Чи потрібні заяви та накази на щорічні відпустки

В особовій справі працівника, ні.

Правилами 1000/5 наведений вичерпний перелік документів, які зберігають в особовій справі.
Пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15 перелічено документи, які містяться в особовій справі.

Так, в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) зберігаються:

• заява про прийняття на роботу,
• письмовий трудовий договір (контракт),
• копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу,
• особовий листок з обліку кадрів,
• доповнення до особового листка з обліку кадрів,
• автобіографія,
• копія паспорта,
• копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті),
• копія військового квитка (у разі наявності),
• копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання,
• заяви про переведення на іншу роботу (посаду),
• сумісництво,
• зміну біографічних даних,
• копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду),
• сумісництво,
• копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності),
• копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові),
• характеристики,
• копії документів про підвищення кваліфікації,
• стажування,
• заохочення (нагородження, преміювання),
• документи з атестації, заява про звільнення з роботи,
• копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).

Таким чином, накази про надання відпусток та заяви від працівника не зберігають в особовій справі. Але заяви зберігаються в окремій справі і мають термін зберігання 1 рік. А накази про відпустку відносяться до наказів тимчасового строку зберігання і відповідно зберігаються з даними наказами. А накази на додаткову відпустку залежно від виду додаткової відпуски.

Раді допомогти, звертайтесь ще!