Штатний розпис для 2024 року: ТОП-10 важливих правил

Постійні питання, які виникають у кадровиків: чи потрібен штатний розпис; чи потрібно його оновлювати щороку; чи є затверджена форма штатного розпису; які правила його вкладання; як затвердити та скільки зберігати й ще безліч запитань. Тож розставмо крапки над «і». Дізнайтесь про 10 правил складання штатного розпису на 2024 рік.

***

Правило перше. Штатний розпис - це обов'язковий документ на підприємстві. Дійсно, в трудовому законодавстві ви не знайдете визначення штатного розпису чи норми щодо його обов'язкового складання. Проте згадка про цей документ є в ст. 64 ГКУ: підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників та штатний розпис. Як зазначало Мінпраці ще у далекому 2007 році, штатний розпис - це документ, що встановлює для даного підприємства структуру, штати та посадові оклади працівників. Тобто в штатному розпису містяться назви посад, чисельність персоналу й оклади по кожній посаді. Отже, робимо висновок: штатний розпис має бути на підприємстві.

Друге правило. Форма штатного розпису. У загальному випадку не існує типової форми штатного розпису для звичайних підприємств. Форма штатного розпису затверджена тільки для бюджетних установ наказом Мінфіну №57. Оскільки звичайні підприємства не віднесені до бюджетної сфери, вони можуть самостійно визначити форму штатного розпису. При цьому за основу можна взяти форму штатного розпису для бюджетних установ доповнивши її іншими графами на власний розсуд. При цьому штатний розпис будь-якої форми вважатиметься вірним для звичайних підприємств.

Правило три. Період дії штатного розпису. Затверджувати штатний розпис на календарний рік - це обов'язок для бюджетних установ. Звичайні підприємства це питання також вирішують самостійно. Тобто на підприємствах приватного сектору штатний розпис можна затвердити на календарний рік, на півріччя, на квартал тощо. Можна взагалі не зазначати період дії штатного розпису і тоді він буде діяти впродовж всієї діяльності підприємства, до внесення до нього змін і доповнень. Проте практика склалась таким чином, що штатний розпис і бюджетні установи, і звичайні підприємства затверджують на календарний рік. Отже, ви можете на 2024 рік затвердити новий штатний розпис. Особливо враховуючи те, що з 1 січня збільшуються розміри мінімальної заробітної плати та прожиткового мінімуму. Тобто у 2024 році, скоріш за все, у вас будуть діяти нові розміри окладів, тож і затвердити новий штатний розпис все ж таки вам потрібно буде.

Правило чотири. У штатному розписі наводять назви посад, сформовані відповідно до класифікатора професій. Крім того, враховуйте при його складанні локальні документи роботодавця: колективний договір; структуру і чисельність підприємства; положення про оплату праці тощо.

П'яте правило. Не можна в штатному розписі визначати однакові місячні оклади для усіх працівників підприємства. Підприємство має дотримуватись диференціації розмірів місячних окладів. Для цього на підприємстві мають бути розроблені міжпосадові співвідношення розмірів посадових окладів. Вони можуть наводитись у додатку до колективного договору або бути затверджені як окремий внутрішній документ.

Шосте правило. Стосується воно відображення погодинної тарифної ставки. На жаль, чинним законодавством це питання не врегульовано. На практиці застосовують декілька варіантів. Перший, в штатному розписі зазначають місячний оклад, його своєю чергою визначають множенням годинної тарифної ставки на середньомісячну кількість робочих годин у календарному році. Другий варіант, в самому штатному розписі можна додати графу «годинна тарифна ставка» поряд з графою «посадовий оклад».

Сьоме правило. В штатному розписі не зазначають прізвища й ім'я працівників. Штатний розпис – це знеособлений документ. Тому і прізвища конкретних працівників, які обіймають відповідну посаду, у штатному розписі не вказують.

Восьме правило стосується затвердження штатного розпису. На нормативному рівні процес затвердження штатного розпису не визначений. В Правилах №1000/5 лише вказано, що штатні розписи затверджуються посадовою особою. Тому на штатному розписі здійснюють надпис «затверджую», посада керівника (директор ТОВ), його ініціали, прізвище, підпис і дата затвердження. Також зверніть увагу, штатний розпис затверджується наказом з основної діяльності, причому заднім числом вводити в дію штатний розпис не можна.

Дев'яте правило. Строки зберігання штатного розпису. Вони прописані в Переліку №578/5. Так, наприклад, на державних і комунальних підприємствах, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду, штатні розписи та переліки змін до них за місцем складання і затвердження підлягають постійному зберіганню. На державних, комунальних підприємствах, де не створюються документи Національного архівного фонду, термін зберігання цих документів становить 75 років. В інших роботодавців такий термін буде становити 3 роки.

Ну і десяте правило. ФОП із найманими працівниками також має мати штатний розпис. Дійсно, на нормативному рівні обов'язок складати штатний розпис для ФОПів із найманими працівниками не визначено. Мінсоцполітики у цьому питанні також неодноразово змінювало свою точку зору. Проте на практиці контролюючі органи все ж таки вимагають наявність штатного розпису у ФОПа із найманими працівниками.

Підсумки

Штатний розпит - це обов'язковий документ роботодавця. Форма штатного розпису затверджена для бюджетних установ, звичайні підприємства розробляють і затверджують форму штатного розпису на власний розсуд. Назви посад мають в штатному розписі відповідати Класифікатору професій. Затверджується штатний розпис наказом з основної діяльності. Штатний розпис як правило складається на календарний рік. Наприклад, наприкінці 2023 року має бути затверджений штатний розпис на 2024 рік.