Повернення працівника з відрядження: оформлення та військовий облік

Розглянемо Ваші запитання:

1. Тимчасова затримка. Нагадаємо, що вимоги Інструкції № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n11 поширюються тільки на бюджетників (державні органи та підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів). Комерційні ж підприємства розробляють Положення про відрядження самостійно. Такий документ може як враховувати норми Інструкції № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n11 , так і відрізнятися від неї.

Якщо працівник вимушено (з не залежних від нього причин) затримується відрядженні, то строк відрядження може бути продовжений (п. 10 розд. ІІ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n37 , п. 4 розд. ІІІ Інструкції № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n92 ):

— з дозволу керівника підприємства, установи, організації;

— за наявності підтвердних документів.

Інакше кажучи, якщо працівник не встигає своєчасно повернутися з відрядження через те, що його було затримано співробітниками ТЦК (задля уточнення даних, проходження військово-лікарської комісії тощо), керівник підприємства цілком може продовжити строк його перебування у відрядженні.

Підставою для продовження відрядження слугуватимуть:

— доповідна записка працівника або його безпосереднього керівника;

— повістка, видана працівнику.

Рішення про продовження відрядження оформлюють відповідним наказом. У цьому документі вказують:

— причину продовження відрядження з посиланням на документи, що підтверджують поважність затримки працівника у службовій поїздці;

— необхідність перерахувати працівнику додаткової суми на відрядження (на проживання, добові тощо). При цьому надання додаткових коштів в цьому випадку здійснюється в межах одного відрядження (лист МФУ від 14.03.2011 № 31-18030-07-10/6681);

— строк, на який продовжено відрядження.

Зверніть увагу! Видати наказ (розпорядження) про продовження відрядження керівник може:

— або одразу, як тільки стало відомо про затримку працівника у відрядженні;

— або після прибуття відрядженого працівника до місця його постійної роботи.

Якщо після видання наказу про продовження відрядження додаткових коштів працівник не отримував, то після його повернення добові, витрати на проживання, витрати на проїзд до місця постійної роботи та інші витрати за дні затримки у відрядженні мають бути відшкодовані йому на загальних підставах.

Для цього працівник має подати до бухгалтерії звіт разом із документами, що підтверджують витрати, понесені у відрядженні.

2. Працівника мобілізовано. Якщо співробітники ТЦК не обмежились тимчасовою затримкою працівника (йому було видано «бойову» повістку), родовжувати службове відрядження вже не має сенсу. У такому разі роботодавець має:

1) відкликати працівника із відрядження.

Зауважте, тут мова йде саме про відкликання, а не про скасування відрядження. Адже службова поїздка скасовується, якщо потреба у ній зникає ще до того, як працівник відбув у відрядження (хоча він вже отримав аванс, придбав квитки та забронював номер у готелі). У випадку, що розглядається, працівник вирушив у поїздку і навіть поніс певні витрати;

2) увільнити працівника від роботи на період військової служби.

У будь-якому разі керівник підприємства, установи, організації повинен видати відповідний наказ. Підставою для цього слугуватимуть:

— доповідна записка працівника або його безпосереднього керівника;

— документ, що підтверджує факт його мобілізації.

Після цього керівник підприємства, установи, організації видає наказ про увільнення працівника від роботи у зв’язку з мобілізацією.

Зверніть увагу! Саме наказ про відкликання з відрядження (разом із наказом про направлення у відрядження) стане підставою для:

— відшкодування працівнику витрат на таке відрядження;

— виплати добових та оплати роботи працівника за дні відрядження (до дня мобілізації).

Про це зазначав Мінфін у своєму листі від 14.05.2015 № 31-08030-16-10/15972.

Але для цього працівник повинен спочатку:

— подати до бухгалтерії звіт разом із документами, що підтверджують витрати, понесені у відрядженні;

— повернути залишок підзвітних грошей.

Раді допомогти, звертайтесь ще!