Законодавством передбачено внесення змін до чинної номенклатури справ протягом поточного діловодного року у разі необхідності. Така необхідність може бути спричинена як нововведеннями або змінами у законодавстві, так і потребами самого підприємства.

Зокрема у п. 19 гл. 1 р. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06 2015 № 1000/5 ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n438 ), зазначено:

Протягом року структурні підрозділи забезпечують ведення номенклатур справ, зокрема за необхідності вносять до них за погодженням зі службою діловодства та архівом (посадовою особою, відповідальною за архів) нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ, застосовуючи при цьому резервні номери наприкінці номенклатури

Слід зауважити, що класифікацію (групи та підгрупи) наказів з кадрових питань, що видають в організації, закріплюють в інструкції з діловодства підприємства.

Залежно від строку зберігання, накази з кадрових питань поділяють на 2 основні види:

- накази тривалого строку зберігання (75 років).
- накази тимчасового строку зберігання (5 років).
Водночас кожен із зазначених видів може поділятися на самостійні підвиди. В основі поділу зазвичай лежить управлінське рішення. На поділ також впливає обсяг, тобто кількість наказів, що видається в організації протягом року, що, своєю чергою, залежить від кількості працівників організації.

Якщо протягом календарного року в організації видається значна кількість наказів з кадрових питань, для зручності ведення довідково-пошукової роботи з ними та формування їх у справи накази можна поділити на підвиди:

-про прийняття на роботу;
-про звільнення з роботи;
-про переведення на іншу посаду (роботу);
-про надання матеріальної допомоги;
-про заохочення;
-про направлення у відрядження;
-про надання щорічних основних і додаткових відпусток тощо.
Для реєстрації наказів з кадрових питань потрібно вести, як мінімум, 2 різні журнали. Якщо на великому підприємстві накази виділені в окрему групу, наприклад, накази про надання працівникам матеріальної допомоги, що мають тривалий строк зберігання (75 років), то заводять окремий журнал, який так і буде називатися: Журнал реєстрації наказів про надання матеріальної допомоги.

Статтею 9 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n58 передбачено, що електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Отже, проаналізувавши законодавчи норми та практику можна прийти до висновку, що серед року можна запровадити електронний документообіг, визначити перелік документів які будуть вестися в електронній формі, внести зміни до номенклатуру справ (доповнивши додадковими справами) та інших локальних актів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!