Чи можливе пізніше подання скан-копій трудової книжки

Законодавчо встановлено лише один обов’язковий термін для оцифрування трудової книжки – до 10.06.2026.

Так, п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» установлено: «…включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України <…>».

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#Text

Тобто, виконати дії щодо передачі відомостей про трудову діяльність працівників на веб-портал ПФУ необхідно у будь-якому випадку.

Однак, у роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок працівників до ПФУ. Це може зробити і сам працівник (особливо, коли мова йде про працівника, паперова трудова книжка якого знаходиться у нього на зберіганні).

Що стосується роботодавця, то більшість відомостей про трудову діяльність потрапляють до електронної трудової книжки через Об’єднану зарплатну звітність.

Якщо відомості про трудову діяльність (прийняття, звільнення, переведення) автоматично підтягуються із Об’єднаного зарплатного звіту, то страхувальник не зобов’язаний їх ще вносити окремо через свій кабінет страхувальника. Проте якщо якісь відомості не відображаються у Об’єднаному зарплатному звіті (наприклад, інформація про призупинення/відновлення дії трудового договору), то такі відомості роботодавець відображає через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.

Якщо все ж таки говорити про сканування паперової трудової книжки, то на передачу скан-копій паперових трудових книжок або їх оцифрування виділений строк до 10.06.2026.

Скан-копії паперової трудової книжки можуть бути передані до ПФУ:

· працівником, який звертається до ПФУ особисто, тобто очно;

· працівником через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;

· роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.

Тому, якщо вирішили відскакувати трудову книжку, головне встигнути це зробити до 10.06.2026.

Раді допомогти, звертайтесь ще!