Штатний розпис обов’язковий

Хоча трудове законодавство прямо не зобов’язує кожне підприємство мати штатний розпис, контролюючі органи під час перевірок наполягають на його наявності. Такої ж позиції дотримується і Мінпраці (тепер – Мінсоцполітики) у своєму листі від 27.06.2007 № 162/06/187-07.

Крім того, обов’язковість штатного розпису під час воєнного стану підтверджує роз’яснення Федерації профспілок України від 11.04.2023

Форма штатного розпису затверджена для «бюджетників». «Звичайні» підприємства самостійно розроблюють форму штатного розпису

Типова форма штатного розпису затверджена лише для бюджетних установ (наказ Мінфіну від 28.01.2002 № 57). Звичайні підприємства, які не належать до бюджетної сфери, можуть самостійно визначати форму цього документа. Такі підприємства можуть використати форму для бюджетних установ як зразок, додавши інші графи на власний розсуд.

Важливо! Згідно з Класифікатором управлінської діяльності НК 010:2021 штатний розпис належить до фінансової, а не організаційно-розпорядчої документації. Тому його оформлюють без обов’язкового застосування правил ДСТУ 4163:2020

Штатний розпис затверджується наказом, на самому штатному розписі має бути гриф про затвердження керівником підприємства

На нормативному рівні процес затвердження штатного розпису чітко не визначений. У п. 3 гл. 7 розд. II Правил № 1000/5 зазначено лише, що штатний розпис затверджує посадова особа. На документі роблять такий напис:

«Затверджую: посада керівника – директор ТОВ, ініціали, прізвище, підпис і дата затвердження».

Важливо! Штатний розпис затверджується наказом з основної діяльності. У наказі вказують:

• період, на який вводиться штатний розпис,

• дату початку його застосування,

• окремий пункт про втрату чинності попереднього наказу щодо штатного розпису

Штатний розпис затверджують на календарний рік

Для бюджетних установ затвердження штатного розпису на календарний рік є обов’язковим. Натомість підприємства приватного сектору можуть самостійно визначати його період дії – на рік, півріччя, квартал чи інший період.

Однак на практиці і бюджетні установи, і приватні підприємства зазвичай затверджують штатний розпис на календарний рік

Штатний розпис – знеособлений документ

У штатному розписі вказують лише назви посад, сформовані відповідно до Класифікатора професій (Збірник № 7). Прізвища, ім’я та по батькові працівників, які обіймають ці посади, не зазначаються. Це дозволяє уникнути постійних змін у штатному розписі через прийняття чи звільнення співробітників

У штатному розписі має бути забезпечена диференціація окладів

Підприємство повинно дотримуватися диференціації окладів для різних посад. Для цього необхідно розробити міжпосадові співвідношення окладів, які можуть бути включені до колективного договору або затверджені окремим внутрішнім документом.

Важливо! Якщо працівник отримує погодинну тарифну ставку, це можна відобразити у штатному розписі, додавши графу «Годинна тарифна ставка» поряд із графою «Посадовий оклад»

Строки зберігання штатного розпису різняться

Відповідно до ст. 37 Переліку № 578/5 строки зберігання штатного розпису визначаються так:

• Постійно – на державних і комунальних підприємствах, що створюють документи для Національного архівного фонду;

• 75 років – на державних і комунальних підприємствах, де такі документи не створюються;

• 3 роки – для всіх інших роботодавців.

Важливо! Проєкти штатних розписів та документи, на основі яких вони розробляються (довідки, пропозиції тощо), зберігаються протягом трьох років ( ст. 38 Переліку № 578/5)

ФОП із найманими працівниками бажано мати штатний розпис

На нормативному рівні обов'язок складати штатний розпис для ФОП-роботодавців не встановлено. Однак на практиці контролюючі органи часто вимагають наявність такого документа у ФОПів, які мають найманих працівників

До штатного розпису можуть вноситися зміни протягом строку його дії

Так, зміни до штатного розпису можуть вноситися протягом строку його дії. Це може бути необхідно у випадку:

• введення або виведення штатних одиниць;

• зміни розміру посадових окладів;

• інших суттєвих змін умов праці, таких як назви посад, розряди, категорії тощо.

Існують два способи внесення змін до штатного розпису, залежно від кількості та значущості змін:

1. Наказ про внесення змін – у цьому випадку зміни перераховуються в тексті наказу, який можна скласти у довільній формі.

2. Затвердження нового штатного розпису – це другий спосіб, який передбачає видачу наказу про новий штатний розпис.

Обидва способи є законними, і вибір між ними залежить від конкретної ситуації та масштабів змін

У штатному розписі визначають посаду, за якою працює внутрішній сумісник

При складанні штатного розпису слід враховувати всі штатні одиниці, включаючи посаду, на якій працює внутрішній сумісник. Це стосується всіх працівників, які мають трудові відносини з підприємством, зокрема:

• працівників на умовах сумісництва;

• працівників за строковими трудовими договорами;

• працівників за договорами з нефіксованим робочим часом;

• працівників за надомною або дистанційною роботою;

• працівників при спрощених трудових відносинах.

Таким чином, внутрішній сумісник має бути включений до штатного розпису відповідно до займаної посади, що дозволить забезпечити правильне ведення обліку та відповідність законодавству

У штатному розписі не відображають осіб, з якими укладено договори цивільно-правового характеру

Особи, які працюють за договорами цивільно-правового характеру, не відображаються у штатному розписі. Це пов'язано з тим, що між такими особами та підприємством не виникають трудові відносини