Документи та процедури для військового обліку: поетапний план дій

1. Звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами здійснюється відповідно до графіка звіряння, затвердженого керівниками відповідних державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (п. 45 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487).

Періодичність його проведення не встановлена. Але фактично воно має передувати «зовнішньому» звірянню. При цьому «зовнішнє» звіряння повинно проводитися не рідше одного разу на рік. Отже і «внутрішнє» звіряння має проводитися не рідше разу на рік. Водночас його можна проводити й за потреби, наприклад, на початку чи наприкінці року або ж в разі зміни відповідального за військовий облік чи норм законодавства.

«Внутрішнє» звіряння проводять відповідно до графіка. Форма графіка – довільна. Графік затверджує керівник:

окремим наказом;
або
за допомогою грифу «ЗАТВЕРДЖЕНО» безпосередньо в самій формі графіка звіряння (за аналогією з графіком відпусток).

Якщо у Вас багато призовників, військовозобов’язаних і резервістів, то логічніше планувати звіряння за підрозділами. Але можна й планувати за алфавітом чи військовими званнями. Якщо є намір проводити звіряння за підрозділами, візьміть за основу структуру підприємства, закладену до штатного розпису, та доповніть графік стовпцями із датами звіряння й коміркою для приміток.

Зразок графіку за посиланням Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами
Зразок наказу Наказ про затвердження графіку звіряння облікових даних списків персонального військового обліку

Якщо під час звіряння виявили зміни в облікових даних працівника, зніміть копії документів, щоб виконати заходи з військового обліку:

внести у п’ятиденний строк зміни до Списків та надіслати повідомлення до 5-го числа наступного місяця до відповідних ТЦК, органів СБУ, підрозділів розвідувальних органів, у яких працівники перебувають на обліку (абз. 3 п. 45 Порядку);
замінити, за потреби, копії ВОД у справах до відповідних Списків (п. 37 Порядку) або долучити до справи з копіями ВОД працівників, які не досягли граничного віку перебування в запасі та яких виключили з військового обліку.
Будьте готові, що ще тиждень — два керівники підрозділів направлятимуть до вас для звіряння працівників, які відсутні на роботі у день звіряння. Ви зобов’язали їх робити це наказом.

Звірте за списками ознайомлення, хто з працівників не надав документів для звіряння через відсутність на роботі.

2. Спеціального документу для фіксації результатов проведеного звіряння не встановлено.

Можна скласти акт чи довідку довільної форми, де зафіксувати результати «внутрішнього» звіряння. Можна прям в графіку внести інформацію.

3.До Журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку, звіряння їх облікових даних (додаток 9) слід вносити результати звіряння Списків з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів. Тобто, результати «внутрішнього» звіряння тут не фіксують. Принаймні, це не передбачено Порядком №1487 та самою формою додатка № 9.
4. Керівники підрозділів доводять наказ/графік до відома працівників.
5. Блокнот розписок має бути на підприємстві незалежно від того користуєтесь Ви ним чи ні.
6. Процедура звірки з дистанціними працівниками передбачає надсилання сканів чи копій ВОД для актуалізації даних.

Буде корисно https://kadroland.com/news/3644-pracivniki-vidmovlyayutsya-nadati-viiskovo-oblikovi-dokumenti-yak-robotodavcevi-ubezpecitisya-vid
https://kadroland.com/news/2727-zviryannya-spiskiv-viiskovogo-obliku-z-vod-viyavlyajemo-zmini-ta-vipravlyajemo

Раді допомогти, звертайтесь ще!