Обов’язкові реквізити кадрових наказів юридичних осіб (п. 4.4 ДСТУ 4163:2020)

1

Найменування юридичної особи

• Відповідає повному найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про юридичну особу.

• Друкується ВЕЛИКИМИ літерами.

• Допустимо друкувати напівжирним прямим шрифтом.

• Вказується скорочене найменування, якщо воно зафіксовано в положенні (статуті). Розміщується на бланку окремим рядком у центрі; можна вказувати як в дужках, так і без них

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ
ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «МЛИНОК»
(ТОВ «МЛИНОК»)

(п. 5.5. ДСТУ 4163:2020)

2

Назва виду документа

• Друкується ВЕЛИКИМИ літерами.

• Допустимо друкувати напівжирним прямим шрифтом.

• Можна використовувати розріджений шрифт розміром 14–16 друкарських пунктів.

• Не зазначають на листах

НАКАЗ
ПРОТОКОЛ
АКТ
ДОВІДКА

(п. 5.9. ДСТУ 4163:2020)

3

Дата документа

• Дату зазначають арабськими цифрами.

• Проставляють в один рядок у такій послідовності:

  • день місяця;
  • місяць;

  • рік.

•  День місяця та місяць проставляється двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться.

• Допустимо оформлювати дату у зворотній послідовності:

  • рік;
  • місяць;

  • день місяця.

• Слово «року» чи «р.» не уживають

 01.11.2023
або
2023.11.01

(п. 5.10. ДСТУ 4163:2020)

4

Реєстраційний індекс (номер) документа

• Складниками реквізиту є порядковий номер документа (1, 2, 3 …) в межах групи документів, що реєструють, та індекс.

• Використовуються індекси та літерні позначення, що відповідають питанням діяльності («к/тр» – для наказів із кадрових питань тривалого (75 років) зберігання та «к/тм» тимчасового (5 років).

• Відокремлювати складники реєстраційного індексу за новими правилами ДСТУ 4163:2020 необхідно правобічною похилою рискою.

№ 123/к/тр
або
№ 231/к/тм
або
№ 01-10/456
або
123/01-10

(п. 5.11. ДСТУ 4163:2020)

5

Заголовок до тексту документа

• Друкується без відступу від межі лівого поля.

• Допустимо друкувати напівжирним прямим шрифтом.

• Має бути коротким і граматично узгодженим із назвою документа.

• Має точно передавати зміст тексту та відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?».

• Крапка в кінці заголовка не ставиться.

• Максимальна довжина рядка заголовка – 73 мм (28 друкованих знаків).

  Якщо заголовок довший, його потрібно розташувати в кількох рядках через один міжрядковий інтервал.

  Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля

НАКАЗ
про відкликання з щорічної
відпустки Тетяни МИКОЛАЙЧУК

(п. 5.19. ДСТУ 4163:2020) 

6

Текст документа

• Викладається державною мовою (виняток – випадки, передбачені законодавством про мови в Україні).

• Повинен подаватися стисло, грамотно, зрозуміло й об’єктивно, а також стосуватися того питання, яке сформулювали в заголовку.

• Текст документа не може містити повторів, а також слів і зворотів, що не несуть змістового навантаження.

• Може оформлюватися як суцільний зв’язний текст, анкета, таблиця, поєднання цих форм.

• Для написання дати в тексті документа спеціальних вимог ДСТУ 4163:2020 не висуває. Можна використовувати як цифровий, так і словесно-цифровий спосіб. Увага:

  • число місяця вказуйте двома цифрами (якщо місяць містить одну цифру, додається нуль);

  • місяць – словами або двома цифрами (якщо місяць містить одну цифру, додається нуль);

  • рік – чотирма цифрами.

  Допускається використання слова «року» або скорочений варіант «р.».

• Тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання можна друкувати на лицьовому та зворотному боці аркуша.

• Рекомендовані міжрядкові інтервали:

  • на А5 – 1 інтервал;

  • на А4 – 1–1,5 інтервали;

  • за потреби можна застосовувати в тексті й інші міжрядкові інтервали

• Якщо в тексті документа є посилання на додатки або на документ, що став підставою для його підготовки (видання), слова «Додаток» і «Підстава» друкують без відступу від межі лівого поля, а текст до них – через один міжрядковий інтервал

НАДАТИ:

МИКОЛАЙЧУК Тетяні, головному спеціалісту з інформаційних технологій, щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні з 01 листопада 2023 р. по 24 листопада 2023 р. включно за період роботи з 06 квітня 2022 р. по 05 квітня 2023 р.

Підстава: заява Миколайчук Тетяни про надання відпустки, зареєстрована за № 15 від 30.11.2023.

(п. 5.10, 5.20 ДСТУ 4163:2020)

7

Підпис

• Цей реквізит має містити:

  • найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку; у скороченій формі, якщо документ надрукований на бланку);

  • особистий підпис (крім електронних документів);

  • власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ.

  • Раніше за ДСТУ 4163:2003 в реквізиті «Підпис» вказували ініціали та прізвище з великої літери.
    Тепер потрібно вказувати прізвище ВЕЛИКИМИ літерами, власне ім'я (Тетяна, Ганна) не замінюється ініціалами.

• Друкувати розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» слід із відступом від межі лівого поля документа 125 мм.

• Під час підписання документа забороняється ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади

Директор Маслов Віталій МАСЛОВ

(п. 5.22. ДСТУ 4163:2020)