Довідник
Усі довідники
06.10.2023

Етапи проведення кадрового аудиту своїми силами

0

Усі кадрові процеси мають бути документально підтверджені. При цьому при складанні кадрових документів потрібно врахувати чинні норми трудового законодавства та слідкувати за наявності усіх обов’язкових реквізитів. Попри ретельність, похибки та неточності можуть закрастися у кадрові документи.

З метою їх своєчасного виявлення (наприклад, перед перевірками контролюючих органів, у разі зміни начальника відділу кадрів чи інспектора з кадрів, контролем нарахування зарплати тощо) проводять кадровий аудит. Під час кадрового аудиту перевіряють як самі кадрові процедури, так і документи, що їх супроводжують.

Основні етапи кадрового аудиту, а також його ділянки та документи, що підлягають перевірці, – далі.

 

Етап 1
Прийняття рішення про проведення кадрового аудиту

Для цього видають наказ про проведення кадрового аудиту, що визначає:

  • Період проведення кадрового аудиту

  • За який період підлягають перевірці документи

  • Хто буде проводити кадровий аудит. Якщо йдеться про внутрішній кадровий аудит, потрібно визначити голову та склад комісії для його проведення

  • Ділянки, за якими проводиться кадровий аудит

  • Гранична дата подання звіту з результатами проведеного кадрового аудиту

arrow

Етап 2
Визначення переліку документів, які перевіряють при кадровому аудиті

Ділянки кадрового аудиту та документи, що підлягають перевірці:

  • Обов’язкові документи на підприємстві

    • Колективний договір або його замінники (Положення про оплату праці, Положення про преміювання, Положення про надання відпусток тощо)

    • Правила внутрішнього трудового договору та протокол про їх затвердження

    • Штатний розпис та наказ про його затвердження, накази про внесення змін до штатного розпису (за наявності)

    • Положення про облік використання робочого часу

    • Особова картка П-2

    • Особова справа

  • Прийняття на роботу

    • Заява про працевлаштування

    • Наказ про прийняття на роботу

    • Письмовий трудовий договір

    • Повідомлення про прийняття на роботу

    • Інформаційний лист про повідомлення про початок роботи на вимогу ст. 29 КЗпП

  • Цивільно-правові відносини

    • Цивільно-правовий договір

  • Трудова книжка

    • Паперові трудові книжки

    • Наповнення електронної трудової книжки

    • Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них

  • Робочий час та режим роботи

    • Положення про облік використання робочого часу

    • Наказ про затвердження норми тривалості робочого часу

    • Заява і наказ про установлення неповного робочого часу

    • Наказ про запровадження надомної роботи на період воєнного стану

    • Наказ про запровадження дистанційної роботи на період воєнного стану

    • Графіки змінності

  • Відпустки

    • Графік відпусток

    • Повідомлення, заяви і накази про щорічні відпустки

    • Заяви і накази про надання інших видів відпусток

  • Переведення та зміна істотних умов праці

    • Заява про переведення

    • Наказ про переведення

    • Наказ про повідомлення працівників щодо зміни істотних умов праці

    • Повідомлення працівника про зміну істотних умов праці

    • Заява про звільнення у зв’язку із відмовою працювати у нових умовах праці

    • Наказ про звільнення у зв’язку із відмовою працювати у нових умовах праці

  • Відрядження

    • Наказ про затвердження Положення про відрядження працівників

    • Положення про відрядження

    • Наказ про службове відрядження

    • Посвідчення про відрядження

  • Персональний військовий облік

    • Повідомлення про призначення відповідального за ведення військового обліку

    • Аркуш (Журнал) доведенняправил військового обліку під час прийняття на роботу

    • Повідомлення про зміну облікових даних(при прийнятті на роботу, звільненні, зміні облікових даних)

    • Списки персонального військового обліку

  • Призупинення дії трудового договору

    • Заява про призупинення дії трудового договору

    • Наказ про призупинення дії трудового договору

    • Заява про відновлення дії трудового договору

    • Повідомлення про відновлення дії трудового договору

    • Наказ про відновлення дії трудового договору

  • Звільнення

    • Заява про звільнення за власним бажанням

    • Наказ про звільнення за власним бажанням

    • Заява про звільнення за угодою сторін

    • Наказ про звільнення за угодою сторін

    • Письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні

    • Повідомлення про необхідність отримати трудову книжку після звільнення

    • Заява про пересилання трудової книжки поштою після звільнення

    • Доповідна записка про відсутність

    • Акт про відсутність

    • Лист працівнику з проханням надати пояснення відсутності на роботі

    • Наказ про звільнення за прогул

    • Наказ про звільнення через відсутність понад 4 місяці

    • Наказ про звільнення за скороченням

    • Інші документи, що супроводжують процедуру звільнення (залежно від підстав для звільнення)

  • Інші ділянки

    • Наказ про накладання дисциплінарного стягнення у вигляді догани

    • Наказ про дострокове зняття дисциплінарного стягнення

    • Договір про повну матеріальну відповідальність

arrow

Етап 3
Звірка документів, визначених як таких, що підлягають перевірці

arrow

Етап 4
Встановлення помилок та розбіжностей у документах

arrow

Етап 5
Оформлення результату проведення кадрового аудиту (наприклад, звіту)

За запитом нічого не знайдено