Зміни в оформленні декрету: на що звернути увагу кадровику
Для початку нагадаю, що зараз у ст. 17 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) визначена норма: «За бажанням жінки та у разі відсутності медичних протипоказань частина відпустки тривалістю 70 календарних днів, передбачена до пологів, може бути перенесена та використана жінкою частково або повністю після пологів, починаючи з дня пологів. При цьому загальна тривалість відпустки не може перевищувати сумарно 126 календарних днів (140 календарних днів – у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів)».
Що це означає? Як і раніше, так і зараз, тривалість відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами у загальному випадку становить 126 календарних днів. І загальне правило таке: 70 календарних днів працівниці надається до пологів та 56 календарних днів після пологів. Після останнього оновлення ст. 17 Закону про відпустки та низки інших нормативних актів працівниця має право самостійно вирішувати, коли їй використати 70 календарних днів декретної відпустки. Це може бути як до пологів, так і після пологів. При цьому навіть у такому випадку допомогу по тимчасовій непрацездатності працівниця отримає за 126 календарних днів цієї відпустки: незалежно від того, коли вона використає 70 календарних днів.
Норма діє з 29 липня 2023 року. Й на практиці виникало безліч запитань з приводу її реалізації. Проте останні оновлення від Міністерства охорони здоров’я покликані розв'язати питання оформлення «відстрочення» декрету.
Так, наказом МОЗ від 18.10.2023 № 1810 внесено зміни до Порядку формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я, затвердженого наказом МОЗ від 01.06.2021 № 1066 (далі – Порядок № 1066).
У цьому Порядку № 1066 з’явилася важлива норма: «Медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» формується з визначеної пацієнткою дати у період від початку 30 тижня вагітності та до дня пологів (включно). Якщо пацієнтка бажає перенести формування медичного висновку категорії «Вагітність та пологи» на строк пізніше ніж початок 30 тижня вагітності, вона пише заяву згідно з додатком 3 до цього Порядку. Якщо пацієнтці до дня пологів не було сформовано медичного висновку категорії «Вагітність та пологи», то медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» формується з дати пологів».
Отже, жінка, яка бажає перенести використання 70 календарних днів декретної відпустки має повідомити про це перш за все свого лікаря. Для цього вона пише заяву за формою, установленою у додатку 3 до Порядку № 1066. Й на підставі такої заяви лікар оформлює лікарняний не з 30 тижня вагітності, а із дати, яку вказала працівниця у заяві.
Крім того, триває процес оформлення відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами у роботодавця. Працівниця має написати заяву про надання їй відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами, де визначити відстрочену дату початку декретної відпустки. На підставі такої заяви та листка непрацездатності роботодавець видає наказ про надання відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами. Ще раз підкреслюю, що у такому разі тривалість відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами не зменшується й становить у загальному випадку 126 календарних днів, а також працівниця отримує допомогу по вагітності та пологах за 126 календарних днів.
Також рекомендую курс «Відпустки на дітей під час воєнного стану: оформлення, поради та документи».
Воєнний стан продовжений офіційно: що має підготувати кадровик
9 листопада Президент підписав Закон України від 08.11.2023 № 3429-IX, яким затверджено Указ про продовження воєнного стану, та Закон України від 08.11.2023 № 3430-IX, яким затверджено Указ про продовження загальної мобілізації. Отже, воєнний стан та загальна мобілізація продовжена ще на 90 діб, тобто до ранку 14 лютого 2024 року.
Що потрібно знати кадровику?
У разі мобілізації працівника, потрібно видати наказ про увільнення від роботи цього працівника. За період мобілізації за працівником зберігається місце роботи та посада. Роботодавець має право, але не зобов’язаний, виплачувати мобілізованому працівнику матеріальну допомогу у розмірі середнього заробітку або в іншому розмірі. Проте за мобілізованим педагогічними та науково-педагогічними працівниками зберігати середній заробіток – обов’язок роботодавця.
Йдемо далі й поговоримо про робочий час. Оскільки воєнний стан продовжено до лютого 2024 року, то 25 грудня 2023 року та 1 січня 2024 року не вважаються святковими днями у розумінні трудового законодавства. Відповідно ці дні мають враховуватися як робочі або вихідні дні залежно від графіка роботи підприємства при визначенні норми тривалості робочого часу.
Отже, для стандартної п’ятиденки у суботу та неділю норма тривалості робочого часу становить: для грудня 2023 року – 21 робочий день і 168 годин, для січня 2024 року – 23 робочих дні та 184 години. І це слід врахувати при обчисленні норми тривалості робочого часу загалом за 2023 рік та 2024 рік.
Тепер про відпустку без збереження зарплати через воєнний стан. Є працівники, які знаходяться у відпустках без збереження зарплати через воєнний стан за ч. 3 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136) до 15 листопада 2023 року. Для подальшого перебування у цій відпустці працівник має написати нову заяву, а роботодавець, якщо він згоден на це, видає новий наказ. При цьому така відпустка може оформлюватися у рамках з 16 листопада 2023 року до 13 лютого 2024 року.
