Правильна послідовність формування особової справи працівника: деталі

Добрий день! В якій послідовності формуємо особову справу працівника: знизу до верху ? Особовий листок мав би бути першим (зверху), якщо відкриваємо справу?! Чи зберігаються в особовій справі копія трудової книжки, документи на пільгу (2 дітей) і копія військового квитка ?(Резерв + в документах військового обліку зберігається)

ЕК

Еліна, консультант

експерт

04.03.2026 | 20:14

Очікує відповідь

1) Особову справу працівника формуємо згідно з повним переліком документів, які підшиваються в особові справи, наведеним у пункті 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502 .

Зверху завжди має бути заява працівника про прийняття на роботу.

А самий останній (нижній) документ у справі – заява працівника про звільнення.

Тобто, кожний наступний документ підкладаємо під попередній:

Заяву про прийняття на роботу.
Письмовий трудовий договір (контракт).
Копію наказу про прийняття на роботу або витяг зі зведеного наказу.
Особовий листок з обліку кадрів.
Автобіографію.
Копію паспорта.
Копію облікової картки платника податків (за наявності).
Копію військового квитка або приписного свідоцтва (за наявності).
Копії документів про освіту.
Копії документів про науковий ступінь, вчене звання.
Копії документів, що є підставами для надання пільг.
Заяву про переведення на іншу роботу (посаду).
Копію наказу про переведення на іншу роботу (посаду) або витяг зі зведеного наказу.
Заяву про зміну біографічних даних.
Копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних.
Характеристики.
Копії документів про підвищення кваліфікації.
Копії документів про стажування.
Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання).
Документи з атестації.
Заяву про звільнення.
Копію наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу).

Як бачите, особовий листок з обліку кадрів слід розмістити під копію (витяг) наказу про прийняття на роботу.

2) Не передбачено зберігання копії трудової книжки в особовій справі працівника.

3) Копії документів, що є підставами для надання пільг, зокрема копії свідоцтва про народження дітей, зберігаються в особовій справі під документами про освіту працівника/працівниці.

4) Копія військового квитка також зберігається в особовій справі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Отримайте відповідь від 15 хвилин!

Послуга Особистий консультант доступна лише передплатникам пакетів Професіонал, Преміум, Преміум ПРО.
Приєднуйтесь до передплатників і отримуйте експертну підтримку в будь-який час!

Оформити передплату