1

Акти, пояснювальні записки

(довільна форма)

Обов’язково

Є важливими документами для фіксації певних обставин та подій, які є основою для видання розпорядчих документів.

Наприклад, для звільнення працівника за прогул треба відповідним актом підтвердити факт відсутності на робочому місці та отримати письмові пояснення причин такої відсутності

2

Графік відпусток

(форма довільна)

Обов’язково

Складати графік відпусток вимагає ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки.

У графіку обов’язково «закладають» використання щорічних (основної та додаткових) відпусток. Також зручно планувати і соцвідпустку на дітей, «бойову» та «чорнобильську» відпустки

3

Графік роботи (змінності)

(розроблює роботодавець)

Обов'язково

Графіки змінності складаються у випадках, якщо тривалість виробничого процесу пeревищує допустиму тривалість щоденної роботи або якщо графік роботи «позмінний», «через день», «доба через три» і т. д. (лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 р. №

493/13/84-16). Відсутність графіків та недотриманням місячних норм тривалості робочого часу призведе до порушень трудового законодавства

4

Журнал обліку особових карток (або Журнал прийняття працівників)

Не обов’язково

Перелік № 578/5 від 12.04.2012 р. не передбачає такої облікової форми, як Журнал (або книга) обліку особових карток

5

Журнал обліку працівників, які не досягли 18 років

Обов’язково

Згідно зі ст. 189 КЗпП роботодавці зобов’язані вести спеціальний облік неповнолітніх працівників із зазначенням дати їх народження.

Роботодавець має право вести такий облік у довільній формі (лист Мінсоцполітики від 04.09.2013 р. № 697/021/106-13)

6

Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами

Не обов’язково, якщо відмітка про ознайомлення з наказом є в самому наказі або в аркуші ознайомлення з документом

На практиці використовують такий журнал при ознайомленні з документами, що потребують уваги всіх працівників

7

Заяви працівників

Обов’язково

Заява працівника може бути оформлена власноруч від руки; надрукована (обов’язкове особисте проставляння дати та підпису) чи в комбінований спосіб.

У період дії воєнного стану дозволені альтернативні способи подання заяв, але це має бути узгоджено між працівником і роботодавцем і видано спеціальний наказ (ч. 2 ст. 7 Закону № 2136)

8

Зобов’язання про дотримання конфіденційної інформації (угода)

(розроблює роботодавець)

Не обов’язково

Підписується заради зберігання конфіденційної (комерційної) інформації, нерозголошення, взаємному обміні матеріалами або іншою інформацією, доступ до якої обмежено третім особам

9

Інформування працівника про умови роботи при прийнятті

(довільна форма)

Обов’язкове

До початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про умови роботи (ст. 29 КЗпП)

10

Книга (журнал) реєстрації наказів з кадрових питань (з особового складу)

Обов’язково

З метою реєстрації кадрових документів має вестися, хоча формально законодавством не передбачено обов’язку заповнення такої книги (журналу). При перевірці інспектори звертають увагу на наявність такої Книги (журналу)

11

Колективний договір 

Обов'язково

Колективний договір укладається на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності і господарювання, які використовують найману працю і мають право юридичної особи.

Але! Відповідальність за відсутність колективного договору не передбачена

Зверніть увагу! Через 6 місяців з дня припинення чи скасування воєнного стану набирає чинності Закон України  від 23.02.2023 № 2937-IX «Про колективні угоди та договори». Відповідальність за відсутність колективного договору не передбачена ні поточним, ні новим Законом.

12

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них

Обов'язково – щодо працівників, прийнятих на роботу до 10.06.2021

Трудові книжки працівників, прийнятих на роботу після 10.06.2021 р. зберігаються у працівників.

Роботодавець не приймає на зберігання трудові книжки таких працівників навіть на один день

13

Накази з кадрових питань (з особового складу)

Обов’язково

Накази можуть бути довільної форми чи типової (наприклад, типові форми П-1, П-3, П-4 затверджені наказом № 489).Накази групуються відповідно до строків зберігання: накази тривалого (75 років і більше) і тимчасового строку зберігання (до 5 років).