Працівник, який перебуває у відпустці без збереження зарплати через воєнний стан як ВПО або перебуваючий за кордоном уже 90 календарних днів за ч. 4 ст. 12 Закону № 2136, може за згодою із роботодавцем оформити відпустку без збереження зарплати через воєнний стан, але на умовах ч. 3 ст. 12 Закону № 2136.
При цьому зауважу, що працівники можуть залишатися у статусі призупинених трудових відносин. Адже обмежень з тривалості призупинення дії трудового договору немає, крім одного – припинення або скасування дії воєнного стану. Проте тут варто відзначити, що призупинення дії трудового договору можливе у разі виконання одразу трьох вимог:
-
працівник не може виконувати роботи;
-
роботодавець не може забезпечити працівника роботою;
-
усе це пов’язано зі збройною агресією проти України.
Що ще слід знати кадровику?
-
Про зміну істотних умов праці не потрібно повідомляти за 2 місяці, достатньо письмового повідомлення за день до запровадження нових умов праці;
-
З працівниками можна укладати усні трудові договори навіть тоді, коли ст. 24 Кодексу законів про працю диктує їх укладати письмово;
- Обмежень із залучення працівників у вихідний день немає, але умови компенсації не змінилися – це оплата у подвійному розмірі або надання іншого дня відпочинку.
До речі, у нашій рубриці «Документи» уже є заява і наказ про надання відпустки без збереження зарплати через воєнний стан з урахуванням нового періоду воєнного стану.
Перехідний період у трудових книжках: особливості наповнення е-трудової
Держпраці у своєму роз’ясненні звернуло увагу на перехідний період, який зараз існує у трудових книжках.
Держпраці вказує, що з 10 червня 2021 року в Україні діють електронні трудові книжки як аналог паперових трудових книжок. Проте тут я маю відзначити: якщо проаналізувати відомості про трудову діяльність, які має вміщувати електронна трудова, визначені у Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженому постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1, та Законі України 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування», то стане зрозуміло, що електронна трудова містить ширший спектр відомостей про трудову діяльність, ніж паперова трудова. Наприклад, якщо відомості про відпустку до 3 років ми не відображаємо у паперовій трудовій книжці, то в електронній трудовій відомості про відпустку до 3 років мають бути.
Далі Держпраці пояснює про наповнення електронної трудової книжки. Проте і тут є що дати.
По-перше, електронна трудова наповнюється шляхом передачі скан-копій з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду або шляхом оцифрування паперової трудової книжки на порталі Пенсійного фонду. Зробити це може або працівник як застрахована особа або роботодавець як страхувальник.
По-друге, електронна трудова поповнюється відомостями про прийняття, звільнення, переведення тощо, які роботодавець відображає в Об’єднаній зарплатній звітності. Тобто відомості про трудову діяльність з Об’єднаної зарплатної відомості автоматично підтягуються до електронної трудової.
По-третє, ті відомості, які не потраплять з Об’єднаної зарплатної відомості роботодавець передає до електронної трудової за допомогою XML-файлу або функції «Додати запис» на порталі Пенсійного фонду. При цьому мають додаватися скан-копії наказів чи інших документів, на підставі яких вноситься запис.
Кожен працівник, який уже був працевлаштований, має сформовану електронну трудову на порталі Пенсійного фонду. При цьому не має значення – передані або ні до Пенсійного фонду скан-копії паперової трудової книжки.
Як зазначає Держпраці, застраховані особи можуть ознайомитись з електронною трудовою книжкою в особистому кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду за допомогою авторизації або через кваліфікований електронний підпис або через сервіс ID.GOV.UA. Останній дозволяє авторизуватися на порталі Пенсійного фонду через банк, в якому обслуговується застрахована особа.
До речі, з 13 листопада відкрита перша частина модуля 6 про трудові книжки у рамках курсу «Професії. Кадровик з нуля».
Відпустка без збереження зарплати – тільки за заявою працівника!
Держпраці зробила важливе роз'яснення щодо практики надання відпусток без збереження зарплати. На актуальне для багатьох питання «Чи можуть роботодавці змушувати людей писати заяви на відпустки за свій рахунок під час воєнного стану?» надала відповідь та пояснила наступне: «Ні, не можуть, законодавством про працю не передбачено надання відпусток без збереження заробітної плати з ініціативи роботодавця».
Нагадаю, що подібна ситуація, коли роботодавці за своєю ініціативою пропонували йти у неоплачувані відпустки, спостерігалася під час карантину. На сьогодні, ситуація в країні ускладнилася воєнним станом. Деякі підприємства, намагаючись зменшити фінансові навантаження, пропонують працівникам відпустки без збереження зарплати на тривалий час. Однак, такі дії можуть бути кваліфіковані як порушення законодавства про працю.
Держпраці також наголошує на тому, що «оформлення відпусток без збереження заробітної плати, передбачених статтями 25, 26 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) є правом, а не обов’язком працівника. При цьому надання відпусток, передбачених статтею 25 Закону про відпустки здійснюється роботодавцем в обов’язковому порядку за ініціативою працівника, а надання відпусток, передбачених статтею 26 вищезгаданого закону здійснюється за згодою сторін».
