Документи для особової справи: суміщення професій та накази

вітаю. У списку документів для додавання в особову справу є документи по сумістництву. Чи додавати в особову справу наказ, заяву про суміщення професій, чи тільки про суміщення (початок і закінчення) прописувати в Доповненні до особового листка.Дякую

НК

Надія, консультант

експерт

20.02.2026 | 17:26

Очікує відповідь

До особової справи додається заява та наказ про сумісництво.

Про суміщення професій ні наказ, ні заяву до особової справи додавати не потрібно, тільки прописати у доповненні до особового листа.

У доповненні до особового листка фіксуйте всі зміни, які відбуватимуться з працівником з моменту прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, переміщення на інше робоче місце, зміни назви посади, запровадження суміщення посад, заохочення грошовою премією з нагоди ювілею, оголошення догани, зміни прізвища у зв’язку зі шлюбом, тощо.

Так у пункті 12 гл. 2 р. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text передбачено, що в особовій справі мають зберігатися й заяви про прийняття, переведення, звільнення.

Зокрема, в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групують в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення):

заява про прийняття на роботу;
письмовий трудовий договір (контракт);
копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
особовий листок з обліку кадрів;
доповнення до особового листка з обліку кадрів;
автобіографія;
копія паспорта;
копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
копія військово-облікового документа (за наявності);
копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних;
копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво;
копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
характеристики;
копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання);
документи з атестації;
заява про звільнення з роботи;
копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи.