Ознайомлення нових працівників з положенням електронного документообігу

Якщо Положення про електронний документообіг є локальним нормативним актом підприємства, то нових працівників доцільно ознайомлювати з ним до початку роботи або в день прийняття на роботу разом з іншими внутрішніми документами (ПВТР, посадовою інструкцією, політиками підприємства тощо).

Фіксувати ознайомлення можна одним із таких способів:

В окремому аркуші ознайомлення з Положенням, який є додатком до самого Положення. Для кожного нового працівника додається запис із датою та підписом.

У Журналі ознайомлення з локальними нормативними актами, де працівник ставить підпис навпроти назви документа.

У окремому листі ознайомлення під час прийняття на роботу, наприклад:

«З Положенням про електронний документообіг, Правилами внутрішнього трудового розпорядку та іншими локальними актами ознайомлений».

Якщо на підприємстві вже функціонує електронний документообіг і використовується КЕП або інший визначений у Положенні спосіб електронної взаємодії, ознайомлення може здійснюватися в електронній формі з фіксацією факту отримання та ознайомлення.

З практичної точки зору найзручніше передбачити в самому Положенні норму на кшталт:

«Працівники, прийняті на роботу після введення в дію цього Положення, ознайомлюються з ним під підпис під час оформлення трудових відносин. Факт ознайомлення фіксується в листі (журналі) ознайомлення з локальними нормативними актами підприємства».

Раді допомогти, звертайтесь ще!