Така ж аналогія спостерігається й у наданні відпусток без збереження зарплати за ч. 3, 4 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», відповідно до яких відпустка без збереження зарплати надається роботодавцем виключно на прохання працівника. Різниця полягає лише у тому, що за ч. 3, окрім бажання працівника, передбачена ще згода роботодавця у наданні такої відпустки, а за ч. 4 неоплачувана відпустка має надаватися обов’язково, якщо працівник має на неї право та заявив про це.
Ще один підводний камінь ховається у чинному законодавстві, на який треба звернути увагу. Він полягає у тому, що не можна надавати працівникам відпустку без збереження зарплати через неможливість забезпечення роботою працівників. Держпраці у такому випадку радить: «… якщо у зв’язку з воєнними діями підприємство не може функціонувати або якщо неможлива робота частини структурних підрозділів, або організація роботи окремих працівників – роботодавцю необхідно оформлювати простій».
Підсумуємо. Примусити працівника піти у відпустку без збереження зарплати без згоди працівника роботодавець не може при будь-яких обставинах, оскільки згода працівника у вигляді заяви є головною підставою для надання такої відпустки. Якщо ж згода у роботодавця все ж є, то треба пересвідчитись, що не мають місце інші врегульовані законодавством способи організації робочого процесу, окрім як відправляти працівника у відпустку.
Є запитання з приводу оформлення відсутніх працівників? Ставте його в сервісі «Особистий консультант» та отримайте відповідь від 15 хвилин, але у рамках доби.
Особливості звільнення онлайн: роз’яснює Держпраці
Працівник перебуває за кордоном й звільняється. Як провести це документально роботодавцю, адже працівник не може бути присутнім у день звільнення? Своє бачення на таку актуальну ситуацію виклало Держпраці.
Держпраці пояснює: працівник, перебуваючи за кордоном, може звільнитися за власним бажанням, для чого повинен написати відповідну заяву й обов’язково вказати в ній дату звільнення. Подати заяву можна, надіславши її оригінал міжнародною поштою на офіційну адресу роботодавця або ж відправивши на його офіційну електронну пошту фотокопію, підписану електронним цифровим підписом.
Далі Держпраці нагадує, що після отримання заяви роботодавець має видати наказ, у якому вказана дата звільнення, зробити запис до трудової книжки, якщо вона зберігається в нього, й повернути її працівнику разом із копією наказу. Тому при звільненні онлайн, у заяві про звільнення працівникові варто одразу просити надіслати копії наказу про звільнення та запису в трудовій книжці на електронну пошту. Оригінали документів можна буде згодом переслати поштою або отримати після приїзду до України.
Нагадаю, що застосування електронного цифрового підпису або обмін документами між працівником та роботодавцем із застосуванням інших альтернативних джерел, зокрема електронної пошти, допустимий на підставі ст. 29 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971. Проте такі способи мають бути узгоджені із працівником у письмовому трудовому договорі або у спеціальному наказі.
Про особливості звільнення працівника, який перебуває за кордоном, розповідала Ганна Лисенко на вебінарі, запис доступний за посиланням.
Е-реєстр військовозобов’язаних та їх е-кабінети: коли очікувати зміни
8 листопада Верховна Рада прийняла в I читанні законопроєкт № 10062 й він готується до другого читання. Законопроєктом передбачено внесення змін до Закону України від 16.03.2017 № 1951-VIII «Про Єдиний державний реєстр призовників, військовозобов’язаних та резервістів» (далі – Закон № 1951). Передбачаються зміни щодо джерел поповнення цього Реєстру та утворення е-кабінету для військовозобов’язаних та резервістів.
Зауважу, що у формуванні Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів є нормативна основа – це вищезгаданий Закон № 1951. У ст. 14 цього Закону як джерела формування Реєстру уже визначено багато органів – податкова, МОЗ, Міносвіти, Пенсійний фонд, Нацполіція тощо. Так ось законопроєктом цей перелік пропонують розширити та включити – Міністерство внутрішніх справ, Міністерство юстиції, орган у сфері соцзахисту ветеранів війни тощо. При цьому обмін буде здійснюватися шляхом інформаційної взаємодії (обміну відомостями) між Реєстром та інформаційно-комунікаційними системами та іншими реєстрами. Очікується, що у такий спосіб Реєстр буде швидше наповнюватися.
Також нормотворці виступають за утворення електронних кабінетів для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, відомості про яких є у Реєстрі. За визначенням, що міститься у законопроєкті, електронний кабінет – програмний інтерфейс Реєстру, призначений для відображення відомостей про призовника, військовозобов’язаного, резервіста, які містяться у Реєстрі.
Про Єдиний державний реєстр призовників, військовозобов'язаних та резервістів і його важливість для відповідального за ведення військового обліку розповідала Тетяна Донець на вебінарі «Військовий облік без штрафів».