У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця (ч. 2 ст. 7 Закону № 2136)

14

Номенклатура справ відділу кадрів

Обов’язкова

Номенклатура справ це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (абз. 15 ст. 1 Закону України від 13.12.2001 р. № 2888-III «Про внесення змін до Закону України  «Про Національний архівний фонд і архівні установи»)

15

Особові справи працівників

Обов’язково

Ведуться згідно з наказом №1000/5

16

Особова картка

(типова форма № П-2 затверджена наказом № 489)

За рішенням роботодавця

Особова картка є основним первинним документом з обліку особового складу.Ведеться підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності (у т. ч. незалежно від кількості працівників на підприємстві) (лист Мінсоцполітики від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10).

За останніми роз'ясненнями Мінекономіки вести чи ні особову картку П-2 роботодавець вирішує самостійно (лист Мінекономіки від 25.09.2024 №4701-05/70518-09)

17

Повідомлення про дату початку відпустки

(форма довільна)

Обов’язкове

Про конкретну дату початку відпустки роботодавець зобов'язаний письмово повідомити працівника не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 5 ст. 79 КЗпП та ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки).

УВАГА! Ознайомлення з графіком відпусток не є повідомленням працівника про дату початку відпустки

18

Посадові інструкції  

Обов’язково

Посадові інструкції розробляють на основі Класифікатора професій з урахуванням Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників. Затверджуються наказом (розпорядженням) керівника або уповноваженого ним органу та доводяться до відома працівників під підпис

19

Правила внутрішнього трудового розпорядку

(розроблює роботодавець)

Обов'язково

Передбачено ч. 1 ст. 142 КЗпП

20

Положення про відділ кадрів

Не обов’язково

В законодавстві відсутні вимоги про обов’язковість складання положень про всі служби підприємства, в тому числі про відділ кадрів

21

Повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні

(форма довільна)

Обов’язково

Роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (ст. 47 КЗпП). «Наповнення» повідомлення регламентоване ч. 1 ст. 116 КЗпП

22

Положення про охорону праці

Обов’язково

Один з обов’язкових документів, що належать до нормативно-правових актів з охорони праці (ст. 27 Закону України від 14.10.1992 р. № 2694-XII «Про охорону праці»).

Розробляється роботодавцем на основі Типового положення з урахуванням специфіки виробництва та видів діяльності, чисельності працівників, умов праці та інших факторів (роз’яснення Держпраці)

23

Табель обліку використання робочого часу

(типова форма № П-5 затверджена наказом № 489)

Обов'язково

Типова форма Табеля не є обов’язковою: роботодавець може використовувати власну форму, а також вводити власні позначки для обліку:

• фактично відпрацьованого часу;

• годин, відпрацьованих надурочно, в святкові та неробочі дні, у вечірній та нічний час тощо;

• часу, не відпрацьованого працівником з поважних причин та неповажних тощо

24

Трудовий договір

Обов’язковий

Може укладатися в усній (наказ (розпорядження) про прийняття на роботу виконує роль трудового договору) чи письмовій формі. Випадки, коли трудовий договір обов’язково має бути укладений у письмовій формі, визначені у ст. 24 КЗпП.

У період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору (ч. 1 ст. 2 Закону № 2136)

25

Трудові книжки

Обов'язково –
для працівників, прийнятих на роботу до 10.06.2021

Не обов’язково – для працівників, прийнятих після 10.06.2021

При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати, зокрема, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ч. 2 ст. 24 КЗпП)

26

Штатний розпис

(у загальному випадку форму розроблює роботодавець)

Обов'язково

Трудове законодавство немає вимоги про обов’язкову наявність штатного розпису на кожному підприємстві. Однак, контролюючі органи при перевірках наполягають на його веденні. Такої ж думки Мінпраці (наразі - Мінсоцполітики) у своєму листі від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07. Крім того, на обов’язковість цього документа під час воєнного стану вказує і роз’яснення Федерації профспілок України від 11.04.2023 р.