Для переходу на електронний кадровий документообіг у додатковій угоді до трудового договору необхідно зафіксувати згоду працівника, визначити технічні засоби комунікації, тип електронного підпису та порядок обміну документами.

Вкажіть про те, що сторони домовилися здійснювати створення, підписання, пересилання та зберігання кадрових документів в електронній формі.

Необхідно вказати назву конкретної системи ЕДО, яка використовується на підприємстві, а також офіційні адреси електронної пошти або логіни працівника та роботодавця в цій системі.

Оскільки ви видаєте працівникам КЕП, в угоді слід зафіксувати, що ідентифікація сторін здійснюється шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Можна зазаначити, які саме документи будуть оформлюватися в е-формі: накази (про відпустку, преміювання тощо), розпорядження, повідомлення, заяви працівника, табелі обліку робочого часу, якщо всі, то загальну фразу.

Можна передбачити «резервний сценарій»: якщо система ЕДО недоступна, сторони переходять на обмін документами через електронну пошту або у паперовій формі.

Для повної легітимізації процесу, окрім додаткових угод, на підприємстві варто затвердити внутрішнє Положення про електронний кадровий документообіг, де детально розписати технічні процедури для HR-відділу та працівників та ознайомити усіх з даним положенням.

Для прикладу додаткова угода про обмін електронними документами альтернативними способом, візьміть за основу - Додаткова угода до трудового договору про засоби зв'язку для обміну електронними документами

Раді допомогти, звертайтесь ще!