 2024 рік. У графі 3 зазначають кількість справ, томів, частин номенклатури справ і заповнюють цю графу наприкінці календарного року. У графі 4 номенклатури справ зазначають строки зберігання справ, а також номери статей за типовими чи галузевими переліками документів. Для визначення строків зберігання тих чи інших документів слід користуватися Переліком 578/5. Ну а графа 5 номенклатури справ передбачена для приміток. Наприклад, про перехідні справи, про посадових осіб відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву підприємства або інших підприємств для їх продовження тощо.

Періодичність формування та закриття номенклатури справ

Номенклатура справ - це певний планувально-звітний документ, його формують юридичні особи щороку. Тобто на кожен календарний рік у вас має бути номенклатура справ. І якщо у вас така номенклатура є на 2023 рік, її в кінці року потрібно закрити, завершити. Спочатку потрібно закрити номенклатуру справ структурних підрозділів, а потім номенклатуру справ підприємства. Перед тим як закрити її, перевірте наявність справ, заголовки яких передбачені затвердженою номенклатурою справ, наявність додатково сформованих справ, які не були передбачені номенклатурою, відповідність справ вимогам щодо максимального обсягу. Тобто при закритті номенклатури справ аналізують всі справи, які фактично були сформовані на підприємстві. Щоб закрити номенклатуру справ на відповідний рік, потрібно також заповнити графу 3. Пунктом 13 глави 1 розділу IV Правил 1000/5 чітко передбачено, що графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року, коли вже відома кількість сформованих томів, частин справи. Після того як буде визначена кількість томів кожної справи, передбаченої в номенклатурі справ, зробіть підсумковий запис. Аналогічно буде закрита і зведена номенклатура справ підприємства.

Підсумки

Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік заголовків справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. Установи та підприємства мають розробити власну номенклатуру справ. Номенклатура справ структурного підрозділу на наступний рік розробляється не пізніше 15 листопада поточного року. При закритті номенклатури справ заповнюють графу 3 із зазначенням кількості сформованих справ, томів та складають підсумковий запис.