Необхідність формування справи трудових книжок у кадровому обліку

Так, навіть якщо підприємство маленьке і кадровий рух мінімальний, справи з трудових книжок та книга їх обліку повинні бути у номенклатурі справ кадрової служби (або особи, відповідальної за кадровий облік). Це є вимога Правил організації діловодства та архівного зберігання документів №1000/5https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text та Переліку типових документів №578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text

Як можуть виглядати ці справи ?

Це окрема папка (швидкозшивач/коробка)

1. Справa "Трудові книжки працівників"
Вній зберігаються трудові книжки всіх працівників, які працюють. Для зручності — в алфавітному порядку.
На обкладинці пишуть:
Трудові книжки працівників (прийнятих на роботу)
Підприємство: _______
Строк зберігання: 75 років
Інв. № _______

Важливо: Трудові книжки не підшиваються в справу! Вони зберігаються вільно в папці, кожна в окремому файлі чи конверті.

2. Справa "Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів"
Формується як одна справа на період ведення книги. Оскільки книга — один том і ведеться багато років — вона зберігається окремо, але в номенклатурі справ все одно повинна бути.
На неї заводиться окрема справа в номенклатурі з написом

"Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них"
Строк зберігання: 50 років

З 2026 р. передбачено перехід на електронний облік трудової діяльності, але Книга обліку руху трудових книжок зберігається 50 років після її завершення. У номенклатурі справ вона залишається як архівна справа

Раді допомогти, звертайтесь ще!