Потреба у внутрішньому описі справи для кадрового обліку

Ні, не потрібно.

Внутрішній опис складають лише на особову справу. Також описи справ (зведені описи) складають на документи тривалого (понад 10 років) та постійного зберігання.

Справи тимчасового строку зберігання (до 10 років включно) до опису не вносять, в архів не передають, прошивати аркуші цих справ, робити до них титульний аркуш, внутрішній опис та засвідчувальний напис – не потрібно.

Згідно зі ст. 515 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінʼюсту від 12.04.2012 р. Nº 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14), документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати зберігають на підприємстві один рік з подальшим знищенням.

Щодо заяв на прийняття, переведення, звільнення, то вони зберігаються в особовій справі, на яку складається внутрішній опис. Якщо мова про заяви категорій працівників, на яких не ведуть особові справи на працівників робітничих професій, доцільно створити окрему справу «Додаткові кадрові документи». У ній можуть централізовано зберігатися копії документів, поданих працівниками при прийнятті на роботу. Відповідно до статті 491 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 така справа має тимчасовий строк зберігання – 3 роки, оскільки містить документи, що не увійшли до складу особових справ. Тому на неї не потрібно складати внутрішній опис.

Раді допомогти, звертайтесь ще!