Проблеми з відпусткою без збереження заробітної плати під час війни

Це формальне порушення порядку оформлення відпустки, але його можна мінімізувати, оформивши тепер заяву працівниці та накази заднім числом і надалі чітко фіксувати періоди відпустки, щоб уникати претензій Держпраці за «інші порушення трудового законодавства» зі штрафом у розмірі однієї мінімальної зарплати за кожне порушення. Кодекс законів про працю України

Обґрунтування

1. У чому порушення. Відпустка без збереження зарплати надається лише на підставі заяви працівника і наказу роботодавця на конкретний період. Це випливає з загальних правил оформлення відпусток за ст. 26 Закону «Про відпустки» та спеціальної «воєнної» відпустки за ст. 12 Закону № 2136, які застосовують через заяву й наказ. Відсутність наказів на весь фактичний період відсутності є порушенням порядку ведення кадрової документації і може бути кваліфікована як «інші порушення вимог законодавства про працю» з фінансовим штрафом у розмірі однієї мінімальної зарплати за кожне таке порушення. Кодекс законів про працю України

2. Які штрафи загрожують формально. За ст. 265 КЗпП за «порушення інших вимог законодавства про працю» передбачено фінансову санкцію в розмірі однієї МЗП за кожне порушення, а за повторне протягом року — дві МЗП. Розміри штрафів обчислюють, виходячи з МЗП на момент виявлення порушення. Недокументовані відпустки, відсутність належних наказів, некоректний облік часу можуть бути віднесені інспектором саме до таких «інших порушень». Кодекс законів про працю України

3. Пом’якшення відповідальності у воєнний стан. У період дії воєнного стану, якщо роботодавець виконує у повному обсязі та в установлений строк припис Держпраці про усунення порушень, штрафи за ст. 265 КЗпП не застосовуються. Тобто навіть у разі перевірки і виявлення порушення, за умови швидкого виправлення (доведення документів до ладу) можна уникнути фінансових санкцій. Кодекс законів про працю України

4. Чому не можна «мовчки тримати» працівницю у відпустці. Відпустка без збереження зарплати за воєнною підставою надається на прохання працівника за згодою сторін, а не одностороннім рішенням роботодавця. Фактична тривала відсутність без належних заяв і наказів створює ризик перекваліфікації в інший статус (прогули, приховане відсторонення тощо) при судовому спорі. Також це ускладнює підтвердження законності відсутності працівника при перевірці.

5. Що може зробити кадровик зараз. Оптимально узгодити з працівницею «легалізацію» її фактичної відсутності й оформити документи так, щоб: а) на весь минулий період були заяви та накази на відпустку без збереження зарплати; б) на майбутній період була чітко визначена дата і тривалість відпустки за ст. 12 Закону № 2136 і ст. 26 Закону «Про відпустки». Це дасть можливість у разі перевірки показати, що порушення усунуті, а також посилатися на спеціальну воєнну норму, яка дозволяє відпустку без обмеження строку в межах воєнного стану.

Алгоритм дій

1. Зв’язатися з працівницею. Пояснити, що для уникнення ризиків для підприємства потрібно оформити її фактичну відсутність як відпустку без збереження зарплати через воєнний стан за заявою і наказами.

2. Отримати заяви заднім числом.

   • Попросити працівницю надіслати підписані скани (або електронний документ з КЕП) із формулюванням «Прошу надати відпустку без збереження заробітної плати у зв’язку з воєнним станом…» з зазначенням конкретних періодів.
   • Реалістично розбити період з 25.04.2022 на відрізки в межах чергових продовжень воєнного стану (наприклад, 90-денні або «з … по …» під кожен указ), щоб накази виглядали логічно.

3. Оформити накази про надання відпустки.

   • Видати накази на кожен узгоджений період відпустки, з посиланням на заяву і на ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 і ст. 26 Закону «Про відпустки» у преамбулі.
   • Вказати дати початку і закінчення кожної відпустки. Накази можна датувати поточним числом із приміткою про приведення у відповідність кадрових документів.

4. Перевірити табелі обліку робочого часу.

   • Привести їх у відповідність до наказів (коди відпусток без збереження зарплати за відповідними днями).
   • Уникнути «німі» періоди, не підкріплені жодним рішенням.

5. Оформити поточний/майбутній період.

   • Взяти від працівниці нову заяву на відпустку без збереження зарплати на період до чергової дати закінчення воєнного стану (або на обумовлений строк, наприклад ще 90 днів).
   • Видати наказ з чіткими датами. Не радити формулу «до завершення воєнного стану» без дати, щоб уникнути спірних моментів.

6. Зафіксувати внутрішню позицію.

   • Короткою службовою запискою обґрунтувати, що документи оформлені для усунення виявлених недоліків обліку, з посиланням на воєнний стан та особливості його дії. Це може стати додатковим аргументом при спілкуванні з інспектором Держпраці.

Ризики / нюанси

1. Інспектор може поставити під сумнів «заднє» оформлення. Це ризикований, але практичний шлях. Головне – наявність реальних заяв працівниці й логічно вибудувані періоди відпустки.

2. Припис і уникнення штрафу. Якщо порушення виявлять при позаплановій перевірці, варто максимально швидко виконати припис про усунення недоліків (оформлення наказів, табелів) і письмово повідомити про це Держпраці, щоб скористатися звільненням від штрафу у воєнний час. Кодекс законів про працю України

3. Звільняти працівницю за ініціативою роботодавця під час такої відпустки не можна. У період відпустки звільнення за ініціативою роботодавця заборонене, тому питання «прибрати штатну одиницю» шляхом примусового звільнення наразі не вирішується без згоди працівниці. Кодекс законів про працю України

Підсумок: головне зараз — якнайшвидше документально «наздогнати» фактичну ситуацію і надалі чітко оформлювати кожен період відпустки заявами й наказами.