Варіанти індексації наказів у кадровій документації для ефективності

Все залежить від доцільності окремої реєстрації таких наказів (велика кількість протягом року).

Під час реєстрації документів окремо реєструються (п.2 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n319):

-розпорядчі документи з основних питань діяльності установи;

-розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань;

-розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання).

У більшості випадків для кадрових наказів запроваджуються реєстраційні номера, які складатимуться з порядкового номеру та відповідного літерного індексу -або к/тр або к/тм- в залежності від строків зберігання.

Тобто правила № 1000/5 встановлюють чіткі вимоги щодо окремої реєстрації 4-х груп наказів.

В той же час, підприємство самостійно може виокремити певний вид наказів, якщо їх досить багато видається впродовж року, присвоїти окремий реєстраційний індекс, відповідно до номенклатури. Так, наприклад, наказам про преміювання Ви можете присвоїти реєстраційний номер, наприклад № 1/П.

Відповідно до п. 5 гл. 3 розділу IIІ Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n319 реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. З метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою.

Зверніть увагу, що наказ про затвердження штатного розпису та наказ про внесення змін до штатного розпису відносяться до наказів з основної діяльності. Тому, індекс може мати вигляд ао 1/ОС або взагалі складатися лише з порядкового номеру наказу (№ 1).

Раді допомогти, звертайтесь ще!