Чи потрібно вказувати підставу у наказі про відпустку

Так, рекомендується обов’язково зазначати підставу у наказі про відпустку, навіть якщо відпустка надається за графіком.

Це випливає з вимог главою 10 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n216), де передбачено, що у кожному пункті розпорядчого документа з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

Тому правильно зазначати у підставі графік відпусток, або заяву працівника, навіть якщо заява була через Viber.

Щодо відмітки про ознайомлення, то із розпорядчим документом із кадрових питань обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи та зазначають дату ознайомлення згідно п. 11 гл. 10 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n216).
Тому, якщо не буде відмітки про ознайомлення в наказі, має бути окремий аркуш ознайомлення до цього наказу, з яким під підпис слід ознайомити працівника. Тобто працівнику потрібно направити і наказ, якщо віне буде без відмітки про ознайомлення і окремо аркуш ознайомлення до наказу, на якому він має проставити підпис. Цей аркуш зберігаємо разом із наказом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!